书记员进阶指南：炼“四心”锻全能｜庭前独角兽

獬推

事按

前期推送的《技能宝典：书记员必备五大指南》中主要介绍了民事审判书记员应掌握的技能。基于行政案件审判的特殊性，本期干货——行政庭书记员修炼手册。

 周莹青

 上海铁路运输法院 行政三庭法官助理

毕业步入法院后我进入行政庭工作，这里见证了我的青葱岁月，而我也在工作中不断成长。我国的行政诉讼从民事诉讼中逐步分离而来，诉讼中许多程序性问题适用或者参照了《民事诉讼法》，因此，掌握前一篇《技能宝典：书记员必备五大指南》中民事审判书记员工作的各项技能是基础，书记员工作中相同的部分就不再赘述。在此，想从行政案件特有的角度，与大家分享如何使自己成为一名“全能”的行政庭书记员。

全能书记员要素之一：细心

诚然，书记员的工作基础繁杂，一旦出错，可能会影响整个审理过程。一名好的书记员不仅要扎实做好基础性工作，不折不扣地完成法官交予的任务，还应再多想一步，前跨一步，关注更多细节。下面，我结合行政诉讼谈谈一些需要关注的问题。

1、及时主动追加案件第三人

拿到案卷后，应对案件案由、诉讼请求作简要的了解，勿忘对一些案件追加必要的第三人。例如，拆迁许可案件须将拆迁人作为第三人，拆迁或者征收补偿合同案件根据案情可能需将共有产权人或者户籍在册人员、托底保障人员作为第三人，工伤认定案件可能需将用人单位作为第三人。要对这些常规需要追加第三人的案件了然于心，避免因遗漏第三人而致使庭审取消。

2、穷尽一切途径向联系方式不明的当事人送达诉讼文书

行政庭审理的案件不仅包括以行政机关为被告的、针对行政行为提起诉讼的案件，也包括拆迁、征收案件，这些案件中签约人或者房屋权利人通常也会作为案件的一方当事人。有时因系争房屋已经拆除、签约人或者房屋权利人可能已经搬离、家庭成员已因拆迁而有矛盾等情况，原告无法提供上述人员的联系方式。此时，可先按照签约人或者房屋权利人的户籍地址邮寄诉状，确保能够按照法律规定的期限送达起诉状副本，同时积极联系拆迁或征收部门经办人获取有效的联系方式。通常拆迁人或者原告只能提供手机号码，由于某些原因，当拨打电话可能会被拒接或者接听后被误认为骗子而被“一律挂掉”时，可以尝试用这样几种方法：一是通过12368短信服务平台向其发送短信，简要说明案情，以便其核实情况，同时要求其在具体时间到法院领取起诉状或者要求其主动与法院取得联系；二是通过拆迁经办人沟通，告知其有诉讼在法院；三是通过与其关系较好的家庭成员或者邻居告知。曾遇到这样一起案件，原告送达地址确认书上的地址和电话都发生了变化，但是没有及时告知法院，无法向其送达开庭传票。面对此情形，可以在经过一定程序后将该情况视为撤诉，但本着为当事人着想的精神，我们依然没有放弃。在审理另一起同基地的拆迁案件时，意外地在旁听席发现该案原告，遂向其送达传票，案件得以顺利开庭。

3、仔细核查高龄老人的诉讼意愿及身体状况

遇到有高龄老人的案件时，需要注意以下细节。首先，老人对案件起诉是否知晓，诉讼请求是否是其本意。曾经遇到一起案件，庭审中老人没有出现，其儿子为代理人，我们上门核实有关情况，但老人对于案件情况包括诉讼请求的询问一律不予回应，这样情况原因可能有两种：一是老人已经思维不清，其行为能力存疑；二是诉讼请求并不是老人本意，但碍于儿子在场不便回应。所以核实情况这一环节十分必要。其次，审理中，如果老人未到场，则询问其身体情况，并电话核实。如高龄老人本人到场，则安排低楼层等合适的法庭，并注意其庭审中的身体状况，同时，给予必要的法律释明。最后，宣判前，再次确认老人身体状况，避免裁判作出时，出现突发情况。

4、完整准确地录入案件当事人基本信息

行政案件的当事人有时会多次起诉，或者由一起案件引发数起案件的起诉，所以，我们在审判管理系统中点击结案时，完整地、准确地、严格地输入当事人的联系电话、户籍地、居住地、送达地，这样有利于法院在当事人上诉后，直接根据送达地址送达上诉状，也有利于因其他事宜需要沟通联系当事人，更有利于其他法院工作人员查询关联案件当事人的联系方式。更为精细的做法是制作一份EXCEL表格，将包括当事人及代理人联系方式、案由、诉讼请求、审理结果、结案日期等相关内容全部完整填写，并可以记录该案审理过程中发生的诸如申请鉴定、回避等情况，以备将来快速查询。

全能书记员要素之二：用心

能干更要巧干，在平时的工作中应经常回顾，勤于思考，不断总结完善，打造出一套适合自己的工作方法。我先就一些自己的技巧与大家分享，抛砖引玉。

1、制作被告应诉工作人员联系表格

行政案件的一方当事人为行政机关或者拆迁案件的拆迁人，可以编制一份表格，记录各应诉联系人的联系电话、地址；对于拆迁、征收类案件，为了方便联系，可以要求行政机关或者拆迁人提供一份基地划块分组的拆迁工作人员名单及联系方式。

2、运用各种技巧制作庭审笔录

庭审记录是书记员工作的重中之重。即使开庭多年，但在庭审前，我仍会向承办法官借阅卷宗熟悉案情，总结争议焦点，根据现有材料预想处理结果。对于庭审记录，看似容易，实则不易，需要一些助力。

（1）预制庭审模板  可以根据案件类型、程序审理或是实体审理等总结不同的庭审模板，包括：公安治安案件、公安交通案件、征收补偿案件、信息公开案件、履行法定职责案件、一般行政案件、裁定驳回起诉程序审理等的案件模板，征收补偿类案件又可以细分协议无效、履行协议、支付过渡费等庭审模板。对于同一类案件，被告的辩称、有关证据材料、作出行政行为的主体资格依据、适用的法律差别不大，法官对于案件基本事实的提问基本相同，因此庭审模板中包含了上述内容，即使庭前因故没有任何准备，在知晓案由及诉讼请求后，迅速找到相应庭审笔录模板，并将相对多的注意力放在记录质证意见、答辩意见上，就能相对省时、省力、高效地完成庭审记录工作。

（2）活用WORD中的剪贴板  庭审前，事先将案件中可能高频出现的内容放在剪贴板中，包括：有关时间节点、案发地址、行政行为的文号、作出日期、被拆或者安置房屋地址、法律条文等。庭审中，对于此类内容直接从剪贴板中复制粘贴，不仅节省时间，还保证了内容正确性。

（3）注重争议焦点记录  一份优秀的庭审记录并非将当事人的每句话都记录在案，而是将有关案件的争议焦点准确记录，多数情况下将当事人的陈述归纳总结到位后予以记录，既让法官在庭审后阅读庭审笔录时能够感觉到庭审笔录完整地反映了整个庭审过程，笔录内容甚至可以直接运用于裁判文书中，又让当事人在庭后阅看笔录时感受到对其意见均已记录在案，精炼但无遗漏。

（4）预设应对各类特殊情况的记录模板  例如：“原告未到庭”的情况，可以分两种情况制作记录模板：一是“有临时紧急正当理由的”，模板为：“本庭今天对原告xx诉被告xx（案由）一案依法进行公开开庭审理。本庭已于x年x月x日向原告送达开庭传票。因原告有xxx（原因）临时紧急事由，今天未到庭。本院将另择日期开庭。现在休庭”；二是“无正当理由不到庭的”，模板为：“本庭今天对原告xx诉被告xx（案由）一案依法进行公开开庭审理。本庭已于x年x月x日向原告送达开庭传票。因原告今天未到庭，庭前也未向本院提出不到庭的理由，应视为原告经合法传票，无正当理由拒不到庭，故本院依照《中华人民共和国行政诉讼法》第58条，最高人民法院《关于执行<中华人民共和国行政诉讼法>若干问题的解释》第49条第1款的规定，裁定如下：本案按照撤诉处理。案件处理费人民币50元，减半收取为25元，由原告xx负担。现在闭庭。”对于原告提出回避申请、提出管辖权异议、证据保全、行政领导出庭、视频直播等情况，都可以将常规的问答、适用的法律等内容形成固定模板，以便发生相应情况时，快速准确记录。

3、预留当事人银行账号及时处理案款

对于适用简易程序的案件或者有调解、撤诉可能的案件，案件结案后可能涉及退诉讼费，可以在审理过程中要求当事人书面提供银行账户或者记明笔录，结案后，根据有关规定向该账户迅速退还诉讼费。如当事人不需要退还诉讼费或者放弃对被告主张诉讼费的，可以要求其提供书面情况说明或者在笔录中记明。及时处理各类案件款项可以保障结案后，案件及时归档。

4、制作卷宗目录模板避免遗漏

卷宗归档一般按照时间顺序与逻辑顺序相结合，可以总结目录模板，在制作目录时予以导入。遇到不确定的情况，多请教老书记员或者与档案室老师沟通。有一点值得注意，不宜对外公开的材料的归档问题。案件的有些材料虽然行政机关提供了，但庭上没有作为证据提供，表明仅供法院参考，如果此材料不宜公开，例如行政机关一些内部审批材料、内部会议纪要，则应归入副卷。公安类行政案件中，对于公安机关制作的除案件当事人以外的案外人、证人的询问笔录，涉及被询问人身份信息的内容应隐去后归入正卷，未隐去的完整的笔录归入副卷。文末附上一般行政案件排列顺序作为参考，但也请以各院规定为准。

5、好记性不如烂笔头

做书记员多年，但仍会遇到自己不清楚的问题或者新情况，积极向“老法师”请教或者与同事讨论，但要记得事后将处理方法和结果记录下来，以备后用。

全能书记员要素之三：耐心

1、多给予原告一些关怀

在庭前与原告、第三人联系时，注意语气，善意提醒他们开庭带好身份证、证据材料原件、有代理人的带好委托书及代理人身份证复印件，告知法院周边的交通情况。庭前沟通的多一些细节提示，能让原告、第三人对法院少一点对立，生一些善意，添一份信任，确保当事人按时到庭，庭审顺利进行。

2、善用法官助理或者书记员身份

有时当事人会对法官抱着比较大的警惕或者敬畏的心理，甚至有些当事人会“了解”法官曾经审理类似案件的观点，误解法官已经有先入为主的意见，产生对立情绪。而对于做事务性工作的，年纪较轻又比较容易接触的法官助理或者书记员，反而更亲近。所以必要时，可以与他们多一些耐心的沟通交流，以闲聊的方式了解案情，掌握他们的诉讼目的，甚至可以劝说的方式增加案件的调解、撤诉的可能。例如，在一起拆迁案件中，由于需要追加众多第三人，与原告有多次电话沟通熟悉后，问及原告对协议中约定的钱款及所安置房的意见，原告说出了心中的担忧：对协议没有任何不满意，只是担心签约人不履行，才以确认拆迁补偿安置协议无效为诉请诉讼到法院。了解情况后，引导原告提起分割动迁款诉讼，将本案中获取的被告提供的证据材料作为另案的主张的证据依据，该案最终以撤诉结案。

3、把握好沟通的尺度

不可避免的，偶尔会遇到真正蛮横无理的当事人，此时万不能被当事人激怒，而应不卑不亢，耐心地进行必要的交流，了解情况，同时注意保护好自己，因为也许你的随意交流中不严谨的措辞或者不良态度可能会被原告误解或者引起其情绪激动。如果在庭前交流时发现此类问题，及时告知承办法官，视情况决定庭审前是否需要向有关部门提交开庭应急预案，做必要的安全保障工作。

全能书记员要素之四：进取心

1、立足本职

虽然事务性的工作又多又繁杂，当事人的情绪又较易激动，但是从接触到的许许多多的案子中学习到了如何与当事人沟通，如何安抚情绪激动的当事人，如何把握庭审节奏、如何做协调化解工作、如何找到案件焦点等等，这些都是在为成为一名法官打下的坚实基础，所以我会认真做好每一天的每一项工作。

2、调整心态

案件的复杂多样，矛盾的易激化是行政案件的特点，相对地增加了我们的工作难度，但就我担任刑事、民事案件的书记员的短暂经历来看，相比民庭的书记员的工作，行政庭书记员繁杂的事务相对少一些，比如：鉴定、保全、开具生效证明；相比刑庭，我们向作为一方当事人的行政机关的送达工作也较为简单，因为行政机关大多有固定的应诉人员，这是作为行政庭书记员的岗位优势。我很热爱行政庭的书记员岗位。特别是当原先情绪对立，对案件结果不报多大希望的当事人，通过我们的努力获得了公正的裁判结果或者撤诉、调解实质性解决争议后，向我们表达的感谢之情，这一时刻是最具有成就感的时刻，简直有双倍的喜悦和成就感。调整好自己的心态，享受工作带来的快乐和历练，保持一颗进取心，立志成为一名优秀的书记员，乃至将来有担当的法官。

囿于能力有限，篇幅有限，仅作以上分享，希望对法院新入职的同伴们有所启发，对于不当疏漏之处也请予以指正。相信通过我们在岗位上的不断努力，不断成长，我们终将实现我们的职业理想。

附：

行政一审案件正卷排列顺序

1、卷宗封面；

2、卷内目录；

3、立案审查、审判流程管理信息表；

4、案件审判流程管理情况；

（重审案件：发回重审裁定书）

5、起诉状及证据材料；

6、接受证据材料收据；

7、立案审批表；

8、受理案件通知书、举证通知书（诉讼风险告知书）及送达回证；

9、 缴纳诉讼费通知及收据；

10、被告应诉通知书；

11、被告举证通知书；

12、被告诉状副本、应诉通知书、举证通知书等送达回证；

13、第三人参诉通知书；

14、第三人参诉通知书等送达回证；

15、答辩状及附件；

16、答辩状及附件送达回证；

17、原告身份证明（若原告为单位的则为：原告营业执照或机构代码证明及法定代表人身份证明）；

18、原告授权委托书（律师为代理人的则为：原告律师事务所函及委托书）；

19、原告送达地址确认书；

20、被告法定代表人身份证明；

21、被告授权委托书（律师为代理人的则为：被告律师事务所函及委托书）；

22、被告送达地址确认书；

23、第三人身份证明；

24、第三人授权委托书；

25、第三人送达地址确认书；

26、被告举证的材料（按时间顺序排列）；

27、被告证据材料送达回证；

28、询问、调查笔录、证据交换笔录及调查取证材料（按时间顺序排列）；

29、开庭公告；

30、原告开庭传票（存根）、告知合议庭组成人员通知书及送达回证；

31、被告开庭传票（存根）、行政机关负责人出庭通知书、告知合议庭组成人员通知书及送达回证；

32、第三人开庭传票（存根）、告知合议庭组成人员通知书及送达回证；

33、庭审笔录；

34、原、被告代理词及证明材料；

35、原、被告当庭提交的证据材料；

36、原、被告庭审后提交的证据材料；

37、宣判公告；

38、原告宣判传票（存根）及送达回证；

39、被告宣判传票（存根）及送达回证；

40、第三人宣判传票（存根）及送达回证；

（当庭宣判的无第37-40项材料）；

41、判决书、裁定书正本；

42、宣判笔录；

43、判决书、裁定书送达回证；

44、代管款、诉讼费结算凭证。

45、备考表；

46、证物袋；

47、卷底。

 

副卷排列顺序

1、卷宗封面；

2、卷内目录；

3、合议庭评议笔录；

4、案件审结报告；

5、判决书、裁定书（稿）；

6、其他不宜对外公开的材料；

7、备考表；

8、卷底。

 

上诉案件结案回退后增加一册正卷

1、卷宗封面；

2、卷内目录；

3、报送上诉移送函（稿）；

4、二审退卷函；

5、二审判决书、裁定书；

6、代管款、诉讼费结算凭证（若有）；

7、备考表；

8、证物袋；

9、卷底。

 

简易程序案件,如无保密内容,可不设副卷。

关注庭前独角兽，走进上海法院