巧用邮件合并群发成绩单

工作中经常需要给不同的员工发邮件，如果邮件内容、格式基本一致，如何群发呢？

Word里面有个很好用的功能叫“邮件合并”，结合Outlook，可以帮我们节省不少时间。

比如，我要给员工分别发送他们的成绩单（如图1），含有姓名、成绩以及各自的邮箱。

图1

用到的工具：

1、如上图所示的成绩单(Excel表格);

2、一份Word版成绩通知(简单即可，如图2) ;

3、公司Outlook邮箱

图2

具体操作步骤：

1、Word版成绩通知：

”邮件”选项卡-“选择收件人-“使用现有列表(如图3)”

图3

2、调出Excel成绩单，点击“打开”，然后弹出”选择表格”窗口，注意勾选数据首行包含列标题（一般默认勾选），点击“确定”(如图4和图5)

图4

图5

3、这时你会发现原来“选择收件人”右边的灰色区域变成可显示的了，然后依次在下面的横线中点击”插入合并域”中的”姓名”-“理论“-”操作”-“是否通过” (如图6)

图6

4、最后一步：点击”完成并合并”-“发送电子邮件”，收件人选择”邮箱”，主题行写上：”***公司成绩通知“(如图7)。

点击确定后系统会自动启动Outlook 分别给这些邮箱发送邮件

图7

最后登录Outlook邮箱，查看一下已发送邮箱，已经按指定邮件地址发出去了。

注意说明：

1、目前貌似只有Outlook邮箱才能使用这一群发功能，Foxmail邮箱不确定能否达到这一效果，有兴趣的朋友可以再研究一下。

2、此方法同样适用于人事部发送工资单等情况。

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