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实施标准化流程管理是做好会务接待工作的重要保障

 zdc2 2016-10-24
会务接待工作是各级机关的一项常规性工作,代表着一个地方一个部门的窗口形象,对于推动工作、加强交流有着十分重要的作用。去年以来,宁乡县委办公室按照优质服务竞赛活动的要求,认真探索新形势下会务接待工作的规律,努力创新和完善会务接待工作标准化流程管理的新模式,会务接待工作不断规范,充分发挥了办公室参谋助手作用,树立了机关的良好形象,得到了各级各部门的充分肯定和好评。
   
  一、科学确立标准化流程,确保会务接待工作有章可循
   
  会务接待工作是围绕会议和接待活动全过程、全方位工作而开展的一系列参谋性、协调性和事务性的服务工作,包括会务接待安排、相关协调、会前准备、现场服务和决定事项的落实等,具体工作纷繁复杂、面面俱到,任何一个方面、一个环节有所忽视或考虑不周,都可能造成混乱,甚至有可能导致会务接待工作无法进行。因此,科学确立标准化流程,能全面规范地搞好各项准备工作,有序推进会议和接待活动,有效避免和减少会务接待工作中的失误。
   
  按照会务接待工作的总体要求,认真总结会务接待工作的规律,我们科学确立了会务标准化流程和接待工作标准化流程。两个流程的特点:一是流程清晰。会务工作包括五大流程:领导安排——会务方案——会前服务——会中服务——会后服务。其中会前服务包括四大项工作:通知下发、筹备协调、后勤保障、会场布置。会中服务包括五大项工作:会议签到、内外联系、茶水服务、会议督查、会议记录。会后服务包括六大项工作:清理会场、材料收集、会议小结、会议纪要、会议议决事项督办、会议的新闻报道。接待工作包括九大流程:领导安排——方案制订——迎接来宾——组织视察——情况汇报——就餐安排——住宿安排——送来宾——资料归档。二是要求明确。标准化流程对每一项工作都有十分明确具体的要求。会议标准化流程里,如会前服务中的通知下发环节,具体要求包括三大注意事项(提前入场、关闭手机、按要求着装)、座次安排和时间、地点、与会人员、记者等是否明确到位。筹备协调环节包括相关职能部门任务安排和提示领导入场等要求。后勤保障环节包括安全保卫、车辆安排、餐宿安排、证件制作、医疗服务等要求。会场布置包括座位安排、音响空调、会标制作、会场卫生、花卉摆放等要求。接待标准化流程里,如方案制订中就明确了七大要求:包括确定视察(参观)准确时间、来宾名单和主要事项;确立我老秘网县接待人员;确定视察(参观)点,准备相关材料;确定行程及线路安排;确定就餐、住宿相关事项;接待方案报送领导审定;下发通知。三是操作简便。制作出清晰简明的会务标准化流程图和接待标准化流程表。每一次的会务接待工作中,相关工作人员人手一份图(表),按照图表操作十分简便。
 
  二、严格实施标准化流程,确保会务接待工作有条不紊
 
  为确保标准化流程严格实施到位,确保会务接待工作有条不紊,必须着重做好三个方面的工作:
 
  一是按流程环节分解任务,确保责任到位。上级有明确指示或领导有明确要求后,应立即按照标准化流程进入会务和接待活动的相关准备工作。根据会议和接待活动的规模大小确立具体负责的领导和工作人员,把标准化流程中的各项任务具体分解到每一个人,把责任落实到每一个人,不留死角,不留空档。
 
  二是按流程要求完成任务,确保落实到位。任务分工明确以后,责任人按照标准化流程各项任务的要求严格实施,防止走样。具体操作中,对照标准化流程图(表),一条一条抓落实,一项一项抓到位。在接待工作中,各项流程的时间控制精确到分钟,预先演练、现场踩点,按照流程要求不放过每一个细节。已落实到位的在标准化流程图(表)上打√,没有落实的在流程图表上就会留下空白,督促相关人员抓紧落实,如遇特殊情况无法按照原计划落实的,就在流程图(表)上作好相关说明,填写具体处理的情况。标准化流程图(表)的落实到位,能确保会议和接待活动有条不紊进行。
 
  三是按流程标准统筹兼顾,确保协调到位。由于标准化流程环节较多,要求精细,各责任人和各相关部门可能出现工作脱节,对突发性事件和临时性事件缺乏应变能力和解决办法。因此,在按标准化流程实施的过程中,必须加强协调,统筹兼顾,要有一名领导督查各项流程各项细节是否到位,及时组织相关人员相互合作、查漏补缺,对没有到位的流程事项紧急处理,灵活安排。同时要与会议和活动相关部门保持密切联系,及时发现和协调解决在准备、进行过程中的各种问题和矛盾。必要时要制订相关应急预案,以确保工作人员在遇到重大突发性事件和临时性变动时能够处变不惊。
 
  三、不断完善标准化流程,确保会务接待工作高效优质
 
  由于会务接待工作灵活多样,会务接待工作中有很多意想不到的情况发生,所以标准化流程的实施也需要不断完善和改进,确保会务和接待工作高效优质。在具体工作中还需做好三个方面的工作:
 
  一是及时总结。每一次按照标准化流程完成会务接待工作后,分管领导要组织相关工作人员及时做好了资料归档和工作小结。认真总结成绩,查找问题,特别是对领导的指示精神要认真思考,反复领悟,不断提高服务水平。
 
  二是认真完善。在按照标准化流程进行会务接待工作中,要针对不够精细、不够完美的环节及时进行完善,对具体要求及时进行补充,确保同样的问题不重复发生,失误一次比一次少,力求零失误。
 
  三是不断创新。为进一步提高会务接待工作效率,在资料归档的基础上,要建立健全会务接待工作基础资料库,包括接待场所、主要景点、品牌企业等比较完善的数据信息,这样才能有效提高工作效率。

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