PIM中文件管理思考

〇、引言

由于最近一直在更新《Doit.im，掌控每一天》网站，所以，积累了能有30多篇已经思考好的博客没有书写，等到8月份轻松一点的时候，再把博客持续更新下去吧。

最近私导班讲到了PKM的PIM部分了，其中就说到了关于PIM中文件管理和文档管理的问题。其实本来这里我也还有点点的疑惑和问题，总是想不通，接着给大家上课的机会，把文件管理的部分搞清楚了，也打通了，抓紧整理下来，让大家有个参考。另外，如果不知道PIM是什么的话，还是移步先去看一下这一篇文章。

本文是基于我的工作性质的一种文件管理解决方案，并不能通用在任何工作领域，但是，我尽可能会给出通用的思维模式，来解决文档管理的常见问题。

一、我的问题

随着科技的不断发展，文件的管理经历了从“本地磁盘+移动存储”到“SSD+机械硬盘+云端存储”的变化，看似简单的变化，实际上，把管理的中心，从硬盘分类这么简单的工作提升到了分类、分配、同步、备份、分发的复杂高度。

分类：电脑中这么多文件、资料，到底如何分类管理；

分配：基于机械硬盘的高度性价（4t硬盘竟然1krmb左右就可以拿下）比和SSD的超快速度（贵，但是快）的特点共存，导致很多人的电脑中，装了一块SSD（用来运行系统）和一系列很大容量的机械硬盘，在这个情况下，如何分配文件存储？

同步：在云存储白菜价的今天，把文件放在云端仿佛成了一个基本需求，但是哪个公司的云存储靠谱？多个同步应该怎么做？大文件同步效率低下占据小文件的同步通道的问题到底怎么解决？

备份：很多文件，我们仅仅是利用云存储的巨大空间进行备份，而不是为了同步，这点应该怎么解决？

分发：很多时候，我们会将自己的资料分发给其他人，如何管理分享内容来提升个人影响力？

这些问题在我实践过程中经常遇到，尤其是在多网盘同步、大文件备份、硬盘分配上，总是找不到一个好的解决方案。

二、解决思路

最近在财商课讲课的时候，忽然因为“资产”的概念给我了触动，所谓的资产，是那些可以给自己带来正向现金流的物品。借用这个概念，我们拥有的这么多文件，到底哪一个才是属于“资产”的文件呢？哪个文件需要存储下来呢？这个问题很多人是不考虑的，觉得自己的存储空间很大，所以就一味地保存，其实这并不是一个好习惯。

将有限的注意力专注到可以为自己带来持续价值的文件上。

我这个人有个习惯：凡是不需要的东西，坚决不要，凡是需要的，就一定在能力范围内要最好的。 这个概念在《断舍离》中也出现过，对于文档管理也是一样的，凡是不需要的文档就删除掉（有人问：如果未来需要，但是找不到了怎么办？这里给出两条简单的：①推荐去读《断舍离》；②想办法给自己找到可以持续推进的目标，不要让过去牵绊了自己），如果是可以产生价值的文档，就投入管理成本（看完本文，就知道什么叫做投入管理成本了）！

三、技术细节

（一）分类

曾经，我在《分类的理念及实践》和《强力底版的多领域实践》中曾经描述过分类的问题， 这里就不再累述基础知识了。我的硬盘分类是按照个人角色分类方式进行的：

1. 身体

2. 生活

3. 事业

4. 素质

5. 兴趣

6. 社交

7. 财务

8. 工作

按照这样的分类方式，对一级文件夹进行区分就好了，但是实际操作中，必须要注意下面的问题：

1. 由于现在管理的是文件，上述分类中有些领域并不是文件，比如说社交部分，可以用365人脉管理系统和重要人脉管理系统两个文本系统进行管理；

2. 身体和财务领域中的文件，通常都是如何提升身体素质的教程、如何提升财务水平的资料等，这些均可以统一放入到素质文件夹中去；

3. 根据28定律，我们的绝大多数精力都在事业（有的人是工作）上，所以，重要的部分可以细分并成为一级目录，比如我的划分方式中第一部分中，就有：课程、幸福进化俱乐部、事业

4. 文件管理中，还有一些软件之类的资料还有一些个人专项的内容，可以单独建立文件夹存放。

基于上述思考，建立根目录如下：

每个根目录中，再根据自己个人的情况，建立二级子文件夹即可：

（二）分配

为了提高我这台2008年的T400的运行速度，我将硬盘换成了120GB的SSD（强力强力推荐，速度提高至少3倍以上） ，另外还有一个500GB的机械硬盘。

上图标注红色框的是我的SSD，被我划分为两个逻辑分区，其中C盘只放系统和部分常用软件，D盘存放需要重要的资料（事业、个人文档）和部分软件。而E、F、G的机械硬盘速度和SSD一比对，就不上数了，所以，我会存放一些照片、软件备份等资料。这样，就可以最大限度地利用SSD的速度和机械硬盘的存储空间了。

（三）同步

同步是什么？大约的概念就是我的电脑上的一个文件夹A和网络端的文件夹B，只要A变化，B就会跟着变化，如果B变化了，A也会随着调整。目前，提供同步功能的网络存储功能的公司非常多，我就不具体挨个介绍了。我的选择原则是：

1. 大牌。必须是大牌，因为只有大牌才靠谱，小公司几天消失了怎么办？

2. 安全。即便是大牌也有出问题的时候（前几天，百度云全天无法登陆），如何确保有价值的资料安全呢？

3. 上传下载速度。不解释，时间对于我的意义比任何都重要。

4. 空间大小。继续不解释，至少要够用。

满足这些要求的服务，我选择了百度云、360云盘和Dropbox。百度云不仅仅提供了存储服务，更重要的是为应用软件提供了嵌入服务，再加上这个大牌子，选用！360云盘的空间我很满意，使用了这段时间也很稳定，甚至比百度云还稳定，选用！Dropbox只有2GB的免费空间，为什么要用这个？因为它极度稳定，我在写作时的历史数据（Scrivener的存储空间）都会存储在这里，这种个人创造的独特价值的东西，一定不能丢。可能有人会对我的选择有这样的问题：

1. 为什么用两个网络存储，不觉得麻烦么？

2. 为什么用这么恶心人的公司（百度、360）的产品？

3. 难道国内的网盘，数据就不保险么？

关于上面的问题，答案很简单：因为我只保存有价值的资料，所以我必须放到不同的网络存储上，一旦某个公司完蛋，我还有一个缓冲；作为一个自我管理者，需要做的是掌控工具，而不是被工具掌控，更不是被工具所在的公司所掌控；百度云曾经弄丢了我第二稿的《掌控每一天》书稿，所以，坚决使用国外评价最高的服务。

（四）备份

前面的内容看似简单，但是一旦到这里，就出现巨大的问题！如果要对某个文件A进行备份，说明：

A文件很重要，但是平时并不适用，不需要把它下载到电脑硬盘上。

需要备份的文件有时候会很大，比如说下面这个例子：

我的财商课第一次开课，我自己会认真回顾自己的课程视频，找到课程问题所在，然后加以改进，这两个文件有6GB，我的整个财商课一共4节课，估计会产生15GB左右的视频资料，我不可能将其存在我的SSD上。另外，目前的网络存储都支持在线观看视频，所以，这个资料只要上传到云端就好了。

但是，说起来简单做起来难！这个文件夹已经和云端同步了，一旦我把文档放到云端，它就会自动下载下来；如果不放在一起，有时候找起来也很麻烦的。这个部分就是我最挠头的部分，不过，当我把视角做一下转换之后，把焦点从SSD移动到全体文件上，问题就迎刃而解了。

从上图的右上角来看，所有资料包括需要同步的（橙黄色）+需要备份的（蓝色），我会把所有资料存放在百度云上，在下图中下方的红色框线就可以看到，所有资料其实放置在这个文件夹中，为了能够和SSD和同步部分一致，该文件夹（【大文件备份（不同步）】）中的文件划分和此图上方的红线框中以及SSD中的保持一致。

为了防止百度云再次出现问题，我将全部文件放入到360云盘中进行镜像，确保不丢失（镜像需要手动，我想这个问题未来会有解决的方案）。

（五）分享

这个部分涉及到个人影响力打造，和本文的内容不太相关。分享的方法很简单，只需要在云端建立一个文件夹，让这个文件夹不要和本地同步，然后在其中设置共享即可。

四、管理关键

上述方法，其实很笨的，我也找不到其他确保稳定、安全、效率的方法了，所以暂时先用着。这个方法中涉及了四个完全相同的同步内容，一旦没有同步，就会造成管理混乱。因此，这里必须明确原则：

1. 一切变动，都以电脑硬盘为准。即电脑硬盘调整后，再上传至各个网络存储；

2. 必须把同步情况记录下来。用脑子记录完全不靠谱，一忙就乱、一忙就忘！

我照样用了个很笨的方法，那就是：写下来。下图是我的管理表格的部分内容，可以借鉴。（点击图片可以查看大图）

 

图片一看就很明确，后面的符号稍微解释一下：

“1”表示已经同步，“0”表示不需要同步，“1+”表示备注部分的内容已经备份，空白表示尚未备份/同步。

这样，就可以把整个体系掌控起来了。

我还是要强调一下，如果你觉得这种方法很麻烦，完全可以找寻新的更简单的方法，但是，如果你是因为自己文件太多害怕去涉及管理问题，那就不要唧唧歪歪地说麻烦麻烦。要知道，把结构从大脑中移出，有效释放大脑的运算空间，看似费力，认真算算账，其实很节省时间。

五、待续

写到这里，本文其实并没有结束，上文只考虑了SSD的同步和备份问题。要知道，百度云和360云盘都没有办法很好地管理多驱动器备份的问题，所以，对于位于不同驱动器盘符下的文件，如何在云端更好地同步呢？这是我要在下一篇博客中说明的问题，本文先写到这里。