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作者丨宋小K ▼ 导读： 事儿君毕业后，一直是个卖字女青年，对许多事情很低能。记得刚来我们办人事的时候，大家开完讨论会，张大叔跟事儿君说，你把会议记录整理一下吧。 初来乍到，为了给领导留个好印象，事儿君卯足了劲儿，敲了大半宿电脑，整理出来1W字发给了张大叔，现在想想真是脸红地要挠墙…… 开会，是职场人绕不过的坑。会开得好不好，会直接影响我们在领导心目中的印象。比起会议中抖机灵，可能会后做好记录，更能展现我们的素养：总结提炼能力、捕捉识别能力、逻辑思维能力…… 在这事儿上，事儿君刚刚起步，不敢随便发表意见，所以事儿君邀请到职场小能手宋小K同学，为大家指条明路。  ▼ 正文： 会议是最常见的工作沟通方式，用于探讨工作思路，交流工作信息，明确工作安排。 随着职位高升，沟通时间也会越来越多，有时一天要参加四五个会议，那么怎样做记录，才能更有效率，而且有助于梳理想法，为会议创造价值？ 01 什么是好的会议笔记？ 做好会议笔记，会带来以下三个好处： 更好的参与议题； 简单快捷的提取要点； 立即形成工作计划。 更好地参与议题 不要以为老老实实记录好发言，就能交一份好作业了。深入参与议题很重要，你必须要紧紧围绕自己的关注点，吸收信息，解决疑问，提出建议；要根据会议上获得的新信息，立即展开新的思考。 能抓住关键点，提出好想法，别人自然对你刮目相看。  简单快捷提取要点 一般大家用的线性笔记法，根据发言顺序依次记录，等到要用的时候要从头到尾过一遍，耽误时间，影响效率。所以，我们可以用符号和颜色对重点内容进行标注，有助于快速提取要点。 但更好的办法是，记录会议信息时就按照结构进行组织，根据用途记录在不同的区域，使用时会更明了。 立即形成工作计划 许多时候，我们面临的工作任务并不复杂，第一时间就可以分解成子任务，明确时间和人员安排，会上就能直接记到日程里，会议结束后立刻分派出去，也能避免遗忘或者耽搁。 02 会议笔记分区及用途 我的会议笔记是这样分区的：把笔记本的左右两页合为一页使用，将这个大页面分成6个区域，分别是会议信息区、目标关注区、疑问点子区、会议记录区、总结记要区和计划思路区。通过划分分区，将会议信息结构化。  会前、会中时，将所关注的、所听到的、所想到的信息，按照类型分别填入各个分区。会后要使用信息时，直接从相应分区寻找即可。 会议信息区 这个区域记录会议的基本信息，包括会议名称、时间、参会人员、主要议题等。如果议题较多，可以打印粘贴。 提前几分钟到会议室记录，不要在会议开始后才匆忙动笔，影响参会质量。 举个栗子，假如你作为人力行政部门的负责人，参加公司在广州新设立子公司的专题会议，会议信息区可以这样记录：  目标关注区 这个区域记录我在会上要达到的目标是什么，关注的主要问题有哪些。带着目的和问题参加会议，能够更有针对性的阅读会议材料，听取会议讨论，时刻关注需要聚焦的问题，能够把会议议题跟自身工作更好地联系起来。 会议开始时，快速扫视一下这个区域，提醒自己参会的目的和关注的问题，以便在会议上做到有的放矢。 会议快结束时，再次扫视这个区域，抽几秒时间检查参会目的有没有达到，关注的问题有没有解决。如果没有，就要尽快提出来讨论。 例子：  疑问点子区 对于重要会议，要提前研究会议材料，理清自己的疑问、建议和意见，并记录在这个区域。职场新人工作经验和专业技能不足，提前准备就更加重要。 会上听到他人讨论时，我们会产生新的疑问、新的点子，要立刻记录下来，迅速把注意力转移到会议讨论上。如果不记录，我们要么被大量信息冲击得遗忘，要么就得分出注意力来记住这些内容，都不利于我们深入参与会议。 记录目的是避免遗忘，可以使用关键词，避免浪费时间。 例子：  信息记录区 这个区域记录各发言人的主要观点及重要论据，以及事件、人物、时间、数据、注意事项等关键信息。注意事项跟通用笔记术的要求差不多，大体而言，内容上详略得当、条理清楚，排版上格式清晰、易于识别。 格式方面，高桥政史在《聪明人都用方格笔记本》一书中提到： 行首对齐； 在行首空两三个字的地方写小标题； 在比小标题往后两三个字的地方写内容； 项目改变时空一行； 注意留出空隙，留出进行信息整理的空间。 例子：  总结纪要区 这个区域记录会议的议定事项和未决定事项，会后整理纪要时需要列入的内容。 需要注意三个方面： 一是即时。会议上一个事项或子事项一旦有结论，要立即记录，不要等会后再提取，这能有效节约时间，并能立刻做总结发言。 二是全局。不要只挑跟自己相关的部分，要站在整个会议的层面来记录，以便对把握会议全局。长期坚持下来，对深入、全面了解公司的整体业务和管理都有帮助。 三是简要。使用关键词记录，节约时间，自己看得懂就可以。 例子：  计划思路区 这个区域简要记录会议议定或未决事项中与本部门或个人相关的工作任务，以及细化的工作安排和工作思路。属于自己处理的，就立即列入工作日程；需要派给下属的，会后第一时间分配。 会上做计划不求完备，不过多纠缠，注意力还是要放在会议上。想到的就记录下来，没有想到的就待会后再补充。如果会上没有做完，结束时不要立即离开，趁着对会议内容记得清楚，就在会议室花几分钟时间梳理完。这也适用于总结纪要区。 如果任务比较复杂，5-10分钟不能完成，那就将本次会议记录后面的一个大页面留下来，待有整段时间时再梳理工作计划和思路。 例子：  03.不同角色，用法略有差异 如果你是会议主持人…… 指定一位会议记录人，自己不要详细记录会议细节，将注意力更多的放在目标关注区、疑问点子区、总结记要区和计划思路区。 在会前，主持人要对目标关注区和疑问点子区做好充分准备，提前列好要点；在会中，根据这些要点引导会议讨论，控制会议质量。 主持人在会上还要及时总结会议达成的共识，梳理下一步需要关注的重点工作，确保会议结束时大家都对结果有个明确的了解。 如果你是新人…… 要利用好学习机会，把总结记要区涉及的范围扩大，把学到的新信息、新知识、新方法简要记录下来，不求面面俱到，但求每次会议都能额外学到一两点： 第一，除了议题内容，还可以关注公司各个层面的信息，各类显性和隐形的知识，如企业的文化和做事的习惯等等； 第二，向主持人学习如何引导、如何决策、如何协调； 第三，琢磨自己与主持人在目标关注、总结纪要、计划思路等方面的差异。 工欲善其事，必先利其器。日常工具的好坏对提升职业素养、促进职场加速影响颇大。做好会议笔记，能更有效率地开好工作会议，大家可以根据自己的使用需求、使用习惯，调整分区的数量和布局，打磨出一把利器。  |
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