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Office 邮件合并功能在提高竣工资料整理效率中的运用

 zugexin 2016-11-06

Office 邮件合并功能在提高竣工资料整理效率中的运用


Office“邮件合并”功能 在提高竣工资料整理效率中的运用
柳祖剑

摘 要:竣工资料内容繁杂,所填写数据较多,许多表格内容需要反复调整,费时较 多,且容易出错。因此,在工程竣工资料的收集整理过程中,能否找到一种适合方法有效 提高竣工资料整理效率,避免出现较多错误,成为我们亟待解决的问题。邮件合并这一方 法,在竣工资料的整理中更先进、准确,大大提高

了工作效率,本文旨在为工程竣工资料 整理中效率和质量的提高提供一个创新、可靠、有效的方案,供施工者参考及施工交流。 关键词:竣工资料;效率;准确性;邮件合并;方法;技巧 一、资料整理概况 竣工资料技术文件整理细则要求填写以下三类表格。 1、隐蔽工程检查记录,数据引用并附图,约一千余页。其他几种资料与此略同。

2、管道施工记录(附页) ;焊口八千余道、按顺序整理后约五百页。

3、管线焊口分布图;嵌套表格方式单个数据填充,约八百余页。

三种具有代表性的表格中数据填写工作量大,数据繁杂,竣工资料最终都需要录入电 子文档,统一归类汇总,如果一张一张输入整理,需要较多人力,费时较多,出错几率较 大,需要有一种先进的工作方法来处理。

二、资料整理方案 方案 1、使用 Word 人工填写资料方式进行录入,手动进行表中数据的调整计算。这种 方式的具体操作在本文不再详述。 方案 2、Excel 录入整理后复制粘贴至 Word 中。利用 Excel 的数据表处理方式对数据 进行初步计算和整理, 后将 Excel 中排序好的资料整页复制粘贴至 Word 表格中完成资料的 整理。此种方法在现阶段较为普及,本文不再详述。 方案 3、利用普及的 excel 数据为基础,利用 word“邮件合并”功能将 excel 中的数据自 动导入为 word 表格,实现批量高效处理。我们将跟随这种方法的实现做详细的讲解。 三、资料整理实施过程 1、隐蔽工程检查记录 文件格式要求如下左图,目标文件格式如下右图。 在单位工程名称栏内填入线路工程第 X 标段,并填入相应工程编号。分项工程名称填 入墙的桩号标识,设计图号、现行国家标准、附图、图上所示关键数据等。

(1) 、准备工作

把表格中需要填写的内容在 excel 中一次排好,要有相应的标题行。

如图打开邮件合并工具栏,关于邮件合并的各种按钮会显示在常用工具栏的下方,方 便我们使用。

在邮件合并工具栏开始操作,点击工具栏上最左边的设置文档类型

在主文档类型中默认选普通,我们改选信函。

点击第二个 “打开数据源”

程序会自动将我们带到选取数据源对话框,对话框中默认是“我的数据源”,意欲与数 据库文件相连接,我们这里所用的数据库是 excel 文件。excel 也具有强大的数据功能,在 我们日常工作中使用好 excel 可以事半功倍。

我们在对话框中找到事先做好的 excel 数据文件,打开。

我们通过打开数据文件的步骤来介绍下对所用的 excel 数据文件都需要什么要求。

表单名称要醒目。在选择表格对话框中,我们需要选择对应的表单。

选择好数据源后,邮件合并工具栏上的功能按钮变为都可用。

(2) 、插入域操作

下面开始对表格内的内容进行填充。我们把光标放到应该填写内容的地方,点选邮件 合并工具栏内的插入域按钮。

在接下来出现的“插入合并域”对话框中,我们看到的是 excel 表格中每列数据的标题 名称。我们需要那一列数据就点选这列的标题,然后点“插入”。

比如,我需要填入标段内容,我就插入标段题目名称。填入表格的邮件合并数据,是 以书名号和其内部的数据列题目名称组成的。 技巧: 在这里我可以一次性的插入多个数据, 然后利用 word 的拖放功能把它们依次放到正确的位置,提高了操作效率。

在 excel 数据表格中不仅含有普通标题的数据列,我们把图片在文件夹中的名称也作 为一列数据存放。

将正在编辑的 word 文档和准备插入的图片文件放在同一文件夹内,以至路径相同。 这是为接下来的特殊步骤——向表格中批量填入图片——做好准备。

插入图片不能用前面讲到的插入邮件合并数据标题的方法,图片文件本身很难被载入 到 excel 中, 所以我们从 excel 中引入图片到 word 中来, 也是行不通的。 单击标题栏中的 “插 入”,选 “域…”功能。

在接下来的“域”对话框中,我们需要选择的类别是“链接和索引”。

接下来选择域名“IncludPicture”,意思是 “包含图片”;为 “文件名或 URL”指定一个文 件名,这里我们任意输入一个就可以,比如“1”;点选“未随文档存储的数据”;默认“更新 时保留原格式”并单击“确定”。

我们看到文档中应该出现图片的地方出现了一个图片占位符,但是因为未定义图片文 件,而不得不打了一个叉号标记。这个图片占位符大小不可改变,有可能会让我们的表格 格式发生变化。这还不是真正的图片,先不要管它。

点选图片占位符,按键盘上的组合键 “shift+F9”,图片占位符代码显示出来。我们发 现其中的引号内的“1”就是我们之前定义的文件名。我们要继续在文件名上下功夫。

选中文件名“1”,点击“插入域按钮”调出“插入合并域”对话框,找到之前列好的“附图” 数据列标题,插入到域代码中文件名处。

插入完成后,域代码变成了如下图所示,这是 “includpicture”域中嵌套“邮件合并”域 的结果。

使用域代码快捷键“F9”我们可以发现,已经编辑好的域代码已经把图片载入进来,只 是大小尚需调整。

双击图片调出“设置图片格式对话框”;在 “大小”类中,默认点选“锁定纵横比”和“相 对原始图片大小”;设置高度,填入一个适宜的百分数,点击确定查看大小变化;

可以不断重复前面三个步骤,直到图片大小符合要求。

继续 “插入域”操作,完成表格后面的数据部分。

利用“邮件合并域”将数据从 excel 文件到 word 文件工作的导入工作已基本完成,下面 进入调试阶段。单击邮件合并工具栏上的“查看合并数据”按钮,可以在域代码和实际数据 间转换,方便调整格式。重复几次,达到数据模式下格式正确的目的。

单击邮件合并工具栏上的“合并到新文档”工具

在弹出的“合并到新文档”窗口中选择“全部”,点击 “确定”。

根据所使用计算机运算速度不同和需运算的数据量大小不同,会有一段时间的等待, 这段时间就是邮件合并工具把数据从处理过的 excel 文件中逐个导入到 word 中我们设计好 的表格中的过程。合并新文档过程完毕,通过缩小显示比例查看我们发现一个问题,所有 插入的图片都是一样的。这是 office2003 的特性,需要手动操作予以改变。点击保存,将

合并出的新文档保存到图片所在文件目录, 也就是源文件目录。 按操作快捷组合键“Ctrl+A” 全选次文档,按键盘上的域代码更新命令快捷键“F9”,图片域得到了更新,新的图片文件 被载入到相应位置。

可以重复合并新文档的次数并不断修改以达到格式要求统一。下图是完成后的文件, 整齐、迅速。

(3) 、隐蔽工程检查记录(水工保护)资料整理完成。

2、管道施工记录(附页) 文件格式要求如下表 1;填入内容后格式要求如下表 2。按照表格要求依次填写桩号、 钢管规格、钢管编号、防腐等级、单根管长(m)、连续里程(km)、焊口编号、施焊日期、焊 口等级、备注、页码、页数等数据。

表1

表2

(1) 、数据准备工作 如图将 excel 数据进行整理,把表格中需要填写的内容在 excel 中依次排好,要有相应 的标题行。

(2) 、准备邮件合并 点击标题栏“工具”选项,点选“信函与邮件”选项中的“显示邮件合并工具栏”。

邮件合并工具栏如图显示

如图单击“设置文档类型”按钮

在弹出的“主文档类型”对话框中选择“目录”选项,单击确定按钮。

主文档类型改变后, 我们开始寻找 excel 数据源。 单击“邮件合并工具栏”上的 “打开数 据源”按钮

程序会自动将我们带到选取数据源对话框,对话框中默认是“我的数据源”,意欲与数 据库文件相连接,我们这里所用的数据库是 excel 文件。excel 也具有强大的数据功能,在 我们日常工作中使用好 excel 可以事半功倍。

我们在对话框中找到事先做好的 excel 数据文件,打开。

弹出选择表格对话框,我们选择 excel 文件中数据所在的表格,确定。

点击确定。

下面开始对表格内的内容进行填充。我们把光标放到应该填写内容的地方,点选邮件 合并工具栏内的插入域按钮。

在接下来出现的“插入合并域”对话框中,我们看到的是 excel 表格中每列数据的标题 名称。我们需要那一列数据就点选这列的标题,然后点“插入”。

依次插入相应数据后,开始编辑页码域,把光标放在“第

页”插入页码处,点击“插

入”中 “域”按钮,在弹出的域对话框中类别选择“编号”,域名选择“page”,格式选择我们 需要的“1,2,3,…”

把光标放在“共

页”插入页码处,点击“插入”中 “域”按钮,在弹出的域对话框中类别

选择“编号”,域名选择“SectionPages”,格式选择我们需要的“1,2,3,…”页码域设置完 成。

插入域完成后如下图

在填入内容的第二行开始,每行第一单元格数据需做特殊处理。选中第二行第一单元 格插入的域,单击邮件合并工具栏中的“插入 word 域”下拉菜单,选择“下一记录”

依次从第二行开始至本页结束为第一列单元格域插入“下一记录”域,如下图所示

单击邮件合并工具栏上的“合并到新文档”按钮弹出如下对话框

在弹出的“合并到新文档”对话框中,我们选择“全部”,并确定。根据计算机速度不同, 等待数据处理的时间也会不同。

在生成的新文件“目录 1”中,可以发现基本数据都已排列整齐存在,但是页码数据有 误。如下图

我们用组合键 “Ctrl+ A ” 全选整篇文档,鼠标右键单击文档,弹出菜单中选择 “ 更新 域. . .”

页码恢复正常

(3) 、至此,管道施工记录文件整理完成。

3、管线焊口分布图 (1) 、准备工作。这是施工记录(附页)所采用过的数据源,在管线焊口分布图中, 我们仍需使用其中数据。

根据管线焊口分布图需要做出合适的 excel 表格,命名“焊口分布图数据”如下图示

新建一个 excel 表格,有规律地做出以下内容,格式如下图

替换所有单元格中的“X”为“=焊口分布图数据!”

替换成功后数据列如下表变化

制作一个单页 word 模板如下图所示,格式要求符合细则六要素规定

(2) 、开始邮件合并。向 word 模板中插入相应域。如图所示

合并到新文档,选全部

合并后的管线焊口分布图资料,注意保存

(3) 、管线焊口分布图资料整理完成。

四、三种资料整理方案对比

方案分析 资料整理难点 资料类别 数据类别繁杂 (桩号、引用标 准、尺寸数据、 图例等) 、页数 多(985 页) 、图 片调整工作量 大。同其他水保 资料整理 数据量大并且 前期资料整理 不连续,需要后 期重新排序整 理。

方案 1、2 整理 效果 技术难度要求不 高、难以做到资料 连续、格式很难整 齐划一、有一定的 人为出错率、降低 工作人员工作效 率 技术难度要求不 高,难以做到资料 连续性,有一定的 人为出错率,降低 工作人员工作效 率

方案 3 (邮件合并) 整理效果 操 作 需 office 基 础、注重 excel 数 据整理、资料连 续、格式统一、数 据填写工整、出错 率低、有效提高人 员工作效率 操 作 需 office 基 础、资料连续、格 式统一、数据填写 工整、出错率低、 有效提高人员工 作效率

对比结论

隐蔽工程检查 记录

对于 1000 页左右的此类 表格归类调整,采用传 统资料输入方法,对一 个熟练的资料员(技术 员)需要 25 天左右,通 过此种方法的应用,只 需 30 分钟时间,大大提 高了工作效率。 对于 500 页此类资料, 采用传统资料输入方 法,对一个熟练的资料 员(技术员)需要 15 天 左右,且容易出错,成 功应用此方法,只需 20 分钟左右全部调整完 毕,大大提高了工作效 率,降低了出错几率。 对于 800 页此类资料, 如果采用传统方法一张 一张输入调整,对一个 熟练的资料员(技术员) 需要 20 天, 且容易出错, 采用此方法,只需 40 分 钟,效率大大提高。

管道施工记录 (附页)

焊口分布图

数据类别多、现 技 术 难 度 要 求 不 有 条 件 下 单 张 高、难以做到资料 排列困难度大。 连续性、有一定的 人为出错率,降低 工作人员工作效 率

操 作 需 office 基 础、资料连续、格 式统一、数据填写 工整、出错率低、 有效提高人员工 作效率

五、方案对比结论 利用邮件合并功能能够有效提高工作效率和资料整理的质量,对于不论是附图的、多 行错行的、格式复杂的表格,与传统方法相比均能大幅提高工作效率。 六、结束语 竣工资料内容繁杂,数据量大、格式难以严格统一。在竣工资料的收集整理过程中, 灵活运用邮件合并功能有效提高竣工资料整理效率,避免出现较多错误有效地解决了我们 遇到的问题。但要成功应用此方法,需要有一定的电脑知识,前期资料数据收集齐全,但 作为一种方法,邮件合并功能为长输管道竣工资料的整理提供了创新、可靠、有效的方案, 可以推广应用。

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