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监理人|监理例会怎样开?

2016-11-13  碧野田间...

前言:

无论哪一版本的《建设工程监理规范》都对监理例会作了比较强制的硬性规定和较高的要求,如:

新批准执行的GB/T 50319-2013《建设工程监理规范》5.1.4条第一款规定:“项目监理机构应定期召开监理例会,并组织有关单位研究解决与监理相关的问题。项目监理机构可根据工程需要,主持或参加专题会议,解决监理工作范围内工程专项问题。”

GB/T 50319-2013《建设工程监理规范》5.1.4条第二款还规定:“监理例会以及由项目监理机构主持召开的专题会议的会议纪要,应由项目监理机构负责整理,与会各方代表应会签。”

GB 50319-2000《建设工程监理规范》的5.3.1条也规定“在施工过程式中,总监理工程师应定期主持召开工地例会,会议纪要应由监理机构负责起草,并经与会各方会签。”

GB 50319-2000《建设工程监理规范》的5.3.2条还规定了例会的具体内容:

“1、检查上次例会议定事项的落实情况,分析未完成事项的原因;2、检查分析工程项目进度计划完成情况,提出下一阶段进度目标及其落实措施;3、检查分析工程项目质量状况,针对存在的质量问题提出改进措施;4、检查工程量核定及工程式款支付情况;5、解决需要协调的有关事项;6、其他有关事宜。”

从这些规定中不难看出监理例会有以下一些主要内容

(1)监理例会应定期限召开,不得随意推延或取消监理会议;并且只要是工程需要还可以主持召开或参加专题会议。

(2)监理例会的召集人、组织(主持)者应是监理机构;同时监理机构也负有召集和组织(主持)的职责。

(3)召集组织的对象是有关单位。

(4)会议的内容是与监理或与工程有关的问题。

(5)会议的目的与目标是要研究解决与监理或与工程相关的问题。

(6)会议纪要应由监理机构负责整理。

(7)与会各方代表应当对会议纪要予以会签。

这些规定无疑是明确了监理机构在监理例会中的“法定”地位和相应地“权力”及所应负有的责任——是召集人、是组织者、是主持人、是会议纪要的整理者,在必要的情况下,我们应当以适当方式使参建各方及与会者在会前或会中明白。笔者认为《建设工程监理规范》对监理例会的这些规定,这是为便监理工作顺利有效开展的一种精心设计!这无疑是为我们监理工作搭建了一个可以施展本领的“平台”;撑开了一片可以活动且“游刃有余”的“空间”。对于《建设工程监理规范》赋予我们的这些“法定”地位和“权力”,我们监理应好好珍惜、正确运用、充分利用,决不可轻易放弃。我们也要用《建设工程监理规范》给监理例会规定的目标、任务和标准,来检查我们每次例会的质量,来检查我们的工作质量。

但是,有的监理机构对监理会议只是走过场,流于形式,应付差事,完成任务;或为有此资料而为之;或应付检查;甚至有的还糊涂地认为监理例会是多此一举,耽误了正常工作,没有时间召开。这可以说是没有认真执行监理规范,也可以说是没有尽到一个监理机构应有的职责。有的监理机构没有充分领悟到《建设工程监理规范》这些规定的内涵,没有充分利用规范赋予我们的权力,没有充分发挥这些规定的效力,没有认识到监理例会的作用,更没有充分发挥监理例会的作用。

1  监理例会的作用

如果认真开好监理例会,我们在实践中体验和体会到至少有以下一些作用。

(1)监理例会是宣贯各级会议、文件精神,各种相关新规范、标准、规程的重要形式和有效途径。

(2)监理例会是监理向相关单位通报或汇报相关情况的一种比较规范的方式。

(3)监理例会是监理实施“三控两管一协调”的重要舞台。所有“三控两管一协调”包含的内容即要做的工作或存在问题,以及工作开展情况,都可以在监理会议上进行表述、检查、分析、研讨与督促,而且比在其他场合或用其他形式表现的更为充分、更为全面、更为完整,有很多工作就可以在会上得到解决或完善。

(4)监理例会是监理进行事前、事中、事后控制的有效平台。监理可以根据工程进展情况,预计后期将会进行哪些方面的施工,可能会出现哪些方面的问题,要对哪些方面特别关注,要做哪些防范准备,要采取哪些预控措施,若出现哪些问题要按照什么样的程序和方法进行处理,事前可以作一些交待(交底),以防一些不良事情的发生;监理可以在会上将在工程上发现的问题,特别是在现场单独督促整改难以落实的问题,有必要在会上提出来,让与会各方来帮助督促整改,可以给施工单位施加一定地压力;监理可以将事后要控制或要注意的事在会上说出来,以提醒并督促相关方完善相应的工作。

(5)监理例会可推进工程加速进展。因为在会上要检查工程进度计划的完成情况,施工单位要汇报,有一定地“将军”作用,可以激发施工单位的自觉性与积极性。

(6)监理例会是现场管理与监控的延续、扩充、补充和完善。

(7)监理例会是工程综合管理、全面管理、协同管理的集中体现和全面布署。平时现场管理或某单方面管理难免有些“漏”或“缺”,而在监理例会上有各方的拾遗补缺,将会使管理的深度和广度更进一层。

(8)监理例会是参建各方对前一段时间内工作的阶段性总结会。在与会各方的帮助下,总结前段工作经验,查找以前工作不足,寻求解决问题的办法与措施,以弥补前期工作不足。

(9)监理例会是下段工作的再计划、再布署、再调整、再动员的会议。工程进度与计划比较,可能因某些原因造成进度滞后或工程量增减少等,需要重新调整原计划,需要采取新措施,需要对以前施工方案重新修订,需对工作重新布署,需对人员重新安排,以监理例会或专题会议的形式进行通气、公布、讨论、协商、协调、通过是极好的方式。

(10)监理例会为相关各方相互勾通、协调、交流,提供了一个定期机制。

(11)监理例会对某些有争议或切实到相关方利益的问题,以会议形式,集思广议,群策群力,讨论研究乃至劝解谈判方式进行解决,更有助于协调。

(12)监理例会以会议形式,在有各方代表参加情况下,形成的决定或确定一些事项,有一定地严肃性和“法定性”,免后某单方再生异议。

(13)监理例会上确定或一致认可的事情,必然要形成文字性的会议纪要,会发给相关单位,这将是相关单位对照落实、执行会议精神的依椐;也是相关单位对照检查督促会议精神落实情况的依据。

(14)监理例会上的会议纪要要以电子版和书面等文字材料形式存档,以利以后有案可查,在“关键时候”是划清责任界限,定性某些事情的依据之一。

(15)监理例会是向业主进一步展示监理专业水平和服务态度的极好机会。因为监理工作的目标之一,就是要得到业主的认可。一是因平时汇报难达这一深度和广度,在例会上可作些弥补,让业主更全面地了解监理工作情况;二是在有各方在场的情况下,开展面对面、切入实际地专业服务工作,使业主更为确信,更为赞赏。

2  对监理例会的建议

在不超越《建设工程监理规范》规定的情况下,为达到解决问题的目的,为尽到召集人、组织者(主持人)、会议纪要整理者的职责,我们是有大量工作要做的。对于如何开好监理例会,我们也在逐渐摸索、逐渐探求、逐渐总结。                

(1)要形成例会制度,其中要有奖惩制度(最好有机巧性地让业主提出)。在工程的第一次会议就要提出并定下来。在一定程度上说,能否坚持例会制度,是检验一个项目监理机构工作是否规范、是否到位的重要标志。

(2)要使每次例会都有一定地收效,能够解决一些问题。特别是业主比较关注的问题要作重点优先解决好,要使与会各方都感到参加监理例会有一定地收益,以便得到各方的支持。

(3)要在会前做大量调研、征求意见、准备和策划工作。①要做好会前调查摸底工作,将要参会各方有哪些需要解决的问题,哪些是需要几方认可的问题,哪些是需紧急解决的问题,监理应在会前就做到“心中有数”。②可将有些棘手问题事先征求相关方的意见,在会前就做些协调工作,以便在会上更容易得到解决;对暂时不能解决或也不急于解决的问题,可定为以后再解决或进一步满足相关条件后再解决。③对每次会议的召开方式、程序及会址应征求相关单位特别是建设单位的意见。也可以以相对固定的“模式”定下来,以后每次例会议基本上都这种开法,基本上都要有这些程序。④会前要做好一些准备工作。如会议地点的商定;会议通知;会议室、音响、录音、照相、投影、板书、图表展示、签到表、记录等设施用品都要准备到位;负责会议通知的人员、负责引导签到的人员、负责记录的人员、负责搜集信息资料的人员等都要安排就绪。⑤会前还要有预见性地做好一些策划工作:如会议的“开场白”、问题的导入等都要事先做好策划;还要考虑到某些问题的复杂性,不能达到事先预想的效果等;还要考虑到某些单位或参会人的个性以及处理问题的风格各有不一等等各种可能会出现的情况,事先都要有“应急预案”,要有充分的思想准备和灵活处事的应变能力。

(4)要尽量请对情况比较熟悉,或在某方面比较专业,或对工程更为有利的人员参会;

(5)要在会中做好主持导向工作,推进会议向既定或更理想的目标前进,使会议达到预期的目的与效果。

(6)要会后要做好会议精神的落实或督促实施工作这是我们召开监理例会的最终目的,也是与会各方的期望值。能够让与会各方看到监理例会的成效,这就为以后能够成功开好监理例会奠定了一个良好的基础。

(7)要认真做好会议的记录及相关资料(包括佐证资料)、信息的搜集。

(8)要认真做好对相关资料的整理和会议纪要的起草工作。要尽快梳理、整理会议记录和相关资料,及时完成会议纪要的起草组稿工作,在会上通过或定下来事项及会议主要内容都应写入会议纪要。

(9)要做好会议纪要的会签工作。会议纪要整理起草好后,要请参会单位代表(可先请建设单位)进行审查,在与会议基本相符的情况下,与会单位参会代表应当及时进行会签。

(10)要做好会议纪要印发工作。会议纪要通过会签后应当及时印发给相关单位,要做好会议纪要的发文登记或记录,并请收件人签名确认。

(11)要待会议纪要印发后,至少要留一份会议纪要与会议原始记录及搜集的相关资料(包括文字、图片、影像、音像、信息、佐证资料等)一并归档存放,妥善保管备查。

3  结语

监理例会的质量标准就是看其能否解决相关问题;看其能否推进工程向更好更快的方向发展;看其能否起到“加速器”、“加压泵”的作用;看其能否有一定地作用和收效;这就要考验我们监理工作水平。所以说监理例会的质量也是检验一个监理机构工作水平高低的标尺。如果每个监理机构都能成功地开好监理例会,都能充分发挥监理例会的应有作用,这无疑将使我国的监理水平有一个很大地提高,也将使我国的建筑质量多一份保证,也将使我国人民的生命财产多一份保证,也将为创建我国的和谐社会多一份保证,也将使我国人民的生活多一份安定,也将使我国的建筑水准进一步提高。


本文来源:建设监理论坛,版权归作者所有

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