封面图片:伊利诺伊州档案馆可以提供该州范围内的结婚和死亡数据查询。(本推文原载《天津档案》1989年第2期第36页，图片除署名外均来源网络)
译者按：伊利诺伊是美国中北部偏东的一个州，面积14.6万平方公里，首府斯普林菲尔德。该州工农业生产发达，是美国的交通中心。伊利诺伊州档案馆已有半个多世纪的历史，馆藏丰富，设备先进，服务优良，为档案事业的发展做出了显著的贡献。为此，1982年，在波士顿召开的美国档案工作者协会年会上，伊利诺伊州档案馆荣获协会颁发的功勋奖。现将该馆情况译介如下。 伊利诺伊州档案馆(The Illinois State Archives)于1982年庆祝建馆60周年。半个多世纪的历史进程，使它由2个人管理的伊利诺伊州图书馆的一个部门发展为一个拥有44名工作人员的独立机构。原先办公在州办公大楼，那里不存放档案，仅能容纳3,000立方英尺的档案，而现在的档案馆大楼(下图)则能存贮60,000多立方英尺的档案。
伊利诺伊州档案馆是根据一项关于改组伊利诺伊州图书馆的法令于1921年创建的。1957年，当州档案馆成为一个独立机构的时候，伊利诺伊州立法机关就为它确立了基本体制，时至今日，它仍在履行自己的职责。该馆的任务是收藏本州各机关的具有法律的、行政的或历史研究价值的公务文件，并处理那些无价值的文件材料。确定这些公务文件价值的责任被委派给州文件委员会。根据州长的指派，州档案馆馆长任该委员会主任，其他由历史学家、财务主管官员、首席检查官、审计长和中央管理处负责人组成。虽然州档案馆在1939年就可以依法接收当时的档案，但直到1961年州议会才审议通过了《地方档案法令》，并成立州文件委员会来管理那些档案。 美国档案事业的先驱——马格利特·克劳斯·诺顿(Margaret Cross Norton,1891-1984，上图,该州档案馆大楼亦可以她的名字称之)于1922年被任命为该馆第一任馆长。在她任职的35年中，正是档案事业的初创时期，她领导该馆发展成为全国最好的档案馆之一(该馆还以专门保存林肯文件而著名，下图即是其中之一，小编注)。1937年，她负责建成了现在这座档案馆大楼，成为当时该州仅有的三座高级建筑之一，从而使档案馆有可能收集大量的、重要档案全宗。 林肯文件之一：这张林肯签署过的支票1996年9月终于回到伊利诺伊州档案馆。 1974年，该馆开始按以下五个主要目标开展工作：通过出版《档案馆指南》来深入熟悉馆藏，提高档案科学管理水平，使档案馆的设备更有效地发挥作用；建设一座保存本地文件的档案库；编制和完善一个试验性的电子计算机程序，供查找大量而且非常重要的档案——出售公共土地这类档案时使用。 《伊利诺伊州档案目录》于1978年出版，成为介绍本州馆藏档案内容与成分的顶峰之作。该馆工作人员坚持每半年出版一次业务通讯《档案》，以记载工作情况；不断为公众提供档案情报；坚持为中学编辑职业培训教材《历史之窗》；以及坚持发展和改善档案检索系统。在过去几年里，该州的档案管理业务明显改善，档案的储存量已从1975年的9,264立方英尺增长到1981年的107,890立方英尺。在此期间，档案管理人员还从档案馆里清除7,000立方英尺保管期满的档案文件。 1976年，美国慈善事业基金会向该馆捐赠一笔款项，用以建设地方档案存贮系统。自这个系统建立以来，已经从当地六所大学收集到各县的地方档案4,000多立方英尺。该馆已经建立一个简称为“NEBO”系统的电子计算机检索系统，从而提供了高效率的行政管理和档案检索。计划1983年将出版一本咨询手册，以帮助人们利用这些档案。 编制出售土地档案的程序是该馆规划的主要项目，已于1982年春季完成。550,000份原始买卖土地契约文件已经输入到电子计算机，从而为家谱学者和其他研究者提供容易检索到的各式各样的信息资料。 将来，档案馆还要编制一套用于自动检索和档案管理的电子计算机程序。由地方档案管理部工作人员编制的芝加哥教育管理委员会的29,000立方英尺档案的最新目录，是该州库克县和芝加哥市档案业务建设的第一步，也是目前档案馆优先建设的项目。如今，档案保管机构里可以分类整理的文件材料达45,000份，因此当前正面临建立高效的、经济的贮存方法的挑战。 只有当人们利用档案财富时，档案馆才得以生存。在过去10年间，每年公众来馆要求提供咨询的人次成倍增加，仅1981年该馆咨询部就答复近510,000名公众的咨询。随着公众这种查档、咨询要求的不断提高，该馆将更加积极地为伊利诺伊州的公民进行有意义的服务。 伊利诺伊州档案馆现在已有网页版(上图)，可供利用者查询使用(小编注) (唐汝信译自英文版《美国档案工作者》第46卷第2期) |
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