哈尔滨市机关数码照片档案管理规范（试行）

熊猫1003 2016-11-22

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哈档发〔2009〕29号

关于印发《哈尔滨市机关数码照片档案管理

规范（试行）》的通知

各区、县（市）档案局，市直各单位：

为切实做好数码照片档案归档管理工作，哈尔滨市档案局依据国家档案局《照片档案管理规范》（GB/T 11821－2002）的相关规定，并结合我市实际制定了《哈尔滨市机关数码照片档案管理规范（试行）》，现印发给你们，请遵照执行。

哈尔滨市档案局

二〇〇九年九月九日

哈尔滨市机关数码照片档案管理规范（试行）

1 范围

本规范规定了在公务活动中产生的，具有保存价值的数码照片的形成、积累、整理、归档、保管的原则和方法。本规范适用于哈尔滨市各级机关、团体和其他社会组织。
2 定义

本规范采用下列定义
    2.1 数码照片：指用扫描仪、数码照相机等设备获得的，以数码形式存储于磁带、磁盘、光盘等载体，依赖计算机系统阅读、处理，并可在通信网络上传送的静态图像文件。
    2.2 数码照片档案：国家机构、社会组织以及个人在社会活动中形成的，对国家和社会有保存价值的数码照片。数码照片档案一般由数码照片、文字说明两部分组成。
    3 归档
    3.1 归档范围
    凡是反映本单位工作活动、具有查考利用价值的数码照片均属收集范围。按照数码照片采集渠道可以分为：
    3.1.1 数码照相机照片：指利用数码照相机拍摄的数码照片。
    3.1.2扫描照片：指利用扫描仪将纸质照片扫描形成的数码照片。
    3.2 归档要求

3.2.1 数码照片的形成部门要制定管理制度，明确数码照片归档的时间、范围、格式等要求，保证归档数码照片的质量，同时要有相应的技术措施，确保其真实性、完整性和有效性。

3.2.2 数码照片的形成部门负责对应归档的数码照片进行收集，按规范要求填写文字说明，在次年6月份前向本单位档案部门移交，并办理移交手续。
3.2.3 归档的数码照片、文字说明二者应齐全。文字说明要充分体现时间、地点、人物、事由、背景、摄影者等六要素，确切地反映照片的内容。

3.2.4 归档的数码照片应具备主题鲜明、影像清晰、画面完整、未加修饰剪裁等特点。

3.2.5 反映重要会议（活动）和主要职能活动的数码照片，归档时应选择反映事件主要内容的数码照片同时冲洗纸质照片立卷归档，纸质照片立卷归档时应标明互见号，格式为：全宗号—目录号—光盘号—照片号，标注于参见号项目中。

3.2.6 数码照片收集时应统一将其转换为JPEG格式。对于采用非JPEG格式的数码照片，转换时应保证转换后分辨率不变。

3.2.7 扫描照片的扫描方式：照片按灰度和彩色两种方式扫描。黑白照片采用灰度方式扫描，彩色照片采用彩色方式扫描。
3.2.8 拍摄数码照片的像素数应在500万以上。扫描照片以5寸照片为标准，分辨率应不低于600dpi，底片以135mm为标准，扫描分辨率不低于1200dpi。对于其它尺寸的照片或者底片，扫描分辨率按照待扫照片或底片尺寸与标准尺寸相差的倍数分之一选择。对于一些涉及重要历史事件和人物的照片，其扫描精度可在以上基础上适当增加。

4 排列
    一组关系密切的数码照片（同一事件）应排列在一起。在同一归档年度内不同事件之间，可按事件的时间顺序排列。
    5 存储
    5.1 同一保管期限下一个归档年度的数码照片应拷贝至一盘或多盘载体中，不同保管期限、不同归档年度的数码照片不应存储在一盘载体中。
    5.2 采用只读光盘作为数码照片的长期保存载体。禁用软磁盘作为数码照片长期保存的载体。刻制光盘时应选择“一次性写入”方式。
  5.3 每张光盘的根目录下应有说明文件、数码照片文件夹。数码照片光盘应具有如下信息组织结构：
    5.3.1 说明文件
    5.3.1.1 文件名：README
    5.3.1.2 文件内容：有关本存储载体的各种信息。应包括全宗号、目录号、光盘号、全宗名称、形成时间、照片张数、套别、制作人、审核人、制作时间等。
    5.3.1.3 文件格式：说明文件为字符文件。每行的左边为标题，右边为说明内容，中间用冒号分开。字符代码应符合GB/T1988、GB2312和GB13000.1的规定。
    5.3.2 数码照片文件夹

5.3.2.1 文件夹名：年度（例如：2007）

5.3.2.2文件夹内容：存放归档的数码照片，数码照片名为光盘号+照片号，光盘号和照片号位数按照《哈尔滨市照片档案机读目录格式》中有关要求设置。

6 编目
6.1 数码照片光盘封面
光盘的包装盒上应加贴数码照片光盘封面。封面内容应包括全宗号、目录号、光盘号、全宗名称、光盘题名、起止年月、照片张数、保管期限、套别、制作人、审核人、制作时间等，封面格式见附图一。光盘封面应使用符合档案要求的书写材料填写。

6.2 数码照片光盘目录
    数码照片光盘目录应逐张光盘编制，应使用经过档案行政管理部门认定的计算机档案管理系统进行目录的编制、管理。数码照片光盘目录项目按照《哈尔滨市照片档案机读目录格式》要求著录。
    6.3 数码照片文件目录
    数码照片文件目录应逐张照片编制，应使用经过档案行政管理部门认定的计算机档案管理系统进行目录的编制、管理。数码照片文件目录项目按照《哈尔滨市照片档案机读目录格式》要求著录。

7 移交接收
    7.1 移交、接收检验
    数码照片形成部门在移交之前应对归档的载体及其技术环境进行检验，检验项目包括载体是否清洁，是否有划痕；数码照片的真实性、完整性和有效性。合格率应达到100%。
    7.2 移交手续
    交接双方验收合格后，填写《归档电子文件移交、接收检验登记表》。登记表一式两份，交接双方各保存一份。
    8 保管
    8.1 数码照片光盘应一式三套，一套封存保管，一套供查阅使用，一套异地保存。套别用符号表示分别为：A、B、C。
    8.2 光盘做防写处理。避免擦、划、触摸记录涂层。
    8.3 光盘只有在使用时才能将其从包装盒中取出，使用后及时放回包装盒中。如果光盘有污渍，可用水或中性清洁剂清洁，如用酒精清洗。不要使用玻璃清洁剂或溶剂。用擦拭照相机镜头的棉纸从中心向边缘轻轻擦拭，不能沿圆形轨边擦拭。
    8.4 光盘应放在坚硬的塑料包装盒内竖立存放，避免挤压。不得弯折，不得堆叠存放。
    8.5 光盘的标签应粘贴在光盘的包装盒上，不得直接在光盘上粘贴标记。
    8.6 光盘的存放环境要远离强磁场并与有害气体、强紫外线隔离，环境温度应控制在17℃-20℃，相对湿度应控制在35%-45%。
    8.7 光盘一般每满4年转存一次，原盘同时保留时间不少于4年。