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一、工程总承包项目文档管理的重要性 在工程总承包项目管理的过程中，对项目的设计、采购、施工管理都建立了成熟的管理体系，在管控过程中最直观的展现就是项目的文档，项目的文档反映了项目的实施全过程的面貌，可以说工程资料的管理的好坏，直接反映了工程项目的好坏，直接反映了一个企业的管理水平。 国家、各级地方政府要求建立并管好城市基础设施建设档案，进一步加强对工程项目建设档案管理的重要性和紧迫感的认识，并明确指出：任何一个工程，如果技术资料不符合有关标准规定，则判定该工程不合格，对工程质量具有否决权。足见文档管理的重要性。 对于工程总承包项目而言，项目管理全过程的文档管理包含了国家、各级地方政府要求提交的工程建设项目竣工验收文档。通过文档的管理可以更好的对项目实施过程进行管控，为后续同类型项目的实施提供可借鉴的经验；通过文档管理可以更好的规避项目实施过程中的风险，为变更、索赔、风险规避等提供文本性的支撑。 二、工程总承包项目文档管理的职责 2.1 对分包商档案工作监督、指导职责 （1）将工程总承包项目档案工作纳入项目经理的责任制；项目文件材料的收集，管理纳入工程建设计划，纳入各部门的职责范围和岗位责任制，并定期检查考核；将档案管理纳入到合同管理之中，将档案是否移交完整与工程款结算挂钩。 （2）整个工程总承包项目建立档案管理网络，建立建全统一的档案管理制度标准和规范；配备统一的管理软件，实现档案的现代化管理。 （3）监督、指导各分包商，将工程档案管理工作与工程建设同步进行；统一执行档案分类办法和档案整编标准。 2.2 档案的收集、整理及向业主移交职责 （1）指导工程总承包项目各部门收集和整理工程建设的前期文件和有关设备、工艺、涉外、试运行、竣工验收等文件，及时向档案部门归档。 （2）接收分包商文件材料的归档，并进行审核、验收。对全部建设项目档案进行汇总整理。 （3）按国家有关规定，在建设项目竣工验收后三个月内向业主移交建设项目竣工档案。 2.3 工程总承包方的文档管理职责 （1）在公司层面，一般的工程企业都有专门的文档统一收集和归口管理的部门，配备了专职的文档管理人员。 （2）在项目层面，总包项目部应根据项目的大小及重要程度配置专职或兼职的项目文控工程师，兼职的一般由项目秘书兼任。 三、工程总承包项目文档管理的相关规范 （1）目前国家针对工程总承包项目文档管理没有出台专门的规范标准。还是沿用建设工程文档管理的规范，主要有2各重要的文件： 1）住建部、国家质量监督检验检疫总局联合发布《GB/T 50328-2001建设工程文件归档整理规范》。 2）国家档案局《DA/T28－2002 国家重大建设项目文件归档要求与档案整理规范》。 （2）目前国家、各级地方政府针对工程总承包项目竣工验收文档管理没有出台专门的规范标准。还是沿用工程竣工验收文档管理的规范： 对于工程竣工验收项目文档的管理，各级地方政府出台了相应的管理规定。 四、工程总承包项目文档管理的具体内容 4.1 文档管理的分类 （1）工程总承包项目文档按照项目合同执行阶段（启动、策划、设计、采购、施工<试运行>、收尾）进行分类，项目控制的全过程（范围、进度、费用、质量、人力资源、风险、信息与沟通<含项目利益相关方>、合同、HSE管理）全部融合进入合同执行各阶段当中。 （2）工程总承包项目文档应随项目进度及时收集、整理，并应按专业归类，认真书写，字迹清楚，项目齐全、准确、真实，无未了事项。表格应统一采用项目所在地建设行政管理部门或档案管理部门的统一格式。 （3）项目竣工验收文档与项目管理文档同步进行收集整理，不重复进行收集，所有文档收集必须为原件，由文控工程师扫描成电子版同步存档。 4.2 文档模板的管理 面对各类纷繁复杂的文档，如果各式各样，每个人一个风格，不论从美观性和可读性上都会有影响，所以在文档管理中的过程中需要建议一套文档的模板。 在建立文档模板时，需要对一些格式进行要求，需要将一些基本的要素固化到文档模板中，确保文档需要的内容能够在文档中体现，例如文档的页眉页脚、文档变更历史、文档的目录方式、文档的字体等。 在建立文档时，要注意做好文档的分类，各种分类有一个清晰的定义，使用者可以清楚地知道实际使用时要采用哪种模板。如果是使用共享目录方式管理文档，需要在一个相对容易找到的文件夹目录中存放模板，如果是使用信息系统方式进行模板管理，最好能够在首页进行一个连接，或者是让使用者可以快速的搜索到。在建立分类时，需要含有一个共同类，或者叫做公用类，因为在实际的使用过程中总是会有一些新的类别出现，也会有一些无法进行分类的文档，这个时候就可以通过共同类进行管理。 对于文档模板的变更需要能够做到及时告知使用者，并做好版本管理。 4.3 文档的命名及编码规范 各种文档，如果名称多样，或者名称含义模糊将会造成使用和交流上的不便，需要建立一套有效的命名规范体系。 对于文档的名称，首先需要名称能够容易识别，有些使用者不是很注意文档的名称，经常直接用文件的默认名称，或者就是一个自己的姓名、项目的名称等，其他的使用者很难识别是什么类型的文档。 在文档的使用过程中，可以规定在文档的某些部位必须放置文档的类型或者某些其他关键字，例如将要求将文档的类别放在文件名的头部，对于月度性的文档，规定头部必须放某年某月，等等。 对于一些分不同版本的文档，可以要求分不同的版本进行管理，文件名称中注明版本号，对于终稿等一些标志性的内容可以加一些特殊的标识，这样可以明确其重要性和权威性。 这些方式将有助于文档的文件名的整洁和清晰，使用者在查找时也较为方便。在进行文档的交互调整过程中，也可以增加一些日期或者修改者的标识来进行传递，主要的目的在于能够唯一识别一个文档，减少互相沟通的障碍。 先建立项目编码管理规则，每个文档的编码都要具有唯一性。可根据项目实施过程进行编码，这样便于项目文档的归集，如： 项目启动：XT-QD 项目策划：XT-CH 项目设计：XT-SJ 项目采购：XT-CG 项目施工：XT-SG 项目试运行：XT-SYX 项目收尾：XT-SW 4.4 文档的变更管理 文档在使用过程中发生变更是很常见的现象，对于发生变更的文档，需要通过手段加以约束，最常用的方法就是版本的管理，对于形成的文档及时进行归档保存。 文档发生变更时，需要能够做到两点：第一，文档有清晰的变更记录，主要是针对变化的部分，不能让每个使用者在文档发生变化后都需要把文件通篇读一遍;第二，文档的最终版本要能方便的阅览，如果出现只能看变更历史才知道最终版本的话将大大提高使用成本。 在文档发生变更时，需要能够通过必要的途径通知相关人，例如通过邮件通知或者公告通知的方式，避免新的文档产生后还有大量的使用者使用旧的文档，在实际操作环境中，ISO9000管理使用的签字回收重要文档的方式很值得借鉴，当然对一些电子文档需要采用一些其他变通的方式来处理。 4.5 文档管理的WBS分解 （1）工程竣工验收资料包含在工程总承包项目文档管理WBS中，因为需要根据项目所在地建设行政管理部门或档案管理部门的统一格式要求提交，故没有进行细分。 （2）明确了必选项，表明该文档必须收集，其他项文档在实施过程中，根据实际发生情况收集，发生即收集。 （3）明确了各文档的最终归集的责任部门、责任岗位，由文控工程师负责找对应责任部门、责任岗位的人员进行催缴，需要说明的是： 设计管理、采购管理、施工管理分别由设计经理、采购工程师、施工经理按照规范收集整理完毕后，统一提交给文控工程师审核归档。 4.6 文档的传递 收集到的信息及时地传递到信息需求者手中是项目信息管理的一项重要内容，这就要求建立一套合理的信息传递制度，并使其标准化。 （1）专人负责信息传递。项目实施过程中各利益相关方之间都有许多日常资料需要传递。对于需要颁发的文件，信息人员先按照规定的份数复印，然后确定以下几个问题：是哪一种文件、制定的时间、是否修改过、将发给谁等，再按文件分配单进行分发。 （2）通信方式进行信息传递。即通过信函、电话、邮件和传真等方式进行项目信息的传递。 （3）会议方式进行信息传递。会议方式是项目信息传递的重要方式，包括关键会议、例会以及项目执行期间召开的各种各样的工作会议，如项目开工会议、项目进展报告会议、项目总结会议、项目协调会议等。具体参见《项目重要会议管理规定》。 4.7 文档的审核制度及权限管理 很多文档作为一种指导性文件，需要有一定的严肃性和权威性，因而对文档进行必要的审核是必须的。 文档的审核时机一般为文档建立时和文档发生变更时，对于文档的适用范围的变更也应该进行必要的审核。通过文档的审核，可以检查是否存在错误的事项或者一些不合理的事项，撰写者和审核者所处的岗位不同、知识结构不同，对于一个文档如何撰写的角度和看法也会不同，在后续的审核过程中能够很好的进行文档的校正。同时，文档的审核机制也可以明确各自岗位的责任。 不论是文件夹方式还是信息系统方式，都需要注意对文档的权限管理，特别是对一些归档的文档，避免归档的文档被不正确的修改或者删除。 五、工程总承包文档管理的注意事项 5.1 工程档案管理应与项目进展同步 工程总承包项目大多工期长、子项目多，且参与单位和工作交叉多，这在一定程度上给档案管理工作增加了难度。时间长了，文件很可能丢失。为了确保工程总承包项目档案收集齐全、完整，坚持档案工作与工程建设同步进行是一条切实可行的措施。在项目提出和论证初始，档案部门即应确定专人负责，并根据项目的类别，对工程项目的文件材料进行通盘考虑和统筹规划，对其形成文件的种类和数量做到心里有数。对项目立项阶段、项目实施阶段、生产考核试车阶段及项目竣工验收的文件材料，均在每道工序结束或告一阶段时，及时收集，保证归档文件材料的完整有序。 5.2 建立工程总承包文档跟踪管理网络 以工程总承包单位的内部网络系统为主体，通过INTERNET网和电子邮件与各分包商联系。按照总承包项目的工作程序和档案工作自身的特点，布网、建点、设人，以点接线以线联网，使网络覆盖整个工程项目。在网络中将项目进程中的四个阶段和业主、总包商、分包商在各阶段所产生的文件，以表格的形式设置归档职责、时间和文件来往情况等管理模块。将档案部门作为监控点；对整个工程的文件材料进行跟踪、动态管理。 5.3 加强与工程技术、管理人员的联系 工程的管理、技术人员对工程项目的情况最了解，大量的工程文件材料由他们产生，也是利用档案的主体。档案人员应经常深入项目现场，密切与工程技术和管理人员的联系，进行多种方式的交流和沟通。一方面督促他们对项目的每一个环节都做详尽的记录；另一方面对于在编制文件材料中涉及档案方面的问题给予耐心解答，明确具体的案卷编制方法，以达到档案管理的要求。 5.4 明确文档管理的责任人 工程总承包项目初期，总承包商一定要把档案管理提到领导议事日程上来，并要明确一位负责人分管档案工作。 5.5 制定公司的文档管理制度 要按照国家档案局和行业有关档案管理标准，制定公司级、项目级的管理制度，明确各自的职责，并与经济责任制挂钩。如：文件材料未按要求归档，不进行工程结算等。 5.6 分包商的文档管理 由于工程总承包项目参建单位多，因此，总承包商应对分包商的专兼职档案人员进行培训，以提高他们的业务素质，为以后文档管理、归档打好基础。 工程总承包项目文档管控需要引起公司管理层、项目实施层面的注意，文档的管控需要方方面面的管理工作配合到位，文档作为一种日常交流的重要依据和工作成果的总结显得尤为重要，在文档管理的过程中既要注意严肃性，又要能兼顾灵活性，要本着在达到正常的规范性的基础上尽可能地方便使用者的使用和交流，提高使用效率。 ------------------------ 最近课程：现代项目管理系统应用培训暨国际项目经理IPMP认证培训 8月15日-9月19日 武汉 8月21日~22日 027-83655451/18971423745 ------------------------ 即日起转发任意一条您感兴趣的高登项目管理近期课程推送内容并@三位好友，截图发给18971423745(小编)，即可获得报名参加8.21~22从技术走向管理公开课立减200的优惠活动。 奔走相告吧，伙伴们~ 高登项目管理专注于项目管理培训、咨询、信息化、课题研究与案例开发四位一体系统服务。 微信号：goldenpm |
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