与数据打交道无非要做两件事情:数据整理、数据分析。 通常,数据整理会占据我们80%的时间。 不过,事实上,任何行业、岗位和工作,其表格设计和数据的记录方式基本一致。 整理数据的核心就是制作规范的数据源表。 理解到这些,你就会发现,其实你80%的工作需求,掌握20%的Excel技巧就足以应付了。 本文由LinkedIn原创,作者孙伟。 一.数据整理篇 数据整理追求的就是规范、准确、效率,然而实现起来却并不容易。 先来看看数据整理过程中经常困扰我们的各种难题,是不是你也遇到过,感到特别的熟悉:单位地址、单位全称,单位账户…… 冗长的信息,重复输入一次又一次,时间都浪费在这了 。 日期格式要多乱有多乱,要多少种花样就有多少种花样。 不用苦恼,小编马上传授你6大绝技,几秒就搞定。 绝技一:妙用“自动更正选项”,快速输入长文本 在日常工作中,我们经常会遇到很多次重复录入长文本的情况,比如单位地址、单位全称等。 这时,我们就可以巧妙的使用“自动更正选项”,使用一个简单的词组或数字实现快速输入。 ▼ 绝技二:分列一下,日期格式规范起来 面对大量格式不准确的日期,分列一下,马上规范起来。 ▼ 绝技三:数据有效性,小操作,大功用 与管理而言,数据有效性意义非凡,不用再为数据书写不统一而发愁! ▼ 绝技四:数据依次输入,“跳空”痴心妄想 数据只能依次输入,数据连续性得以保障。 ▼ 操作说明:【数据有效性】—【自定义】—“LEN(A1)<>0”—取消勾选【忽略空值】 绝技五: 批量定义,轻松选定 给数据区域批量定义上“名称”,输入“名称”即可轻松选定数据区域。 ▼ 绝技六: 轻松搞定动态二级下拉菜单 数据有效性+名称+Indirect函数,三剑合璧,轻松搞定动态二级下拉菜单,数据联动没商量。 ▼ 二.函数应用篇 函数应用是Excel的精华,废话不多说,七大函数利器立即奉上! 利器一:记不住函数结构不要紧,调用函数面板来帮忙 千辛万苦学会了几个函数,刚准备使用一下,结果公式结构却忘掉了。无奈之下,只能再去请求“度娘”来帮忙。 Excel中可以使用的函数多达几百个,难道都要一个个记住吗? NO!NO!NO!记不住函数结构完全不要紧,学会调用函数面板就轻松解决了。 ▼ 操作说明:输入函数名称后,按Ctrl+A调用 利器二:单条件求和与多条件求和,就用Sumif和Sumifs “小张,尽快把今年营业额超过5000万,销量超过100万件的销售人员的工资总额给我计算一下。” 听到老板的吩咐,只会用SUM函数的小张脑袋顿时大了起来,筛选一次,筛选又一次,复制到新表,计算,结果到底准确不准确呢。 如果小张能多学个Sumif和Sumifs函数,这个问题解决起来会是多么轻松啊。
函数结构: Sumif(条件范围,条件,求和范围) ▼ Sumifs(求和范围,条件范围1,条件1,条件范围2,条件2,……) ▼ 掌握了Sumif和Sumifs,那些Countif和Countifs,Averageif和Averageifs也就小菜一碟了!
利器三:查找匹配,Vlookup先行 “你帮我查查这些员工上个月的绩效工资是多少。” 我打开表格,眼睛顿时圆了,好几百行数据,难道要对照工资表,一个个往里填吗?工资表上万行数据,打开都费劲,一天都不一定做得完啊。 不要忧愁,Vlookup来解救你! 函数结构:Vlookup(找什么—对应值,去哪找,找到后返回其右侧对应的第几列数据,精确还是模糊查找) ▼ 操作说明:不变的数据区域或行或列一定要记得进行绝对引用哟! 利器四:Iferror,减掉错误值的尴尬 写了几次,终于把Vlookup函数的公式写对了,满心欢喜,往下轻轻一拖,咦,怎么出现了这么多错误值,好尴尬呀! 如何避免这种尴尬呢,Iferror来帮你化解。 Iferror(value, value_if_error):如果公式的计算结果为错误,则返回您指定的值;否则将返回公式的结果。 那些错误值,就让Iferror变成你想要的样子吧! ▼ 利器五:让Match找到你的位置 排名、位置都很难找?不要再排序后一个个数了,Match一下,位置就找到了! 函数结构:Match(查找值,查找位置,查找类型) ▼ 使用match函数,你的横纵坐标轻松找到。 利器六:给Index一个坐标,就能知道你是谁 按图索骥,给我一个行列位置,就能马上找到你! 函数结构:Index(引用区域,行数,列数) ▼ 给Index一个坐标,就能轻松调用数据出来! 利器七:Index+Match,查找界的无敌拍档 Index+Match组合,Vlookup见了都要退避三舍,究竟有什么神奇功效呢?快来试一试! 原理:在数据区域中,确定了数据所在的行和列,数据也就能唯一确定了。 Index+Match中,Match确定数据所在的行值和列值,Index负责调出由Match确定的行值和列值交叉位置确定的唯一数据,于是查找匹配就自然实现了。 ▼ 操作说明:绝对引用和相对引用是此公式的很大亮点,仔细想想为什么要这么用呢?
三.数据分析篇 面对大量的报表统计,如何才能不加班加点?面对临时的业务抽查,何时才能不手忙脚乱?有没有什么更好更快捷的数据分析方法? 没错,就是数据透视! 数据透视是Excel进行数据智能分析的最核心工具,是数据基本表“变”出汇总表的最重要手段。 小编马上传授大家数据透视四大招式:
快来试一试吧! 招式一:创建数据透视表,快速制作统计报表 无论你想要什么样的分析结果,数据透视一下,让你轻松“拖”出来。 ▼ 招式二:多种数值计算方式,信手拈来 汇总?平均值?方差?你想要的数值计算方式,我早就准备好了! ▼ 招式三:分组创建,数据标签由你定义 按季度?分年龄段?分组创建,数据标签由你定义。 ▼ 招式四:链接器链接,一键控多表 一枚切片器,轻松控制多个数据透视表,数据展现随心而动。 ▼ 更多Office教程 请持续关注LinkedIn专栏【Office魔法学院】: 真正的Excel,其实你只用过1%本文由LinkedIn原创,作者孙伟。 LinkedIn欢迎各类广告品牌合作,发邮件至mexu@linkedin.com获取更多信息。 |
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