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为什么人人都爱绿叉表?

2016-12-01  茂林之家


与数据打交道无非要做两件事情:数据整理、数据分析。


通常,数据整理会占据我们80%的时间。


不过,事实上,任何行业岗位和工作,其表格设计和数据的记录方式基本一致。


整理数据的核心就是制作规范的数据源表。


理解到这些,你就会发现,其实你80%的工作需求,掌握20%的Excel技巧就足以应付了。


本文由LinkedIn原创作者孙伟。





一.数据整理篇


数据整理追求的就是规范、准确、效率,然而实现起来却并不容易。


先来看看数据整理过程中经常困扰我们的各种难题,是不是你也遇到过,感到特别的熟悉:单位地址、单位全称,单位账户……


冗长的信息,重复输入一次又一次,时间都浪费在这了 。


日期格式要多乱有多乱,要多少种花样就有多少种花样。


不用苦恼,小编马上传授你6大绝技,几秒就搞定。


绝技一:妙用“自动更正选项”,快速输入长文本


在日常工作中,我们经常会遇到很多次重复录入长文本的情况,比如单位地址、单位全称等。


这时,我们就可以巧妙的使用“自动更正选项”,使用一个简单的词组或数字实现快速输入。



绝技二:分列一下,日期格式规范起来


面对大量格式不准确的日期,分列一下,马上规范起来。



绝技三:数据有效性,小操作,大功用


与管理而言,数据有效性意义非凡,不用再为数据书写不统一而发愁!



绝技四:数据依次输入,“跳空”痴心妄想


数据只能依次输入,数据连续性得以保障。



操作说明:【数据有效性】—【自定义】—“LEN(A1)<>0”—取消勾选【忽略空值】


绝技五: 批量定义,轻松选定


给数据区域批量定义上“名称”,输入“名称”即可轻松选定数据区域。



绝技六: 轻松搞定动态二级下拉菜单


数据有效性+名称+Indirect函数,三剑合璧,轻松搞定动态二级下拉菜单,数据联动没商量。



二.函数应用篇


函数应用是Excel的精华,废话不多说,七大函数利器立即奉上!


利器一:记不住函数结构不要紧,调用函数面板来帮忙


千辛万苦学会了几个函数,刚准备使用一下,结果公式结构却忘掉了。无奈之下,只能再去请求“度娘”来帮忙。


Excel中可以使用的函数多达几百个,难道都要一个个记住吗?


NO!NO!NO!记不住函数结构完全不要紧,学会调用函数面板就轻松解决了。



操作说明:输入函数名称后,按Ctrl+A调用


利器二:单条件求和与多条件求和,就用Sumif和Sumifs


“小张,尽快把今年营业额超过5000万,销量超过100万件的销售人员的工资总额给我计算一下。”


听到老板的吩咐,只会用SUM函数的小张脑袋顿时大了起来,筛选一次,筛选又一次,复制到新表,计算,结果到底准确不准确呢。


如果小张能多学个Sumif和Sumifs函数,这个问题解决起来会是多么轻松啊。

 

函数结构:


Sumif(条件范围,条件,求和范围)



Sumifs(求和范围,条件范围1,条件1,条件范围2,条件2,……)



掌握了Sumif和Sumifs,那些Countif和Countifs,Averageif和Averageifs也就小菜一碟了!

 

利器三:查找匹配,Vlookup先行


“你帮我查查这些员工上个月的绩效工资是多少。”


我打开表格,眼睛顿时圆了,好几百行数据,难道要对照工资表,一个个往里填吗?工资表上万行数据,打开都费劲,一天都不一定做得完啊。


不要忧愁,Vlookup来解救你!


函数结构:Vlookup(找什么—对应值,去哪找,找到后返回其右侧对应的第几列数据,精确还是模糊查找)


操作说明:不变的数据区域或行或列一定要记得进行绝对引用哟!


利器四:Iferror,减掉错误值的尴尬


写了几次,终于把Vlookup函数的公式写对了,满心欢喜,往下轻轻一拖,咦,怎么出现了这么多错误值,好尴尬呀!


如何避免这种尴尬呢,Iferror来帮你化解。


Iferror(value, value_if_error):如果公式的计算结果为错误,则返回您指定的值;否则将返回公式的结果。


那些错误值,就让Iferror变成你想要的样子吧!



利器五:让Match找到你的位置


排名、位置都很难找?不要再排序后一个个数了,Match一下,位置就找到了!


函数结构:Match(查找值,查找位置,查找类型)



使用match函数,你的横纵坐标轻松找到。


利器六:给Index一个坐标,就能知道你是谁


按图索骥,给我一个行列位置,就能马上找到你!


函数结构:Index(引用区域,行数,列数)



给Index一个坐标,就能轻松调用数据出来!


利器七:Index+Match,查找界的无敌拍档


Index+Match组合,Vlookup见了都要退避三舍,究竟有什么神奇功效呢?快来试一试!


原理:在数据区域中,确定了数据所在的行和列,数据也就能唯一确定了。


Index+Match中,Match确定数据所在的行值和列值,Index负责调出由Match确定的行值和列值交叉位置确定的唯一数据,于是查找匹配就自然实现了。


操作说明:绝对引用和相对引用是此公式的很大亮点,仔细想想为什么要这么用呢?

 

三.数据分析篇


面对大量的报表统计,如何才能不加班加点?面对临时的业务抽查,何时才能不手忙脚乱?有没有什么更好更快捷的数据分析方法?


没错,就是数据透视!


数据透视是Excel进行数据智能分析的最核心工具,是数据基本表“变”出汇总表的最重要手段。


小编马上传授大家数据透视四大招式:


短短几分钟,梳理上百万行数据,轻松制作各种报表;


随时变换统计方法,获取数据带来的不同信息;


创建分组,自由定义数据标签,数据展现随心所欲;


多维度筛选与分析,一枚控件,数据“动”起来。


快来试一试吧!


招式一:创建数据透视表,快速制作统计报表


无论你想要什么样的分析结果,数据透视一下,让你轻松“拖”出来。



招式二:多种数值计算方式,信手拈来


汇总?平均值?方差?你想要的数值计算方式,我早就准备好了!



招式三:分组创建,数据标签由你定义


按季度?分年龄段?分组创建,数据标签由你定义。



招式四:链接器链接,一键控多表


一枚切片器,轻松控制多个数据透视表,数据展现随心而动。



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本文由LinkedIn原创作者孙伟。


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