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电脑里文件的乱，是大部分人内心最大的痛 如果你点了点头，请看下面这张图，如果认为自己的电脑里也是这样的，请继续读下去~ 以上这张画面，是我在曾经工作过的某公司截图下来的，当时，我被安排去整理这个电脑里的资料。 结果发现这是一件令人无比头疼的工作，文件整理工作被指派给其他人时，所有人都拖延着没有任何进展，最后才推给了我。 由于这台电脑前后有5人轮换使用过，每个人都任性的乱存资料，以至于到我手里已经变成这样支离破碎。。。不堪入目。 打开电脑，随便一个硬盘分区下任何一个文件夹，都是这样一团触目惊心的景象。 比如：文件夹、压缩文件、安装文件、快捷方式、视频、音频、word、excel、ppt等文件比比皆是，另外还有新建文本文档（1），新建文本文档（2）等等，说实话看起来非常杂乱无章到想吐。 而这只是这台电脑文件中的冰山一角。 这种画面看多了，连食欲都没了，简直有减肥的神效！ 然而这样一副画面正是出现在很多人的电脑中。 每天的资料随手一拽，觉得已经算完事了，可以下班回家休闲娱乐去。 每一天你做整理是在积累，每一天搞的更乱也是在积累！ 这样下去，几个月，几年之后，就会出现文件混杂很难再整理的情况。 不但看着心烦，工作效率也会被拖后腿，小伙伴们，整理要趁早呀。 我们来总结一下，混乱的电脑文件夹，往往是因为： 1、不分类：各类快捷方式、程序、图片、视频、文档、文件夹，不管三七二十揉到一起再说，管不了那么多。 2、命名无规则：文件名、文件夹一律没固定的命名规则，能给起名叫加个事件关键词就够对得起观众了，大部分文件名都是新建 文档1、2、3，起这样的名字以后怎么找文件也找不到吧 3、不删除：大量堆积的资料已经让硬盘频频亮红灯，没有空间，怎么迎接新文件进来呢 想要完成电脑文件的救赎吗？方法来了！ 一、删删删 整理电脑文件第一要诀，就是精简数量。 人生第一份工作，我做了不到2年。 这个期间，居然默默储存4个G几千个文件，还天真的认为以后会经常拿出来用呢。 结果离职6年后，重新打开电脑，发现那几千的文件还躺在那里。 几年过去，这些文件我完全没有看过他们一眼，索性做了永久删除。 工作中的文件尽量不乱删除是肯定的，但我们要知道，那些真正有价值的文件并不到20%，如果超过2年以上还没有使用过，而且也不是要作为备份文件的，通常都可以删除。 我30岁开始做整理嘛。 有截图为证，早在2011年10月，我做出决定的第一天，就开展了一系列整理行动。 其中包括删除那些闲置了6年的工作备份资料，4个多G，3002个文件，还开始为即将学习的各类培训资料建立了专有文件夹呢。 这就是我整理电脑文件的开始。 如果平时你使用PPT较多的话，用一个小技巧能大大压缩文件所占的电脑空间，同时保持文件质量。 先打开后缀是ppt的文件，只需要另存为pptx，通常可以在原有基础上缩小10%以上。 如果想把电脑中一些大号图片进行压缩的话，有三种办法。 1，单张图片需精修可以选用photoshop； 2、下载软件mini photo，通过它基本上30张照片在一秒钟左右就可以按照你想要的质量比例实现压缩，效率奇高，极其推荐； 3，将图片批量传输入微信服务号：我的印象笔记，可自动将2M图片缩小到200k左右。 接下来，再通过电脑版印象笔记软件进行照片的提取就完成了。 二、文件夹命名法 文件夹最多分3层，设置的层过多你会有种深陷文件海的赶脚，很不愿意把文件找出来用。 第一层文件夹：项目 设置规则推荐：1位数字+4位汉字，通常4位汉字已经可以把一个项目主要核心描述清楚，便于之后辨认。 前方设置数字，是为了当文件夹一旦超过5个，总要按照使用频次、重要程度排个优先次序吧。 这种1+4格式，我已经使用了4年多啦，欢迎大家体验尝试哦。 例：0临时文件、1手绘作品、2书法作品、3、培训资料 第二层文件夹：年份 例：2016年 第三层文件夹：月份 例：5月 最后一层才是文件 三、文件名命名法 设置规则推荐： 1、数字+主题+日期，举例：005 W49春楠静思 2016年12月05日.jpg 2、日期+项目+主题，举例：20140510-印象笔记课程大合影-袁春楠.jpg 3、日期+项目+主题+姓名+版本号：2016年12月07日 企业内训 北京移动课程方案 袁春楠 V1.0.doc 其实，我们只需要做的是像贴标签一样把每个文件贴上各类关键词，你贴的越多，将来查找的时候越容易。 当然了，即使规则简单，却很少有人能坚持把每一个文件都起上对应的名字。 如果每个文件有明确的命名方式，之后在寻找的时候当然很容易几秒钟内完成搜索。 日常使用电子资料的过程中，但凡想图方便，不编辑好文件名就拖拽到桌面或某一个新建文件夹的，之后需要用再找的时候，可就费了劲了。 既然知道了后期会浪费的时间更多，不如在接触每一个新文件时把他们编好身份，放在相应的硬盘分区、一级目录、子目录中去吧。 四、从头做起 建议从进入单位工作，或者拥有一台新电脑的第一天开始，把手头接收到的各类历史数据及新数据都进行一番梳理。 完成整理文件的工作看似不会给企业带来直接效益，但能够在工作过程中大大提高员工的工作效率，减少不必要的工作疲劳。 五、每次整理5分钟 当然，如果你已经拖了很久都没有整理过文件，真的需要有点心理准备。 整理文件的工作十分耗费脑力，除了强迫症相信没什么人真的愿意去做，如果真的动起手来，请确定一定以及肯定的，在一天中精力最充沛的早上或上午时段来推动这项工作，否则很难硬着头皮完成。 如果整理文件的工作实在是难度太大，但好在还没有火烧眉毛的那么急着完成，有个实用的小方法。 就是每天只要求自己整理5分钟。 不要看不上5分钟里能做到的成果哦，一天5分钟，一年就是1800分钟，也就是30小时呢，如果连续让你整理文件3小时估计已经要出人命了，从现在开始，每天从5分钟开始尝试吧。 学员作业展示 @Nina 整理前 整理后第一层文件夹 整理后第二层文件夹 有没有做过整理，前后变化看上去还挺明显的吧。 以长远角度考虑，为了让未来的你工作更加便利，今天就行动起来，开始整理电脑文件吧。 欢迎关注公众号：春楠整理 |
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