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超实用的电脑文件整理术

2016-12-09  国瑞王

电脑里文件的乱,是大部分人内心最大的痛

如果你点了点头,请看下面这张图,如果认为自己的电脑里也是这样的,请继续读下去~

超实用的电脑文件整理术

以上这张画面,是我在曾经工作过的某公司截图下来的,当时,我被安排去整理这个电脑里的资料。

结果发现这是一件令人无比头疼的工作,文件整理工作被指派给其他人时,所有人都拖延着没有任何进展,最后才推给了我。

由于这台电脑前后有5人轮换使用过,每个人都任性的乱存资料,以至于到我手里已经变成这样支离破碎。。。不堪入目。

打开电脑,随便一个硬盘分区下任何一个文件夹,都是这样一团触目惊心的景象。

比如:文件夹、压缩文件、安装文件、快捷方式、视频、音频、word、excel、ppt等文件比比皆是,另外还有新建文本文档(1),新建文本文档(2)等等,说实话看起来非常杂乱无章到想吐。

而这只是这台电脑文件中的冰山一角。

这种画面看多了,连食欲都没了,简直有减肥的神效!

然而这样一副画面正是出现在很多人的电脑中。

每天的资料随手一拽,觉得已经算完事了,可以下班回家休闲娱乐去。

每一天你做整理是在积累,每一天搞的更乱也是在积累!

这样下去,几个月,几年之后,就会出现文件混杂很难再整理的情况。

不但看着心烦,工作效率也会被拖后腿,小伙伴们,整理要趁早呀。

我们来总结一下,混乱的电脑文件夹,往往是因为:

1、不分类:各类快捷方式、程序、图片、视频、文档、文件夹,不管三七二十揉到一起再说,管不了那么多。

2、命名无规则:文件名、文件夹一律没固定的命名规则,能给起名叫加个事件关键词就够对得起观众了,大部分文件名都是新建 文档1、2、3,起这样的名字以后怎么找文件也找不到吧

3、不删除:大量堆积的资料已经让硬盘频频亮红灯,没有空间,怎么迎接新文件进来呢

想要完成电脑文件的救赎吗?方法来了!

一、删删删

整理电脑文件第一要诀,就是精简数量。

人生第一份工作,我做了不到2年。

这个期间,居然默默储存4个G几千个文件,还天真的认为以后会经常拿出来用呢。

结果离职6年后,重新打开电脑,发现那几千的文件还躺在那里。

几年过去,这些文件我完全没有看过他们一眼,索性做了永久删除。

工作中的文件尽量不乱删除是肯定的,但我们要知道,那些真正有价值的文件并不到20%,如果超过2年以上还没有使用过,而且也不是要作为备份文件的,通常都可以删除。

我30岁开始做整理嘛。

有截图为证,早在2011年10月,我做出决定的第一天,就开展了一系列整理行动。

其中包括删除那些闲置了6年的工作备份资料,4个多G,3002个文件,还开始为即将学习的各类培训资料建立了专有文件夹呢。

这就是我整理电脑文件的开始。

超实用的电脑文件整理术

如果平时你使用PPT较多的话,用一个小技巧能大大压缩文件所占的电脑空间,同时保持文件质量。

先打开后缀是ppt的文件,只需要另存为pptx,通常可以在原有基础上缩小10%以上。

如果想把电脑中一些大号图片进行压缩的话,有三种办法。

1,单张图片需精修可以选用photoshop;

2、下载软件mini photo,通过它基本上30张照片在一秒钟左右就可以按照你想要的质量比例实现压缩,效率奇高,极其推荐;

3,将图片批量传输入微信服务号:我的印象笔记,可自动将2M图片缩小到200k左右。

接下来,再通过电脑版印象笔记软件进行照片的提取就完成了。

二、文件夹命名法

文件夹最多分3层,设置的层过多你会有种深陷文件海的赶脚,很不愿意把文件找出来用。

第一层文件夹:项目

设置规则推荐:1位数字+4位汉字,通常4位汉字已经可以把一个项目主要核心描述清楚,便于之后辨认。

前方设置数字,是为了当文件夹一旦超过5个,总要按照使用频次、重要程度排个优先次序吧。

这种1+4格式,我已经使用了4年多啦,欢迎大家体验尝试哦。

例:0临时文件、1手绘作品、2书法作品、3、培训资料

超实用的电脑文件整理术

第二层文件夹:年份

例:2016年

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第三层文件夹:月份

例:5月

超实用的电脑文件整理术

最后一层才是文件

超实用的电脑文件整理术

三、文件名命名法

设置规则推荐:

1、数字+主题+日期,举例:005 W49春楠静思 2016年12月05日.jpg

2、日期+项目+主题,举例:20140510-印象笔记课程大合影-袁春楠.jpg

3、日期+项目+主题+姓名+版本号:2016年12月07日 企业内训 北京移动课程方案 袁春楠 V1.0.doc

其实,我们只需要做的是像贴标签一样把每个文件贴上各类关键词,你贴的越多,将来查找的时候越容易。

当然了,即使规则简单,却很少有人能坚持把每一个文件都起上对应的名字。

如果每个文件有明确的命名方式,之后在寻找的时候当然很容易几秒钟内完成搜索。

日常使用电子资料的过程中,但凡想图方便,不编辑好文件名就拖拽到桌面或某一个新建文件夹的,之后需要用再找的时候,可就费了劲了。

既然知道了后期会浪费的时间更多,不如在接触每一个新文件时把他们编好身份,放在相应的硬盘分区、一级目录、子目录中去吧。

超实用的电脑文件整理术

四、从头做起

建议从进入单位工作,或者拥有一台新电脑的第一天开始,把手头接收到的各类历史数据及新数据都进行一番梳理。

完成整理文件的工作看似不会给企业带来直接效益,但能够在工作过程中大大提高员工的工作效率,减少不必要的工作疲劳。

五、每次整理5分钟

当然,如果你已经拖了很久都没有整理过文件,真的需要有点心理准备。

整理文件的工作十分耗费脑力,除了强迫症相信没什么人真的愿意去做,如果真的动起手来,请确定一定以及肯定的,在一天中精力最充沛的早上或上午时段来推动这项工作,否则很难硬着头皮完成。

如果整理文件的工作实在是难度太大,但好在还没有火烧眉毛的那么急着完成,有个实用的小方法。

就是每天只要求自己整理5分钟。

不要看不上5分钟里能做到的成果哦,一天5分钟,一年就是1800分钟,也就是30小时呢,如果连续让你整理文件3小时估计已经要出人命了,从现在开始,每天从5分钟开始尝试吧。

学员作业展示

@Nina

整理前

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整理后第一层文件夹

超实用的电脑文件整理术

整理后第二层文件夹

超实用的电脑文件整理术

有没有做过整理,前后变化看上去还挺明显的吧。

以长远角度考虑,为了让未来的你工作更加便利,今天就行动起来,开始整理电脑文件吧。

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