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对于机关和企业的办公厅（室）来说，组织会议是经常性工作。在参加人数较多的会议中，座次图的编排是一个关键环节。 传统方法排座次，是画一张空白会场图，然后按参会人员名单逐一填入。然而编排完成后，常常出现原定要来的人突然来不了，或者临时决定再增加几个人的情况。由于座次图手工编排，人员又是从中间分别向左右两边安排的，所以即便只调整一个人，也往往需要推倒重来，耗时费力，让人不胜其烦。 LOOK DOWN 一、系统原理  该方法的原理，可以概括成“位置—编号—人名”。即对参会人员和会场里的每个座位都进行编号，将相同编号的人名与座位建立一对一的对应联系，使人名能够自动填写到相同编号对应的会场座位中，也使座次图的调整转化为对数字编号的调整，运用EXCEL软件处理数字的强大功能，大大提升调整的速度和准确度。 二、主要步骤 下面，我们以虚拟《水浒传》中梁山108位好汉开大会的例子来介绍座次图的制作。 准备工作：打开一个EXCEL文件，将左下角三个选项卡分别重命名为“人员名单”“数字布局图”和“座次图”（如下图）。然后开始以下三个步骤： 第一步：在“人员名单”选项卡中，收录所有参会人员名单，按照既定规则（一般是职务高低）从前往后依次编号（见下图，此图省略部分名单），“编号”要在“A列”，“姓名”在“B列”。这里，将梁山好汉以石碣碑为依据排序。一般情况下编号为纯数字，遇有发言、领奖等特殊情况时，可将这些人单独变编号，如“发1、发2”。  请注意：如姓名为两个字，在两个字中间加一个空格，而不是两个空格（如“宋江”）。 第二步：在“数字布局图”选项卡中，画出会场座位摆放图，体现有几排、每排几人、有无过道等具体情况。之后依据一定的规则对这些座位进行编号。如，本例中，共6排，每排18个人，中间有一个过道，两边各9人。按照一般规律，第一排过道右一为1号，左一为2号，然后向左右和后排依次展开，全部编号分布在从B4到T9的长方形区域内，如图：  请注意：“数字布局图”与“人员名单”两个表中“编号”的格式要相同，内容要能一一对应，这是本系统的核心设置。 第三步：在“座次图”选项卡中，将“数字布局图”内容完全复制过来，去掉其中的编号。在原来的编号区域（B4到T9）使用VLOOKUP函数定义公式。 首先，在左上角的B4单元格内输入如下内容： = VLOOKUP(数字布局图！B4，人员名单！$A:$B，2，0) 然后，按回车键，这个单元格内会自动出现两个字——“徐 宁”。B4到T9范围内其他单元格不必另外定义函数公式，只要点击B4单元格，将鼠标悬停在这个单元格右下角，会出现一个很小的“ ”符号，按住鼠标左键不放，向右拖拽，便完成了第一排的函数公式定义，鼠标仍然不松手，再向下拖拽，便完成了所有6排的函数公式定义。 最后，进行必要的格式调整，可看到下面图中的内容，这就是我们所需要的座次图。  “必要的格式调整”包括：1.将所有单元格文字竖行排列（右键，设置单元格格式—对齐—方向—纵向）；2.将原先过道位置（K4:K9）的内容清空，表格边框变为无色，填充颜色变为无色；3.对B4到T9区域内的字体大小进行调整，如果四个字的人名，可以缩小字号以确保完全显示。 请注意：1.在定义公式时，“$A:$B”中的“$”表示绝对引用，不能不写。2.函数定义可以用函数编辑器逐个找参数（如下图），避免手工输入出错。 Lookup_value:待查找值 Table_array:被查找数据表格范围 Col_index_num:向右查找的列数 Range_lookup:查找类型，一般为0 三、系统的优越性 这种“位置—编号—人名”的办法看似绕了一个大圈，让使用传统办法的人感到很不习惯，但只要试用一次就会发现本文所介绍的方法有很多便利：
运用相同的函数原理，EXCEL还可以自动生成与座次图相配套的签到索引表、合影站位图、就餐图，批量且按顺序自动生成桌签和出席证，并且随参会人员名单的变化而自动调整。简言之，运用本文介绍的方法，只要明确了参会人员名单的人名和顺序，会议所需多数表、证、卡都可以自动生成和自动调整，让会务准备工作变得从容。 （来源：“帅帅职场屋”微信公众号） |
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