出纳工作中常见的差错及防范10

第五章 出纳工作其他技能

第一节 出纳工作中常见的差错及防范

一、出纳工作中常见的差错

(一)现金收款中造成差错的原因

1.一笔款未收完，又接着收第二笔，搞乱缴款者的款项。

2.收款清点完毕，对券别加总数时不认真复核，发生加错金额、看错券别看错大数、点错尾数等差错。

3.把自己的款与他人的款混淆在一起，误作长款退给了他人。

4.初点不符，复点相符，不再进行第三次核实，实际有误，就作无误收下。

5.缴款者交来的现金零乱，只凭出纳人员初次清查计算的数目为准。

6.忘记将应找补的现金还给缴款者。

7.清点10张或20张的折叠钞票时，只点平版的9张或19张，忽视了折起来的那张。

8.手工清点现金时贪快，有夹杂其中的不同面额的票币未能发现。

9.用机器点完一把钞票，拿起来捆扎时，没有看清接钞台上是否仍留有人民币，或人民币被卷入输送带未发现，以致产生一把多、一把少的现象。

(二)现金付款中造成差错的原因

1.备用金的放置不定位，配款时取错券别，既不细看，又不复核，随手付出，或者凭证连同款项一起交给收款人。

2.小沓折叠钞票，每沓不固定，有时10张一沓，有时20张一沓，付出时不复点。

3.未看清凭证上所列的付款金额数，粗心大意，随手付出。

4.贪图方便，付款时不用算盘加计券别，单靠心算，以致出错。

(三)出纳工作中常见的记账错误

出纳工作中，经常遇到的差错种类很多，其主要表现在:记账凭证汇总表不平;总分类账不平;各明细分类账的余额之和不等于总分类账有关账户的余额;银行存款账户调整后的余额与银行对账单不符等。在实际工作中，常见的记录错误主要有以下三种:

1.会计原理、原则运用错误

这种错误的出现是指在会计凭证的填制、会计科目的设置、会计核算形式的选用、会计处理程序的设计等会计核算的各个环节出现不符合会计原理、原则、准则规定的错误。例如，对规定的会计科目不设置，对不应设置的却乱设置，导致资产、负债、所有者权益不真实;对现行财务制度规定的开支范围、执行标准不严等。

2.记账错误

主要表现为漏记、重记、错记三种。错记又表现为错记了会计科目、错记了记账方向、错用了记账墨水(蓝黑墨水误用红墨水，或红墨水误用蓝黑墨水)、错记了金额等。

3.计算错误

主要表现为运用计算公式错误、选择计算方法错误、选定计量单位错误等等。

【例题?多选题】

出纳工作中常见的记账错误( )。

A.会计原理运用错误

B.会计原则运用错误

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C.计算错误

D.记账错误

【答案】ABCD

【例题?单选题】

出纳员在登记现金日记账账时，有一笔业务记账凭证上现金借方金额是3000元，但反映在账本上是8000元，这是属于( )错误。

A.会计原理运用错误

B.会计原则运用错误

C.计算错误

D.记账错误

【答案】D

二、出纳工作中差错的防范措施

为了避免出纳员在工作中出现差错，可采取以下几种防范措施:

第一，严格执行钱账分管制度，出纳人员不得进行会计记录，非现金出纳人员一律不得经手现金。建立健全现金收支和票证管理制度，现金收取使用统一规定的收款凭证，并及时全额入账，严禁收入不入账或截留收入，私设“小金库”;现金开支要由分管财务的领导审批，严禁坐支、挪用、公款私存;库存现金不得超过规定限额;加强票证管理，严禁出卖账户、出借支票和擅自签发空白转账支票。

第二，出纳人员填写支票要认真，做到字迹清晰，书写规范，大写前不留空，小写前注明人民币符号“?”，避免给坏人以可乘之机;编制记账凭证，要按原始单据的自然张数填写附件张数，并用胶水粘牢，以防脱落和避免原始单据被别有用心的人抽掉销毁、嫁祸于人;领款、借款要严格履行手续，领款必须有领款人签字盖章，借款必须由借款人立据、签字盖章并经分管财务领导审批。

第三，由于出纳工作是一项繁忙而又细致的工作，出纳人员要真正做好这一工作，必须做到“三勤、三心”。“三勤”就是:业务生疏要勤问，重要业务工作勤向领导汇报;经办业务要手勤，做到填单认真、点钞准确、记账及时、手续清楚，尤其对每一笔收付业务，要按照时间先后逐笔记好现金日记账和银行存款日记账，并及时盘点现金，做到日清月结，账款相符;联系银行要腿勤，每天超过规定限额的结存现金要及时送存银行，经常与银行核对存款账目，一旦发现错账，应及时弄清情况，迅速更正。“三心”就是:学习业务要虚心，不懂的问题要虚心请教，不要不懂装懂;办理业务要细心，每一笔收付业务都要亲自过手、过目，辨别真伪，严格把关，避免粗心大意造成差错;日常工作要有责任心，任何时候都要保持高度警惕，谨慎从事，尤其对现金、凭证、支票、存折、印鉴等要妥善保管，防止遗失、被盗、被骗而酿成大祸。

第四，出纳人员要主动接受会计人员的监督，主动为现金盘存提供条件，对账时主动为会计人员报出现金库存数，只有这样，才能检查出账款是否真正相符以及避免不必要的失误。另外，各单位要加强审计监督，平时对财务收支要进行定期或不定期的检查、审计，年终进行全面清理审计，对检查、审计中发现的问题，要区别情况，及时处理。

第五，由于出纳人员经常与金钱打交道，因此，出纳人员一定要做到廉洁正直，手脚干净，一尘不染，绝不能心存一丝一毫的侥幸心理，绝不能动用和侵占单位的一分一厘，否则，一失足成千古恨，钱迷心窍只会自毁人生!

【例题?多选题】

出纳工作包括( )。

A.现金的收付及保管

B.银行存款的收付及管理

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C.财务印章的保管

D.有关单据的整理和保管

E.有价证券的整理和保管

【答案】ABCDE

第二节 出纳其他工作

引 言

我们已经清楚现金及银行存款的收付业务处理程序和清查、管理。那么什么是有价证券呢,我们出纳

员所负责整理和保管的票据又有哪些,应如何去进行管理,我们一齐来通过学习寻找我们的答案吧。

一、票据的管理

(一)银行票据

票据是由出票人签发的、约定自己或者委托付款人在见票时或指定的日期向收款人或持票人无条件支付一定金额的有价证券。有价证券就是指设定并证明持券人有权取得一定财产权的书面凭证。在我国，票据包括汇票、本票和支票，其中汇票又包括银行汇票和商业汇票，商业汇票根据承兑人的不同，又可分为商业承兑汇票和银行承兑汇票。从总体上讲，票据在经济生活中的作用是代替货币进行结算和融通资金，方便贸易，促进经济发展。具体来讲，票据具有以下功能:支付功能、汇兑功能、信用功能、债务抵消功能和融资功能。所以对票据的管理与保管，是出纳员的一项重要工作。具体来说，我们应该对空白支票、收到的支票、转让的支票、报废的支票、商业汇票进行管理。当然在这个管理的过程中，也少不了对单位印鉴的管理。

1、空白支票的保管(签发空白支票是指盖好印章的支票)

在银行存款的额度内，开户单位均可向开户银行领购支票，企业一般都保留一定数量的空白支票以备使用。支票是一种支付凭证，一旦填写了有关内容，并加盖在银行留有印样的图章后，即可成为直接从银行提取现金或其他单位进行结算的凭证。所以，在空头支票使用上必须加强管理，同时要采取必要措施，妥善保管，以免发生非法使用和盗用、遗失等情况，给国家和单位造成不必要的经济损失。

存有空白支票的企业，必须明确指定专人妥善保管。要贯彻票、印分管的原则，空白支票和印章不得由一人负责保管。这样，可以明确责任，形成制约机制，防止舞弊行为。

有关部门和人员领用支票一般必须填制专门的“支票领用单”，说明领用支票的用途、日期、金额，由经办人员签章，经有关领导批准。

支票由指定的出纳员专人签发。出纳员根据经领导批准的“支票领用单”按照规定要求签发支票，并在支票签发登记簿上加以登记。

2、收到支票、转让支票、报废支票的管理

从资金的安全角度出发，单位对票据的管理，不能只重视空白凭证的保管与管理，也应重视对从外单位收受的票据的管理与保管。建立支票收款登记簿、支票转让登记簿、支票作废登记簿。

3、商业汇票的管理

为加强商业汇票的管理，对于使用商业汇票计算方式款项业务比较多的企业，应建立“应付票据登记簿”和“应收票据登记簿”，以对每一笔应付票据和应收票据业务进行详细登记，以便到期及时结清货款和到期及时收回货款。

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4、单位印鉴的保管

支票印鉴章一般应由会计主管人员或指定专人保管，支票和印鉴必须由两人分别保管。负责保管的人员不得将印章随意存放或带出工作单位。各种印章应与现金保管相同，不得随意放入抽屉内保管，以免丢失或让别有用心的人盗用，给国家、单位、个人造成经济损失。

【例题?多选题】

在我国，银行票据包括( )。

A.商业汇票

B.银行汇票

C.支票

D.银行本票

【答案】ABCD

【例题?多选题】

票据的功能( )。

A.支付功能

B.汇兑功能

C.融资功能

D.债务抵消功能

【答案】ABCD

【例题?判断题】

出纳员要对空白的支票要加强管理，对于作废的支票可以将其撕掉。( )

【答案】错误

【解析】也应加强对作废的支票进行管理，作废的支票是不可以撕毁的，是必须要在下次购票时将作废的支票交给开户行。

(二)发票的管理

发票是指在购销商品、提供劳务或者接受服务以及从事其他经营活动中，开具、收取 的收付款的书面证明，是确定经营收支行为发生的法定凭证，是会计核算的原始依据，也是税务稽查的重要依据。它具有真实性、统一性、时效性等特征。

1、发票的保管规定

开具发票的单位和个人要建立发票的存放和保管制度，设置发票登记簿，并定期向税务机关报告发票使用情况。发票的存放和保管应当按照税务机关的规定办理，不得擅自丢失和损毁。

如果丢失发票，应当在当天书面报告主管税务机关。特别要注意，如已经开给客户的发票，因对方工作交接出错，导致发票遗失，丢失发票的情况一律不得重新开票，否则就要重新缴税，同时税务机关可以以“未按规定开具发票”方面的相关规定，对企业处以1万元以下的税务罚款(如果是增值税专用发票，处罚更严重)。

已开具的发票存根联和发票登记簿应当保存5年，保存期满报经税务机关查验后销毁。禁止任何单位和个人倒买倒卖发票、发票的监制章和发票的防伪专用品;未经批准不得跨规定使用区域携带、邮寄、运输空白发票;禁止携带、邮寄、运输空白发票入境。

2、发票的缴销

凡有下列情形之一的，应及时缴销或收缴其发票:

(1)用票单位或个人超过规定的使用期限而未用的发票。由发票管理部门将其发票剪口作废，并填写《发票缴销登记表》。

(2)用票单位或个人发生合并、联营、分设、迁移、废业时，其已领购的未使用的发票。由用票单位和个人提出申请，按税务登记程序处理后，再由发票管理部门将其发票剪口

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作废，并填写《发票缴销登记表》，收回《发票领购簿》。

(3)用票单位或个人因某种原因暂时停业或歇业的。按停复业登记程序处理。

(4)用票单位或个人有严重违反税务管理和发票管理行为的。按规定程序进行处理后，将收缴或暂收的发票交由发票管理部门进行处理，并填写收缴或暂收缴发票登记表。

发票缴销、收缴应履行的程序:

(1)发生上述第一种情况的，由发票管理部门将其发票剪口作废，并填写《发票缴销登记表》。

(2)发生上述第二种情况的，由用票单位和个人提出申请，按税务登记程序处理后，再由发票管理部门将其发票剪口作废，并填写《发票缴销登记表》，收回《发票领购簿》。

(3)发生上述第三种情况的，按停复业登记程序处理。

(4)发生上述第四种情况的，按规定程序进行处理后，将收缴或暂收的发票交由发票管理部门进行处理，并填写收缴或暂收缴发票登记表。

凡有下列情形的，应及时销毁发票:

(1)用票单位和个人已使用的保存期满的发票存根。

(2)税务机关在税务稽查中发现的非法印制的发票和假发票。

(3)税务机关内部因发票换版而作废或其他原因而损坏的发票。

(三)收据的保管

空白收据也就是未填制的收据。空白收据已经填制并盖章，即可作为办理结算的书面依据。因此，空白收据的保管如同发票保管一样，也是出纳保管职责的一项重要内容，出纳员应按规定保管和使用空白收据。领用空白收据时需填写“空白收据领用单”，并经有关领导签字，会计人员根据经签字的“空白收据领用单”发放空白收据并登记在“空白收据登记簿”。

出纳员在使用收据时还应注意以下几点:

(1)不得将收据带出本单位使用。

(2)不得转借、赠送和买卖收据。

(3)不得弄虚作假开具与票面金额不符的收据。

(4)作废的收据应一式三联加盖“作废”专用章后保存，各联要连同存根联完整无缺，不得撕毁、丢失。

(5)再次领用收据时，须将已用完的收据存根交还保管人员核销，留待以后备查。

【例题?单选题】

已开具的发票存根联和发票登记簿应当保存( )年。

A.10

B.20

C.15

D.5

【答案】D

【例题?多选题】

下列发票需要进行缴销的有( )。

A.用票单位或个人超过规定的使用期限而未用的发票。

B.用票单位或个人因某种原因暂时停业或歇业的。

C.用票单位或个人有严重违反税务管理和发票管理行为的。

D.单位里所有未用的支票在每年每年末都应进行缴销

【答案】ABC

【例题?判断题】

因为收据不用到税局购买，所以可以随便使用，开错了撕毁也是可以的。( )

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