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合同评审控制程序

2016-12-27  海斌馆

1.目的

      对公司承接的每份销售合同或订单及签订的每份采购合同在签订前进行评审,以保证各项要求都有明确规定并形成文件,确保合同的履行。

2.范围

      本公司的产品销售合同或订单和采购合同。

3.定义

3.1正常合同(标准产品合同):指其要求符合现行国家标准、行业标准、企业标准,品种、规格是本公司可以正常生产的,价格能为本公司接受,交货期能够得到满足的合同,验收标准能满足用户正常要求的订货合同。

3.2特殊合同(非标准产品合同):指新产品、出口产品的首次合同及产品质量、技术指标、工艺指标、验收标准有特殊要求,批量大,非正常生产的订货合同。

3.3采购合同:是指本公司采购零产品零部件和其他成品时签订进项合同。

4.职责

4.1计划职能部门为销售合同、采购合同评审的归口管理单位,市场管理部承担合同事宜的联络渠道和接口,并负责签订和实施合同;物资流通部承担外包合同和采购合同的签定和实施。

4.2市场管理部接触顾客时,按照顾客的采购资料,充分了解顾客各方面的要求,并积极介绍本公司各种产品的标准、性能、价格,帮助顾客选择适用产品,一旦顾客有签订合同的意向时,双方草签合同意向书,把顾客的要求详细记录在合同内。

4.3物资流通部据《生产经营计划》按照采购工作标准、产品图纸或技术要求签订采购合同。

5.工作程序

5.1物资流通部采购员草签合同后及时填写《采购合同评审表》,由物资流通部主任审核该确认合同是否符合工作标准格式无误,并可采取分别获会议的形式,由财务、技术、和采购材料或设备的使用部门确认够执行以后报分管经理审核,分管经理审核批准,报总裁批准后,物资流通部方可签订合同。否则,退回物资流通部重新签订。

5.2市场管理部签订合同后交计划职能部门,由分管副总组织市场管理部、技术中心、计划职能部门、物资流通部、生产制造部、品质管理部、工程技术部、财务部负责人评审,符合公司要求,填写《合同评审表》并签署意见,报总裁批准后,市场管理部方可签订合同。否则,退回市场管理部重新签订。

5.3评审内容

5.3.1顾客对产品的技术要求、质量保证要求、交付要求、数量、包装要求及其它要求是否已规定的明确、完善,双方是否已充分理解和达成共识。

5.3.2计划职能部门、市场管理部通过《产能表》《采购周期表》《产品说明书》,了解本公司的生产水平、技术水平等各种资源和质保能力是否能满足顾客的全部要求。

5.3.3明确实施合同的协调措施和联络渠道。

5.3.4采购合同评审内容主要为合同的合法、完整及明确性、采购的目的、合同价格、技术标准。

5.4市场管理部收到顾客订单或草签合同后,一般在2个工作日内交计划职能部门进行评审,正常评审不超过2个工作日完成,特殊情况不得超过一周。评审后正式签订合同。

5.5电话或口头订货,由市场管理部详细记录顾客的要求,及时填写《订货记录表》并区分正常合同或特殊合同,用电话或电报、传真、写信、派人等方式通知顾客并得到顾客确认。

5.6合同正式签订后,市场管理部和物资流通部将合同或订单及时传送到有关职能部门。

5.7对需要提供样品的顾客由市场管理部根据顾客提出的要求提报《样品制作申请单》经总裁签批后,交技术中心实施,并制定需采购物料清单,物资流通部采购,由生产制造部制作,品质管理部进行检验后,交市场管理部。如果是现有产品市场管理部填写《样品申请单》,经总裁批准后,到物资流通部领料。

5.8因公司其它因素不能完成合同要求或顾客提出修改合同时,由修改发起人向公司提交反馈意见,经顾客确认或业务代表确认后,由原批准人审批后,下发至公司有关职能部门。

6.合同评审记录由计划职能部门保管,合同或订单等相关的各种资料,由市场管理部、物资流通部按《质量记录控制程序》有关规定存档保存,合同格式可采用公司《购销合同》或客户现成格式。

7.相关文件

《质量记录控制程序》

8.相关记录

8.1《合同评审表》

8.2《购销合同》

8.3《订货记录表》

8.4《样品技术要求记录表》

8.5《样品申请单》

8.6《工矿产品购销合同》

8.7采购合同评审表》

9.修改记录

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