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Get办公技能丨实现将纸质文档转换成word文档

 天道酬勤YXJ1 2017-01-01

在日常办公工作中,你是不是有遇到过“电子档文件不见,只留有一沓纸质文稿,而领导又急着要电子档”的尴尬,或者是想偷懒不想打字!此时你是不是特别希望有这样一个东西可以把纸上的文字立马变成word文档。

今天我就教大家用两种方法实现这样的功能,要实现将纸质文字转换成电子版,你需要有这两种设备:一台能上网的电脑(用来下载软件)和一台扫描仪(一般打印机都有扫描功能)。

步骤一:将纸质文件扫描成图片如果会使用扫描仪的请忽略此步骤)。

1、在电脑里双击“我的电脑”,在我的电脑里点扫描仪图标(一体机安装好驱动以后就有这个图标了,一般在连着打印机的电脑上有)

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扫描仪图标

2、 在弹出的对话框中选择“扫描仪和照像机向导”,然后点击“确定”。

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3、点击“下一步”,选择图片类型“彩色照片”,纸张来源“平板”,再点击“下一步”。

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点击下一步

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点击下一步

4、输入文件名,文件格式,保存位置,如我输入文件名“557”,文件格式“JPG”,保存位置“桌面”,点击“下一步”。

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点击下一步

5、扫描完,选择“什么都不做,我处理完这些照片”,点击“下一步”,点击“完成”。

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点击下一步

点击完成,这样扫描的文件就生成了,可以点击你刚才保存的位置查看图片,这样步骤一就完成了。


步骤二:将扫描的图片转换成word文档。

第一种方法:wps中将图片转为文字的方法(注意wps现在只支持免费1~2张图片的转换,如果很多则需要付费哦!)

1、启动打开wps软件,在插入图片里边就自带有一个转化文字的功能,如图所示,可以之间点击选择我们要转化的图片进行操作。

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2、如果没有这个按钮,可以在工具栏--特色功能栏目进行选择,如图所示。

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3、在弹出来的选择对话框中选择一种我们的格式和图片。

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4、如图所示,进入转化页面,点击箭头指向的地方进行识别输出。

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5、在输出的文本当中可能存在错误,可以点击进行对照修改然后再保存就可以了。

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方法二、使用汉王ORC软件将扫描的图片转换成word文档。(软件完全免费)

1、先下载此软件【汉王PDF OCR 8.1.03】并安装好。双击桌面快捷方式即可看到以下图片。

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2、点击'打开图像'按钮图标,导入准备识别的图片:。

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3、导入后,字左侧列表会显示图片,可以导入多张图片,选中后,右侧下半部分窗体会显示本章图片的内容。然后直接用鼠标拖拽,选中准备识别的部分。

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4、选中准备识别的部分后,点击'开始识别'按钮,准备识别。

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5、选择“开始识别”后的状态如下。

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6、点击识别后,内容已经识别出来了,但根据图片材料的质量,识别出来的内容可能会有些错误,可以参考对照栏的内容将识别后的内容进行微调,修改。

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7、修改好后,将文本内容导出。

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总结一下这两种方法,方法一使用wps虽然便捷但是量多要收费,如果只是一两张文件可以考虑使用,方法二软件免费且支持多张纸质文件扫描录入,推荐使用。

网上有很多类似的软件,要不需要收费,就是识别效果差,经试验后还是觉得软件二比较给力。希望此文可以帮助到平时在办公工作中的人。

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