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你真的会做事吗?这篇文章告诉你如何区分事情的轻重缓急

2017-01-13  太平盛世...

在职场中,你是不是有这样的感觉,每天上班都会有很多的事要做,但是杂乱无章,不知道从哪里下手。别人准时下班,但是自己还要加班来处理手头上的事情。每天回到家很累,又觉得好像没做什么事情一天就过去了。这样的结果就是,你有更多的事情忙,身心越来越疲惫,甚至开始怀疑这份工作是否还有坚持下去的必要。

有一句话说得好:让我们觉得累的不是因为工作本身,而是因为我们的工作方法。

针对这样的情况,美国的史蒂芬.R.科维提出了“四象限时间管理”原则,他按照事情的轻重缓急,把要做事情分为:重要且紧急,重要而不紧急,紧急而不重要,既不重要也不紧急。

如图所示:

你真的会做事吗?这篇文章告诉你如何区分事情的轻重缓急

按照这个原则,我们也可以把我们日常要做的事情套进这个象限里,把我们每天要做的事情区分开来。按处理顺序来说,我们都是要先处理重要且紧急,比如说客户投诉、危机处理、即将到期限的事情等。然后是重要而不紧急的事情,接着是不重要但紧急,最后才是不重要也不紧急的事情。

下面我们详细讲解一下这几个原则以及处理方法。

第一象限:重要而紧急。这类事情具有时间紧迫性和影响的重大性,没办法回避更不可能拖延。促使我们不得不抽出时间和精力全力以赴优先处理这类事情。比如说接待到访的客户,或者客户的投诉,或者还信用卡。这个象限的事情通常是由第二象限的事情转化而成,没有处理好或者拖延完成第二象限的事情,导致成为重要而紧急的事情,或者把其他几个象限的事情当成第一象限的事情来做。最终变成瞎忙,不仅没完成该做的事挨领导批评,同事抱怨。而且自己身体疲惫,得不偿失。这不得不引起我们的注意。

思考:我真的有那么多重要而且紧急的事情需要处理的吗?

处理方法:立刻去做,马上行动。

第二象限:重要而不紧急。这个象限的事情,主要就是为了以后的发展必须要做的事情,比如说长期的规划、参加培训学习、维护客户关系。诸如以上现在如果不做,但今后势必会造成影响,会造成第一象限的范围扩大,事情越来越多,手忙脚乱。所以我们要重视这个类型的事情。做到未雨绸缪,防范未然。

思考:我应该怎么避免更多第二象限的事情落入第一象限范围?

处理方法:有计划,有条理的,重点的做。

第三象限:紧急而不重要。这类事情通常都是事发突然,但是又无关紧要的,不需要你本人出马,其他人也可以完成。比如说临时到来的不速之客,或是临时接到电话之类的,只要是不需要你本人处理的事情,尽管放心授权给别人做,前提是你所授权的人必须是能够完成这个事情的人,否则所授非人,你又回过头再来处理这个象限的事情反而更耽误时间。

思考:如何尽量减少紧急而不重要的事情?

处理方法:授权给别人做,然后督导完成就行了。做你该做的事,如果不属于你的范围,你就坚决的说“不”。

第四象限:不重要且不紧急。比如说在工作中逛淘宝、聊天、整理一些资料、处理一些不是很重要的资料之类的。

别占用工作时间做和工作不相关的事情,毕竟你是来实现价值的,不是来混日子的。

思考:我有必要在工作中做这些事情吗?

处理方法:这个象限的事情可做可不做,暂时不做,取消或者延期处理。

上面介绍了四象限时间管理法,相信大家已经有所了解,但是毕竟人的精力都是有限的,事情那么多,我们应该怎么分散精力去完成呢?

根据“二八法则”的原理,我们对于事情的处理就应该有所侧重。

对于第一象限的事情来说,我们应该花20%-25%的精力去处理。

第二象限的事情,我们应该花65%-80%的时间去处理,因为这是一个必须长期坚持的事情,所以花费的时间比较多。

对于紧急而不重要的事情而言,我们要做的就是授权给别人,然后我们要结果,所以花费的时间和精力相对来说要少一点,大概占到15%即可。

对于既不重要又不紧急的事情来说,我们所占用的时间就少的很,可做可不做的。

既然懂得了事情的轻重缓急,那我们在处理事情的时候就知道那些是应该全力以赴,哪些事适可而止,哪些是做都不要做。提高工作效率,走出瞎忙,白忙的怪圈中。

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