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工具|WBS任务分解法

 昵称29460191 2017-01-15


一、什么是WBS任务分解法


WBS任务分解法源于项目管理.在规范的大型项目中得到充分的运用。它是在项目的实施过程中,对项目逐级分解的一种层次化结构编码,它能将工程项目工作内容逐级分解成较小的、较易控制的管理单元或工作包。我们可以将其基本原理运用于企业的日常管理工作中,以提高我们对任务的分解能力。进而提升执行力。

1、WBS具有4个主要用途

WBS是一个描述思路的规划和设计工具。它帮助项目负责人及其团队确定和有效地管理项目工作。

WBS是一个结构设计工具。它清晰地标识出各T作之间的相互联系。

WBS是一个计划工具。它展现项目全貌,详细说明为完成项目所必须完成的各项 作。

WBS是一个报告工具。通过定义里程碑事件,它可以清晰地向高级管理层和客户报告项目完成情况。

2、WBS分解原则

横向到边即百分百原则指WBS分解不能出现漏项,也不能包含不在项目范围之内的任何产品或活动;

纵向到底指WBS分解要足够细,以满足任务分配、检测及控制的目的。

3、WBS分解方法

至上而下与至下而上的充分沟通;

一对一个别交流;

小组讨论。

4、WBS分解标准

分解后的活动结构清晰;

逻辑上形成一个大的活动;

集成了所有的关键因素;

包含临时的里程碑和监控点;

所有活动全部定义清楚。

二、WBS的创建方法


创建WBS是指将复杂的项目分解为一系列明确定义的项目工作并作为随后计划活动的指导文档。

WBS的创建方法主要有以下两种:

1、类比方法。参考类似项目的WBS创建新项目的WBS。

2、自上而下的方法。从项目的目标开始,逐级分解项目工作,直到参与者满意地认为项目工作已经充分地得到定义。该方法由于可以将项目工作定义在适当的细节水平,对于项目工期、成本和资源需求的估计可以比较准确。

创建WBS时需要满足以下几点基本要求:

1、某项任务应该在WBS中的一个地方且只应该在WBS中的一个地方出现。

2、WBS中某项任务的内容是其下所有WBS项的总和。

3、一个WBS项只能由一个人负责,即使许多人都可能在其上工作,也只能由一个人负责,其他人只能是参与者。

4、WBS必须与实际工作中的执行方式一致。

5、应让项目团队成员积极参与创建WBS,以确保WBS的一致性。

6、每个WBS项都必须文档化,以确保准确理解已包括和未包括的工作范围。

7、WBS必须在根据范围说明书正常地维护项目工作内容的同时,也能适应无法避免的变更。

8、WBS的工作包的定义不超过40小时,建议在4-8小时。

9、WBS的层次不超过10层,建议在4-6层。

项目组内创建WBS的过程

项目组内创建WBS的过程非常重要,因为在项目分解过程中,项目经理、项目成员和所有参与项目的部门主任都必须考虑该项目的所有方面。

  1、项目组内创建WBS的过程是:

  2、得到范围说明书(ScopeStatement)或工作说明书(StatementofWok,承包子项目时)。

  3、召集有关人员,集体讨论所有主要项目工作,确定项目工作分解的方式。

  4、分解项目工作。如果有现成的模板,应该尽量利用。

  5、画出WBS的层次结构图。WBS较高层次上的一些工作可以定义为子项目或子生命周期阶段。

  6、将主要项目可交付成果细分为更小的、易于管理的组分或工作包。工作包必须详细到可以对该工作包进行估算(成本和历时)、安排进度、做出预 算、分配负责人员或组织单位。

  7、验证上述分解的正确性。如果发现较低层次的项没有必要,则修改组成成分。

  8、建立一个编号系统。

  9、随着其他计划活动的进行,不断地对WBS更新或修正,直到覆盖所有工作。

三、WBS的检验标准


检验WBS是否定义完全、项目的所有任务是否都被完全分解主要依据以下标准:

  1、每个任务的状态和完成情况是可以量化的。

  2、明确定义了每个任务的开始和结束。

  3、每个任务都有一个可交付成果。

  4、工期易于估算且在可接受期限内。

  5、容易估算成本。

  6、各项任务是独立的。

四、WBS的常用方法和注意要点


在企业的日常管理中,WBS的细化分解,要求每个任务原则上分解到不能细分为止,最基本的任务活动可直接分派到个人去完成,并给出完成的时间限制。

WBS任务分解法沿着“目标一任务一工作一活动”的基本路径.从目标到任务,到每一件工作,直至每一项活动,逐级分解项目工作,参与者满意地认为项目工作已经充分得到了定义。同时,在工作分解的过程中,通过类比。充分利用和参考已有数据。更加准确的估计项目期限、成本和资源需求。

1、WBS任务分解的常用方法有以下两种:

(1)按交付成果分解(产品导向型WBS任务分解)。

按照需要交付的成果进行分析并加以分解。就如同一个产品可以分解到部件,再往下分解到零件。该方法关注最终产品。便于检查衡量,有助于分包,有利于对产品较好的观察。不足之处是用于管理类工作时往往不易理解而且较为静态。

(2)按项目活动分解(活动导向型WBS任务分解)。

按照达成目标任务所需采取的系列活动进行分解。其过程易读易懂.逻辑性好,容易进行活动的识别和定义。不足之处是必须加强跟踪,有可能仅仅注重如何完成工作,而导致忽视任务的宏观整体性。在实践中也常常将两种方法综合使用。

2、在分解的过程中我们需要关注以下几点:

(1)完整性。每一层的工作包之和为所需完成的任务整体,要做到工作安排没有遗漏。

(2)合理分解。不能分解过细或者过粗,分解过细则增加工作量,并容易丢失工作重点,过粗将难以控制。

(3)不重复。某项任务只能在WBS分解过程中出现一次。

(4)责任到人。每个WBS任务分解节点只能由一个主责任人来负责,有利于责任的落实。提高T作效率。

(5)注重沟通。在创建WBS任务分解时征求项目参与人的意见,使其具有可行性。

(6)把握时间跨度。最小任务的执行时间跨度不超过80工作小时或2周。

(7)明确任务进度或里程碑。每项最小任务都要确立“里程碑”,即明确表述所能提交的工作成果。以强化对计划节点的控制。



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