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浅谈暂估管理困扰及ERP解决方案

2017-01-15  健智   |  转藏
   

一、暂估管理简介

(一)暂估概述。《企业会计制度》对于暂估业务的规定如下:购入存货,月底时,若发票未到,应分别存货科目,抄列清单,暂估入账,借记“库存商品”、“包装物”、“低值易耗品”等科目,贷记“应付账款一暂估应付账款”科目,下月用红字做同样的记录,予以冲回。简单理解暂估就是对采购发票未到的采购收货进行估价入库存账和应付账款暂估账。从以上的规定不难看出,《企业会计制度》中对暂估入账规定比较笼统,实际在企业财务做账务处理时有很多方式,常用的处理暂估的处理方式有三种:月初回冲,票到回冲和票到补差。

(二)专业名词介绍。ERP:企业资源计划系统,是指建立在信息技术基础上,以系统化的管理思想,为企业决策层及员工提供决策运行手段的管理平台。月初回冲:上月末做的暂估入库,不管下月采购发票是否到都进行红字冲掉。票到回冲:只有当暂估入库对应的采购发票到时,才进行红字冲掉之前的暂估入库。票到补差:不直接回冲对应的暂估入库,而是根据收到的采购发票金额对比之前的暂估金额,进行多冲少补。

二、暂估手工管理困扰

(一)单独设置应付账款一暂估入账户还是直接暂估到供应商。《企业会计制度》的规定是单独设置应付账款一暂估入账户,该方法应用广泛,其优点是便于查询核发票未到的入库材料的情况,缺点是因为其不含增值税,所以导致账务中不能全面准确反映应付每个供应商的款项,不利于应付账款的管理,有可能出现多付款或不能及时付款的情况。

实务中,很多财务人员认为:暂估入账户无论怎样设置,都是个过渡性账户,若暂估入账情况方式频率比较低,无论怎样设置影响不大。但若暂估入账频率很高,而且供应商很多,应直接暂估到相应的应付账款供应商,这样才能解决上述单独设置应付账款一暂估入账户的问题。最好是应付账款明细下设置三级明细,即对每家供应商核算应付账款(票到)和暂估应付账款(票未到),以利于对账。但此法也有缺点,不能对暂估原材料直接查询。

(二)如何保证发票到达时,能够将发票和暂估入库对应。暂估入账最容易产生的问题就是暂估容易冲销难,因为发票到达后找不到原来对应估入的是哪一笔,特别是供应商很多或很长时间才来发票的情况更容易产生这个问题。

现有一般财务人员的处理方式是采用月底暂估,月初冲回,保持账务的连续性以免因发票长时间未到而难以查询。但是其实从整个企业管理的角度来看,由此引发的问题是相关仓库或采购部门需每月将从企业经营以来所有货到票未到的数据全部整理一遍,其中有很多数据每月都要重复性的整理,财务人员工作量减少的同时业务部门的工作量加大了。

另外一种方式是财务人员建立暂估和冲销明细表,对每笔新发生的暂估入账及发票到达冲销后都要在此表上及时登记吗,同时将存货明细账与仓库的明细账不定期的核对,以减少差错的发生及尽早发现差错。

所以企业手工管理暂估不仅工作量比较大而且出错的概率比较高。

(三)抓大放小,导致账实不符及相关审计问题。许多企业中会将材料进行分类,可能分为主料辅料或直接间接原材料等,对于企业管理中成本比较高的货易于管理物料暂估管理进行严格的登记和冲销,对于其他的物料相关业务不重点管理,只管理好实务不直接向财务提供金额数据,财务每月底根据经验值暂估入账,次月初回冲处理。这种管理方法在手工管理时是比较常见的,基本上都会导致两个问题,一是日积月累长期以往导致财务数据和实际偏离越来越大,二是面临审计时企业提供不出暂估明细数据。

三、ERP中的暂估解决方案及管理效益

如今ERP系统中已经将供应链系统和财务系统紧密集成,很好的解决了手工管理暂估的常见困扰。系统中将采购管理中的采购收货入库单和采购退货单等采购业务的库存单据与财务管理中应付采购发票单据紧密衔接起来,对于采购库存单据直接做暂估入库凭证处理,另外根据暂估管理的三种账务处理方式,系统中有相应的参数设置“暂估处理方式”,财务系统中根据采购发票到达登记的应付单据在产生会计凭证时,系统会自动根据不同的参数设置,产生相应的匹配关系对应的回冲凭证, 同时系统中还提供相应的暂估报表供财务和业务部门进行核对。

(一)结合实际业务案例介绍ERP系统中三种不同的暂估处理方式。9月15日:某公司采购部收到供应商甲送到的原材料电缆A共100米,含税单价1.17元/米,合计金额¨7元,税率17%;9月30日:仍未收到供应商甲提供的发票,财务部针对该笔业务需进行暂估;l0月19日:收到供应商甲开具的采购发票,但因原料价格波动导致最终协商后的发票上单价调整为2.34元/米,合计金额234元。

方式一:月初回冲

针对9月15号的收货单,系统产生两张会计凭证,~张是收货单暂估入库凭证:

借:原材料100

贷:应付账款一暂估100

另外一张是10月1号暂估回冲的会计凭证:

借:应付账款一暂估100

贷:原材料100

10月19号的发票对应会计凭证:

借:原材料200

应交增值税一进项税34

贷:应付账款:234

方式二:票到回冲

针对9月15号的收货单,系统产生会计凭证:

借:原材料100

贷:应付账款一暂估100

10月19号的发票,除了产生自身的会计凭证:

借:原材料200

应交增值税一进项税34

贷:应付账款:234

同时系统自动将其对应的收货单的暂估进行回冲产生凭证:

借:应付账款一暂估100

贷:原材料100

方式三:票到补差

针对9月15号的收货单,系统产生会计凭证:

借:原材料100

贷:应付账款一暂估100

10月19号的发票,将暂估回冲和自身业务综合产生会计凭证:

借:原材料100

应付账款一暂估100

应交增值税一进项税34

贷:应付账款:234

(二)ERP系统中的暂估相关报表基与ERP系统中供应链

系统和财务系统集成的基础上,ERP系统在采购管理系统中提供了相关的采购暂估报表,主要有采购暂估明细表和采购暂估统计表。利用这些报表财务部门和业务部门可以有效地进行账务核对,确保账账相符和账实相符。采购暂估明细表,主要显示内容是采购单据与应付单匹配的明细信息,主要显示栏位有:供应商、收货入库单号、入库日期、物料编号、品名、规格、入库数量、暂估单价,暂估金额等。查询条件有:收货单据日期、供应商、物料、应付匹配日期、匹配类型(全部匹配、部分匹配、未匹配)等。通过设置报表的查询条件和显示栏位,用户可轻松地利用该报表查询出采购暂估的各区间的暂估明细信息。采购暂估汇总表,主要是针对一定的时间区间内的暂估和匹配信息进行汇总查询。该报表的主要显示栏位为:供应商、物料编号、品名、规格、期初余额(包含数量和金额)、本期暂估(包含数量和金额)、本期匹配数量、本期匹配金额、期末暂估余额(包含数量和金额)等。查询条件有:供应商、物料、时间区间等。用户可根据需要任意组织统计条件、显示栏位和统计条件生成报表。

(三)系统处理暂估的管理效益。ERP系统中暂估的系统处理,不仅灵活地适应了企业财务核算暂估的三种处理方式,同时将采购、仓库和财务三大部门的业务数据全面的集成在一个统一的平台上,分工协作,信息共享。

ERP系统根据企业的设置自动处理暂估回冲,不仅减少了人为处理引起的错误外, 同时大大减少了手工报表的制作和月底账务核对的工作,将人力从简单机械的手工处理作业中解放出来进行业务数据和管理数据分析,间接地提高了企业的管理水平。ERP系统中提供了暂估管理报表,不仅可以帮助财务业务部门进行对账外,还可在审计过程中提供数据带来了便利。

四、结束语

相比会计电算化刚起步的时候,现有的ERP系统的管理横向纵向范围都有了非常大的扩展,不仅包含了企业自身的采购、销售、库存、技术、生产、计划、财务、成本等业务范围,同时还拓展了与SCM\CRM\OA\PDM等系统的接口,使得信息化的内容越来越丰富多彩。本文介绍的暂估管理在博大精深的ERP系统中只是很小的一部分内容,ERP系统不仅仅是一个管理软件,更重要的是蕴含了很多先进的管理思想,希望抛砖引玉能有更多的人参与到信息化与实务管理结合的研究中来并分享给更多的人,让我国的信息化发展水平越来越高。



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