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今天来填一下坑。之前挖过一个坑，说要给大家介绍一下让邮件变得人人都爱看、都爱回的方法，一直拖到现在。今天终于来填坑了。 很多场合都有需要注意的礼仪问题。酒桌上有礼仪，会议上有礼仪，婚礼上有礼仪，电影院有礼仪。人只要遵守这些地方的礼仪，就容易被别人接受和欣赏。发邮件也有很多礼仪，从内容到格式，只要遵守了这些礼仪就更容易获得收件人的回复。 1 我有个朋友在做外资的NGO实习，老板总是盯着邮件礼仪不放手。没有添加抄送，她不高兴；用公邮对外联络时语言语气不合适她不高兴；感叹号多了也不高兴；一个词用错了更是不高兴。他和我抱怨的时候显得很无奈，觉得老板是在吹毛求疵。 其实，这不能怪他老板。即使我们有QQ和微信这么强大的即时通讯工具，邮件在我们日常工作中依旧占据很重要的地位。你和别人谈合作，总不能上来就要人家微信和QQ吧，一般还是要从邮件谈起。而邮件的书写方式和QQ、微信是不一样的，如果没写好谈崩了，一桩生意就没了，老板当然会有高要求。 下面我从内容和格式两个角度给大家介绍写一封优秀邮件的正确姿势。 2 先介绍内容角度。 1 基本要求要达到 所谓的基本要求，就是错别字、感叹号、逗号、句号等。 要正确地表达一个意思，这是最基本的要求。除了邮件，其他通讯工具都有这个要求。如果一封邮件中简短的几十个字竟然还有错别字，就犯了大忌，说明发件人做事根本不认真，草率得很。 符号问题，我要重点强调一下感叹号的使用。我建议大家不要使用感叹号，对，任何邮件都不要使用感叹号。感叹号给人一种极强烈的个人愿望和观点。如果想要强调一个内容，可以黑体加粗或者改变字体颜色，不要加感叹号，收件人看了会感觉不舒服，仿佛被你的个人愿望和观点影响着。一直看我文章的人应该都知道，我基本上不用感叹号。 2 越短的邮件越容易得到回复 这个道理很多人都懂，设身处地想一下就能明白，你是不是也有个习惯，看到简短的陌生邮件能回复的就马上回复，看到5、6句话以上的基本上就会拖一拖，拖一拖基本上后面就很难再回复了。 本来能够一两句话说明白的，就不要自己添油加醋写5、6句话，别人get不到重点，就不想回复你了，如果理解错你表达的意思，甚至可能起到反效果。 3 别光说自己的事，说说这事和Ta有什么关系 有句话叫事不关己，高高挂起，意思是和自己无关的事情先搁在一边不管。 有个词叫ColdEmail，指的是和收件人不熟，但是想要对方帮忙的邮件。很多人在写这类邮件的时候花80%-90%的篇幅介绍自己：我是谁？我在哪儿上班或上学？我在干什么？我有过哪些项目经历？这些项目有多牛逼？...整封邮件都是在说自己而不提或很少提自己求帮忙的这件事和收件人的关系。 你是来求帮忙的，不是来投简历的。即使是投简历，直接在邮件正文中写也是不合适的，最好是添加一个附件。在简单介绍完自己之后，你应该说明这封邮件的目的是什么？如果你希望收件人看到你的邮件后尽快回复，你写的每一句话都应该与对方的利益或者兴趣扯上关系。 你可以花800个字形容自己有多牛逼，但是显然没有你花50个字介绍这件事与收件人的利益关系显得更有吸引力。 4 让他能够比较容易地回复和帮助你 估计有99%的人做不到这一点，剩下的1%做到了，然后他的目的达到了。举个例子说明一下，让你们更好理解： 你参加了一个国际学术会议，会议上你和一位知名教授A相谈甚欢，他在了解你的研究领域之后答应将你引荐给该领域的3位著名教授B、C和D。你非常开心，这三位教授的研究成果你都有所了解，想通过交流进一步深入了解。 会议结束后，你匆忙赶回去给A发了一份邮件，内容大意是： 很高兴今天和您Blabla。我现在的研究课题是Blabla，怎么怎么Blabla，已经获得了国家的Blabla。附件中是详细的项目资料。谢谢您的帮助！今后咱们Blabla。 如果你只是个刚出茅庐的小人物，你这份邮件发过去，很有可能就石沉大海了。也许你还会抱怨教授A不讲义气，不愿意帮忙。 而事实不是这样，我们站在教授A的角度分析一下当时的情况。 因为你刚出茅庐，没有多大名气，A在收到你的邮件后可能要思索一下你是哪位，然后他需要：
如此一来，这至少需要投入半个小时左右的时间。你和他不过是聊了几分钟，你给他发的邮件上说了句，麻烦您了、知道您是个大忙人...之类的话，他就要为你耽误这么长时间么？这个和对别人说几句好话，然后伸手借钱是一个道理。 正确的发邮件姿势是减少别人的一切烦恼，努力让别人更容易帮助你。所以，上面那封邮件你可以拆成四封。第一封邮件是写给教授A看的： 很高兴今天和你Blabla。我的研究课题是X，您提到了这个课题可能会让教授B、教授C和教授D感兴趣。接下来我会发三封您独立的邮件给您，分别是写给B、C和D的。这三封邮件都是可以被直接转发的格式。谢谢您的帮助。 第二、三和四封邮件是可以直接发给教授B、C和D的，分别简洁阐述你的课题和他们的关系，并且保证格式完整，让你的联系人A可以直接转发。 3 上面从内容角度，下面从格式角度介绍一下。 我相信经常收发邮件的朋友会遇到这样一种情况： 文字排版错乱无序，毫无美感。 这背后的逻辑很简单：我知道好看的排版收件人喜欢看，但是我哪有时间去排版，只要把信息传递出去不就行了么？ 看似冠冕堂皇的理由后面暴露却是，你根本不知道如何快速排版。其实，你可以在1min以内做出下面这么漂亮排版的邮件。 手机上阅读效果也很不错。 要想做出这种排版的邮件，首先，你要花3min左右的时间跟着木爷学一个非常简单的新工具Markdown。 1 什么是Markdown Markdown 是一种简单的、轻量级的标记语法。用户可以使用诸如 * # 等简单的标记符号以最小的输入代价生成极富表现力的文档。你在写作中添加简单符号即完成排版，所见即所得。让你专注于文字而不是排版。 看起来好像比较麻烦，但是对于我们平时写邮件来说，用起来其实非常简单。 2 Markdown的使用 Markdown的语法非常丰富，但是就日常是用来看，我们只要掌握以下几种足够了：
例如我要显示木耶百新，加粗了对吧，那么我应该这么输入： **木耶百新** 如果你还不会用，可以参考这个网站的使用说明 ? http:///RhXhzZf。 3 好用的Markdown工具 比较好用的Markdown工具很多，下面说几个我常用的： 1. 简书。这是一个写作与阅读的平台，做得非常好，大家可以去看一下。这个平台上写作的客户体验非常好，因为我喜欢写作，一直用它。 它默认的状态是富文本编辑，要转为Markdown则需要进行一个简单的设置： 依次点击设置 ? 基础设置 ? 选择常用的编辑器 ? Markdown ? 保存。 2. 马克飞象。因为印象笔记不支持Markdown，而这款可以直接把文本存到印象笔记的编辑器对于重度印象笔记用户是个不错的选择。付费软件，可以免费试用。 3. 小书匠编辑器。这是我用得最多的Markdown工具，网页版，功能比简书更丰富一点，不占内存，特别好用。 4. MarkdownPad。一款全功能的编辑器，被很多人称赞为windows 平台最好用的markdown编辑器。 4 如何用Markdown给邮件排版 其实非常简单，只要你在Markdown工具中用相应的语法写出文字，最后直接复制粘贴到邮件中就可以了。 除了邮件使用之外，在简历中也可以使用Markdown进行排版，既快速又方便。强烈建议大家试用一下，如果你记不得相关的命令可以收藏本文以便用的时候翻一下。 好了，关于邮件的礼仪部分就给大家讲到了这里，挖了这么久的坑终于填上了。希望大家以后的每封邮件都能收到回复。 木爷曰 文中的邮件内容是我为了解释用法随意写的，不是真实情况哈。 |
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