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摘 要：根据公益二类事业单位的特点，在妥善完成面向社会提供公益产品和公共服务的同时，还需要积极经营自营业务。作为公益二类事业单位的第二利润源泉，仓库管理与采购成本的节约受到前所未有的重视，凸显了节流的重要性。加之当前社会广泛提倡廉政建设，电子仓库与采购管理作为阳光管理的科学利器，目前备受关注，以至从传统仓库与采购管理向电子仓库与采购管理的转变，已然日渐成为当下公益二类事业单位信息化建设的焦点。本文拟通过对公益二类事业单位的仓库与采购管理的现状及存在问题进行分析，探讨使用仓库与采购管理信息系统对公益二类事业单位的管理与经营效益所带来的变革创新与作用。 关键词：公益二类事业单位;仓库管理信息系统;采购管理信息系统 中图分类号：D632.9 文献标识码：A 文章编号：1005-5312（2016）05-0274-02 一、公益二类事业单位仓库与采购管理的现状 目前，公益二类事业单位在仓库与采购管理方面存在着许多问题，具体表现在如下方面： 1.管理方式落后。由于种种原因，许多公益二类事业单位的仓库与采购管理基本上停留在手工操作阶段，管理水平处于非常落后的状态，主要表现在：（1）采购管理过程中，由于所管理的物品种类繁多，同时又必须将经营性物资和非经营性物资区分开，从而造成工作量巨大，不得不形成多头管理。（2）仓库管理过程中，物品入库时，记账过程中只能设置一到二级明细账或少数的辅助账，因为明细账的级次和辅助账过多会造成极大的工作量和重复劳动。（3）物品从采购、入库、出库过程中，对物品所处状况不明了，导致物品不能被合理使用或妥善保管，以致最终报废处理，造成浪费。 2.信息化程度低。计算机技术的出现和普及，为信息处理提供了物美价廉的手段，但由于种种原因，许多公益二类事业单位的信息化程度还相当低，远不能满足信息化变革的需要，主要表现在：（1）硬件建设落后。仓库与采购管理由于主要采用手工操作，因此计算机没有按信息化需求进行配置，服务器和网络更无从谈起。（2）软件投入不足。（3）信息技术人力资源不足。要进行仓库与采购管理信息化，必须具有一些既了解仓库与采购管理、又精通信息技术的人才，这是进行信息化管理的关键因素，目前的人才储备尚未达到这种要求。 如此进行仓库与采购管理所产生的后果是：（1）重复购置物资占用了运营资金，购置后处在闲置状态的物资又必须腾出空间存放，于是又增加了库存成本;（2）不能及时提供领用人所需物品又影响了单位工作的连续性;（3）缺乏动态管理，长久运作以后容易造成账账不符与账实不符。领导所需信息往往不能及时提供，信息的准确度亦不高，这与公益二类单位的现代化管理的要求大相径庭。 为了改善、提高公益二类事业单位仓库与采购管理水平，必须通过仓库、采购管理信息系统来逐步推动、促进公益二类事业单位的管理制度建设，优化仓库与采购管理流程，使仓库与采购管理工作能达到管理目标，满足领导的管理需求。 二、实施仓库与采购管理信息化系统的规划与步骤 因公益二类事业单位仓库与采购管理的业务需求而诞生的信息化系统，涉及事前、事中、事后全流程管理。从系统规划与实施建设的步骤上，基本上可以分为三步推进。 1.信息化系统的基础结构建设和工具性应用。所谓“基础结构”，包含如数据字典、物资类别、物资编码、组织机构管理、角色管理、权限管理、审批流程管理等项目设置;而“工具性应用”，则包含如库存查询、询比价、竞价采购、供应商等内容。 2.仓库与采购全流程的电子化管理与应用。具体项目建设包含入库、储存、出库，采购计划、订单协同、合同管理、分散采购与集中采购的统一等。另外，这一阶段通常涉及仓库与采购系统与财务、OA等系统的数据对接管理，加强对接环节的构建，将有利于实现事业单位管理的一体化和全流程的信息化管理。 3.仓库与采购管理深化的系统扩展应用。具体内容包括仓库管理流程中出入库方式的细分，物资领用按部门、类型、用途等区分，对应部门领用物资情况的核算，供应商的绩效评估管理、成本明细分析管理、工程采购管理、开支分析的深化管理等。 针对各个部门物资使用情况进行核算，供应商绩效评估和成本明细管理对于事业单位自身管理水平的要求较高。相对于办公设备、日常用品、接待物品和后勤服务等低值易耗品而言，工程采购管理功能要复杂许多，对事业单位自身的电子仓库与采购应用水平的要求同样较高。而开支分析往往是建立在较完整的物流数据基础上进行的，因此在某一管理需求上的深化应用一般是放在第三步推进。 以上三步推进法，是从系统建设实施的整体规划和步骤角度所给予的建议。在实施仓库与采购管理信息化系统过程中，事业单位可以根据自身的组织特点、物资需求特点、管理人员素质和管理水平等，对系统的组织结构进行优化。 三、仓库与采购信息化管理系统实施过程中遇到的问题和解决方法 现如今很多企事业单位都采用了信息管理系统，但由于不同程度的各种影响，从实施效果来看，仍有较多不尽人意的地方。而且在不同的发展阶段所表现出来的问题也存在着某种程度上的差异。以下主要分析公益二类事业单位信息化管理系统存在的问题及解决方法。 （一）信息化管理系统选型阶段 所谓信息化管理系统选型：是根据单位管理需求选择市场上已应用很成熟的信息化管理软件，还是按单位管理需求进行外包开发或单位内部组织团队研发等。 1.存在问题。信息化管理系统选型阶段过程中首要问题就是信息管理系统项目依靠什么方式？是采用市场已成熟的应用软件还是按本单位的管理模式进行研发？如果采用外包式软件，开发商需要承担软件开发及维护等一系列的工作;如果采用内部研发方式，公益二类事业单位员工则需要承担上述同类工作，如此一来，对单位信息管理研发人员的要求比较高。就目前国内情况来说，现在一部分公益二类事业单位都采用研发外包的方式，但是研发外包往往导致单位不重视调研和开发，容易出现应用中软件不符合实际需求的情况。 2.解决对策。系统选型工作需要建立在需求调研的基础上。如果在实际调研方面缺乏基层管理者的参与，只由上层领导独自决定，容易造成信息管理系统不能满足整个事业单位机构的真实需要，造成资源的浪费和效率提高不明显的结果。因此技术人员需要在基层管理者的帮助下进行技术建模，因地制宜地定制出适合公益二类事业单位仓库与采购管理的信息管理系统。 （二）信息化管理系统初始化阶段 信息化管理系统初始化：对应用系统进行系统设置、基础资料设置、输入各原始数据记录等。 1.存在问题。公益二类事业单位在应用信息化管理系统之前必须明确了解其目的性。为了满足公益二类事业单位对庞杂的初始数据进行有效整理的需要，有关单位必须对系统应用、实施过程中所需的人力、物力、财力作好充分的预期与计划。信息管理系统的思想载体反映一种先进的管理思维，需要相关建设人员对单位的业务流程的改变有更充分认识与优化意欲。 2.解决对策。第一，提前完成准备工作，以便为接下来的初始化工作奠定基础。第二，强化上层管理者对实施信息化管理的意识，充分认识采用信息化管理的利弊，从而最终影响到基层对信息管理系统的认识与实施效果。 （三）信息化系统试运行阶段 信息化系统试运行：通过对实际业务的模拟操作，检验系统设计和实现的功能是否真正满足单位的实际业务需求，根据试运行的效果和评价指标，对信息化系统进行改进，达到系统易操作、好用、满足管理要求。 1.存在问题。在运行阶段需要解决的问题，更多是属于“人”的问题，因为信息管理系统既是一个技术问题，也是“人”的问题。管理信息系统需要靠人来实施，而系统的实施往往对员工的旧观念与工作内容产生实质性冲击，预期的反应可能对系统应用的预期效益产生影响。 2.解决对策。公益二类事业单位在信息化管理系统的实施过程中需要考虑很多有关“人”的因素，想要一步到位实现系统建设较难做到，而应该根据实际情况不断地推进系统应用。 仓库与采购信息化管理系统将对于公益二类事业单位的整体管理水平提升有重要作用，不仅有助于降低管理成本，亦提高了在岗人员的工作效率与质量。随着现代企业管理理论与管理手段、技术的发展，为满足各项业务活动的开展、削减不必要的管理成本，公益二类事业单位同样应该学习现代企业管理的理念和方法，加快公益二类事业单位信息化系统的建设与推广应用。 |
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