「2B研究」协同办公：高效率的达成组织目标

中国软件网&海比研究联手方正证券研究所，共同推出企业级应用系列行业研究报告。本期专题：《协同办公：高效率的达成组织目标》

企业组织存在的根本目的，就是让组织内所有人一起协同完成统一目标、创造价值。协，指协调，同，即共同。协同办公，指的是组织内成员有协调地共同办公，最大化发挥组织成员的效用，不仅要达成组织目标，而且要高效率地达成。协同办公软件就是组织成员通过使用特定的软件达到协同办公的目的。

组织协同的主体是组织成员个体，组织目标的达成是依赖于组织中个体对接收到的信息进行处理之后做出反应的合力。因此，信息在组织中的流通就处于组织协同的核心位置。

现阶段，协同办公软件用户的需求正处于协作需求阶段，即个人与个人之间、部门与部门之间协调配合是无缝衔接的，一旦需要，支援和配合即刻到位。协同办公软件的实施最关键的是在于用户需求。

2B市场是一个理性市场，只有完美戳中企业痛点，才可能激发企业的付费积极性。只有将满足需求高度融入协同办公软件之中，才能保证其发挥良好的应用效果，产品才能在市场上拥有较大的竞争力。

然而，用户的需求不是一成不变的，类似马斯洛提出的人类需求层次理论，用户的需求也可以划分为从低到高五个层次：沟通需求、效率需求、协作需求、执行需求和逃离工作，并且用户的需求会随着对协同办公软件的深入应用而向更高层次的需求演化。协同办公软件应该添加和优化自己的功能，以应对用户不断变化的需求。

中国协同软件的发展背景

中国协同办公软件的诞生，是借鉴了国外“Collaborative Software”后，在中国的全新实践。除了Collaborative Software外，协同办公软件的产生与发展还得力于其他相关软件产品的发展。

1）Collaborative Software

Collaborative Software是一款旨在帮助人们参与一个共同的任务以实现其目标的计算机软件。它通常不是使个体在物理上的同一地点办公，而是通过因特网连接在一起工作。其主要功能包括IM、文档处理、项目管理、网络会议、在线学习、信息管理/知识管理、在线讨论、日程管理、邮件、工作管理/工作流管理、社交、网络空间/应用平台。Collaborative Software主要关注于人与人之间的交流、交往和合作，在组织层面并不是一种强烈的协调、磨合和变革的过程。

根据产品的应用范围和集成程度，可将Collaborative Software分为5大类。

2）其他相关软件的发展——从OA到协同

中国协同软件发展之初，其他各种软件占据着中国软件市场的主流地位，它们与具体业务相结合，更容易创造出市场需求。当不同软件之间存在竞争时，一方面给新产生的协同软件形成了竞争和压制，另一方面也被协同软件所“用”。

OA是Office Automation的简称，是一种企业应用软件，最早的OA是Typewriter。随着技术更新换代，电子邮件的发明给OA系统带来了沟通技术的突破，典型产品为Lotus Notes办公系统。

国内OA系统软件把握了电子邮件技术的巨大价值，在企业和政府机构的OA系统的用户之间，沟通和互动成为普遍的行为。

随后，OA系统的功能不仅限于公文流转等业务，而是普及到了全面的业务信息和沟通活动。此时，OA办公自动化概念中的办公演变成为工作自动化，并且特指知识型员工或者信息工作者的工作-作业自动化（Operation Automation）。

另一方面，社会化协同工具——个人社会化协作软件（OICO、QQ、MSN）已经普及。2002年，中国产生了协同软件,该时期协同软件是在即时通讯IM系统上开辟并维持一个协同工作区的方式来实现的。

协同办公软件的发展阶段

从两个不同的维度来描述协同办公软件的发展阶段：以应用为核心的阶段发展、以部署模式为核心的阶段发展。

1）以应用为核心的阶段发展

第一阶段(1991-1997)：文档电子化

1985年全国召开了第一次办公自动化（OA）规划会议，在该时期，高端设备稀缺，初步的办公自动化从单机版应用软件开始，如WPS、MSOFFISE、Lotus1-2-3等软件，主要关注个体工作自动化，提供文档电子化服务。所以，这一阶段也可以称为“文件型OA”。

第二阶段（1998-2003）：电子邮件的普及

1998年3月，丁磊和陈磊华开发出中国第一个免费邮箱系统Coremail, 其沟通的即时性、便捷性、低成本，吸引了众多用户，在当年年底就拥有了40万用户。1998到2001的3年间，网易、新浪、SOHU等门户开始涉足电子邮件服务，邮箱用户急剧增加，企业内部员工开始尝试使用电子邮箱来传递文件，办公开始有了协同化的迹象。

第三阶段（2003-2008）：公文行政办公和内网建设为核心

由于公文在网上处理可使公文处理速度大大加快，秘书的工作强度大大减轻，并防止公文在流转过程中的丢失。同时，伴随企事业单位内部局域网的兴起和发展，网内用户可实现信息的便捷共享，高效协同办公，迅速、全方位的信息采集、处理。不同部门及员工间的协作大大加强，企事业单位办公效率得到较大提高。

第四阶段（2007-2013）：工作流程管理为核心

OA系统的流程由专业工作流平台进行统一调度，充分利用工作流平台对流程的运行支撑和管理，保证流程的高效能、可靠性。此外，OA系统的流程设计、可视化流程监控、流程分析统计、待办工作列表、流程动态调整等直接使用工作流产品的相应功能，不需要再进行开发，提高项目开发效率。

第五阶段（2012至今）：信息门户阶段（集成为核心）

在Internet的环境下，把各种应用系统、数据资源和互联网资源统一集到企业信息门户之下，根据每个员工使用特点和角色的不同，形成个性化的应用界面，并通过对事件和消息的处理、传输把企业员工有机地联系在一起。

第六阶段（未来）:组织目标管理，以组织战略目标执行保障体系为核心

以应用为核心来看协同办公软发展阶段可以看出，随着计算机水平和互联网的应用普及，协同办公软件涉及的内容也在不断扩展，从最初的办公电子文档管理，仅仅作为替代原来的文件书写和传递方式，到后来办公流程的梳理和优化、信息门户的建设，协同办公软件已经包含了管理理念的传播和应用。

2）以部署模式为核心的阶段发展

第一阶段（2001-2013）：PC应用为主

这一阶段，协同办公始终是以PC作为终端来进行操作的

第二阶段 (2012-2020)：移动设备应用为主

随着移动互联网的兴起，移动设备逐渐成为执行协同办公的主要载体，真正实现任何人在任何时间、任何地点都能办公，即3A模式。但是，PC的使用并未退出，而是与移动终端的使用互为补充。

第三阶段（2016-2025）：云部署应用为主

终端部署深刻地影响着人们的办公习惯，工作效率和质量都得到极大的提升。

协同办公软件的基本功能

协同办公软件的基本功能包括签到、审批、日志、公告、文件共享、文档存储、即时通讯、会议记录、任务创建、任务进度表、信息门户、电子邮件、数据安全、企业通讯录。