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会议是每个企业不可缺失的一种管理手段，有效的会议能快速的统一上下级的思路，明确工作要求和考核要求。但如果会议效率低下，就会造成企业人力成本的无形增加，与会的人员越多，浪费的时间和人力成本就越高，参会人员会后都不知道会议到底定下来了什么，后面要怎么做。相信大家都参加过这样的会议吧！ 怎么才能把会议开成功，今天就给大家捞点干货： 会前准备 1、将会议的重要环节、主要议题以提纲的形式通知到参会人员，并就需要提前准备或会上研讨的问题 进行公示，明确会议起始时间 2、会议物料准备，根据会议需要，将会议物料（例投影仪、录音设备、麦克、纸、笔等）进行准备 3、会议室的选择：会议室不宜过大，空旷的会议室会使人感觉比较懒散，相对拥挤的会议室会给人以 紧迫感，提高会议质量 4、小型会议（例如管理层会议）最好以扇形、半圆、圆形方式召开，可以增加参与者的交流频率，提 高会议质量 5、参会人员不得携带水杯，根据会议需要由会议发起方提供或设定中场休息时间自行解决，避免将会 议时间无限期延长，浪费参会人员的时间 会议召开 一、角色分工： 会议主持人 1、该角色的责任是把控会议节点； 2、负责会议要求如迟到、早退、接打电话等设定及监督执行； 3、监督参会人员围绕会议主题进行讨论，很多会议之所以效率低就是因为没有明确主题或 者开会期间经常跑题；对偏离主题的情况要进行及时纠偏 4、负责会议结束前对会议质量内容的总结回顾，以保证参会人员对会议结果的统一认知 角色注意事项：该角色应该在参会人员中拥有一定的公信力；在会议期间要保持中立不过多的 打断或发表主管意见影响参会人员的观点； 记 录 员 1、该角色的责任就是真实、准确的记录参会人员的发言内容。当然在会议上很难完整的记 录参会人员的发言，所以要将发言要点进行提炼和摘录，避免关键信息的缺失 2、不参与任何发言环节，避免因为身份的转变影响到记录的客观性 3、会议纪要整理，会议结束后记录员需要将会议关键内容进行书面整理，并传送至每位 参会人员，以保证会议决议的有效执行 友情提示：为了保证会议记录的完整性，记录员应提前准备录音笔或摄像机等影音留存资料 以便于会后素材的整理、如果会前有要求参会人员准备发言稿，可提前复印一份，并 在发言稿上进行标注，以提高记录质量 观 察 员 1、该角色主要负责辅助主持人对会议细节的监督管理（例如注意力不集中、发言不积 极、表达方法不当等） 2、会前需对本次会议需要观察和参会人员需要注意的问题进行公示，以保证观察结果的 客观性 3、会议结束前对本次会议细节进行点评，以便于规避同类问题的再次发生 注意事项：非原则问题不在会上打断以保证会议的顺利进行，观察员点评需客观围绕会议 发现的问题进行，并提出相应的改进措施 二、会议时间安排： 会议召开一定安排在参会人员思路清晰，时间充裕的时间段（最好是在早晨召开），回避例 如饭前、餐后等时间段，会议质量会较差 会议跟踪 会议结束后应就会议内容出具会议纪要（上文已经提到过），对会议重要议题结论和形成决议 的结果进行公示，并明确相关责任岗位及完成时限，以保证工作的顺利开展。在下一次会议上应该 对上次会议安排的工作完成情况进行复盘，并对责任岗位进行相应的奖惩 以上是我在工作中对日常管理的一些心得，不妥之处，请大家指正，与君共勉 |
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