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你努力浪费时间的样子真可笑 | M周刊

 回家了gh 2017-02-22


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文/巴九灵(微信公众号:吴晓波频道)


你的工作还有一大半,其他同事已经开始学习新技能了;你的书单连序都没看,朋友却已经发了三篇书评;同学的聚会你因为“太忙”,推了不下三次;定下无数个计划的deadline,却觉得时间还是不够用……真的好想向天再借五百年。



如果你每天加班到深夜却做不完一件事,那你相当于什么都没做。很多时候,你以为自己在忙,其实是在忙着浪费时间,掩盖战略上的懒惰。


你真的那么忙吗?你只是没别人那么会管理好自己的时间而已。


测试,你的时间管理做得如何:

 


超过4个以上,你就要当心了,是时候重新审视你的时间行动指南了。

 


No.1

你的时间都花在哪儿了


也许你平时就有财务记账的习惯,但你知道时间也需要记账吗?凡事想要进步,必须先了解现状。如果你想管理好自己的时间,你就要知道你的时间是如何花掉的。


柳比歇夫时间管理法就是通过记录时间、分析时间、消除时间浪费、重新安排自己的时间实现个人时间定量管理的方法。

柳比歇夫时间管理法
 

记录:记录每个时间段,做了什么事情,消耗了多少时间;

统计:按照时间消耗的类别分类统计,比如开会、学习、看书等;

分析:分析哪些地方的效率可以提高,哪些地方的时间消耗合理甚至可以发扬;

反馈:制定优化计划,更好地提升时间利用。


这个方法具体如何用呢?


挑一个星期,每天记录下每30分钟做的事情,然后做一个分类(例如:读书、浏览新闻、在社交软件上聊天等)和统计,看看自己在什么方面花了太多的时间( 可以使用手机App比如aTimeLogger、Record Keeper等)。


每天结束后,把一整天做的事记下来,每半个小时为一个单位(例如:8:00-8:30看财经新闻,9:00-10:30回复邮件,11:00-13:30与合作伙伴吃饭洽谈……)。在一周结束后,分析一下,这周你的时间可以如何更有效率地安排?有没有活动占太大的比例?有没有方法可以增加效率?




如果你做了上面的时间统计,你一定发现每天有很多碎片时间流失掉了,例如等车、候机的时间,就可以用来与客户沟通、阅读邮件、浏览新闻。


小巴有一次和一个同事一起出差,这位同事明明整天都和大家在一起,但是他的电子邮件总是能及时回复给领导和客户。后来,我们发现,当我们在飞机上、汽车上聊天、读杂志和发呆的时候,他就把电子邮件全回了。


由此可见,无论自己忙还是不忙,你都要把那些可以利用时间碎片做的事先准备好,到你有空闲的时候有计划地拿出来做,这样工作效率自然提高不少。


No.2

如何掌控你的时间


财务计划上要开源节流,时间管理也是一个道理。碎片时间利用起来了,工作时间也要高效利用起来。怎么样才能让自己不瞎忙呢?高效人士就是做好了这三件事——土豆、青蛙、番茄。


1
土豆——将待办事项列入清单


土豆——就是指各类待办事项,它是英文单词“to do”的谐音。


每天早上起床的时候,我们的大脑中盘旋着各种各样的待办事项,比如:工作邮件需要马上回复;写一篇工作总结;本周的阅读计划还没有完成;想要系统学一下如何搭建人脉关系;想要学习瑜伽等。



当大量的“土豆”在脑海中盘旋的时候,就会影响大脑的带宽,降低工作效率,让人感觉心神不宁。那么,我们该如何才能有效处理这些囤积在大脑当中的“土豆”呢?



方法就是把待办事项赶出大脑——列清单。


这个清单可以是一张A4纸,也可以是一款App(比如:奇妙清单、滴答清单、iHour 等)。而你需要确保完成的一件事情就是:在这张清单上,你要百分之百地收集和罗列出所有的待办事项(土豆)。因为只有把这些待办事项全部存在大脑外部的一个媒介当中,才能彻底地解放大脑。



将待办事项进行收集只是第一步,第二步是对这些待办事项进行处理。


将待办事项分为两类:第一类是有明确截止日期的待办事项,第二类是没有明确截止日期的待办事项。


对于有明确截止日期的待办事项,就把它们从清单转移到日程表当中。比如周一上午回复完邮件,周二周三分别花一个小时完成工作总结,周五晚上看书完成阅读计划。


对于没有明确截止日期的待办事项,我们可以将其继续留在清单当中,等到有空的时候再去做。例如,学习如何搭建人脉关系的知识、学习瑜伽等。



2
青蛙——先做最重要的事


收集好“土豆” 之后,我们就要开始吃“青蛙”了。


在时间管理学当中,“青蛙”这个词代表着要事优先,一上来就去做最重要的事情。这个说法来自于马克·吐温的一句名言:


“如果你一早醒来就吃掉一只活青蛙,那么在接下来的一天里就不会有什么困难的事了,因为剩下的事当中,没有什么比吃掉青蛙更让人难受的了。”


管理学大师彼得·德鲁克在《卓有成效的管理者》中,讲到成功管理者的秘诀就是——要把重要的事情放在最前面做,说的也是同样的一个道理。


那么如何分辨事情的轻重缓急呢?


有个简单的技巧叫做时间四象限,把工作按照重要和紧急两个不同的程度进行划分就一目了然了。



其中第一象限是重要又急迫的事,比如产品就要上线了出现严重问题要马上解决、工作一拖再拖接近 deadline。很多时候,第一象限的事情就是由第二象限转变过来的,使我们陷入更大的压力,疲于应付。


这也是传统低效管理者与高效卓越管理者的重要区别标志,建议管理者要把80%的精力投入到第二象限的工作,使第一象限的“急”事无限变少,不再瞎“忙”。


3
番茄——工作25分钟休息5分钟


那么这只“青蛙”怎么吃才是最有效率的呢?


番茄工作法是一种可以帮助你快速提高执行力的好方法,这种方法主张“工作25分钟之后休息5分钟,然后再工作25分钟,再休息5分钟”的作息规律。(当然25分钟只是一个标准时间,也可以根据适合自己的工作节奏来制定这个时间)

番茄工作法
 

设定时间:设定你的番茄钟(定时器、软件、闹钟),时间 25 分钟;


开始进行:吃第一只青蛙,直到番茄钟响起;


休息5分钟:站起来稍微活动一下身体,喝水、上厕所等,但一定不要玩手机;


循环任务:开始下一个番茄钟,继续该任务,直到完成任务并在清单里将任务划掉;


⑤休息 25 分钟:注意每四个番茄钟后,休息 25 分钟。



在某个番茄钟的过程里,如果突然想起要做什么事情:


a.非得马上做的话,停止这个番茄钟并宣告它作废(哪怕还剩5分钟就结束了),去完成这件事情,之后再重新开始同一个番茄钟;


b.不是必须马上去做的话,在列表里该项任务后面标记一个逗号(表示打扰),并将这件事记在另一个列表里(比如叫“计划外事件”),然后接着完成这个番茄钟。

这也是小巴常用的时间管理法,它最大的秘诀是劳逸结合。比如小巴在写稿子卡壳、始终不满意的时候,番茄钟响了,休息5分钟,神奇的事情发生了,屁股刚刚离开椅子,大脑就被激活立刻有一个好点子出现,赶紧记在小本本上。


总结


先收集待办事项(土豆),然后再从最艰难的事情(青蛙)开始做起,最后用番茄工作法(番茄)去保证完成这些事情,最后做好记录反馈,进行自我评估,优化计划清单。


其实我们通常说的时间管理,管理的并不是时间,而是我们的心态,让我们在一种良好的感觉之下掌控时间,养成最高效率的工作习惯,变成自己的Time leader。


从今天开始,做好这三件事——土豆、青蛙、番茄,做自己时间的掌控者。自律,才配自由。


文中巴九灵图片来自表情包

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