协作神器 Trello 的 8 个官方必杀技巧 | 领客专栏 · 電腦玩物

我最近读到两篇文章，对如何使用 Trello 进行项目管理很有收获：第一篇是 Zapier 团队去采访 Trello 团队成员如何使用 Trello ：「How Trello Uses Trello to Collaborate, Plan, and Communicate as a Team」。第二篇则是 Trello 团队自己整理了前一篇文章的精华，重新解释自己使用 Trello 时的管理逻辑：「How Teams At Trello Use Trello」。

100 多人的 Trello 团队，如何利用 150 多个团队共用的 Trello 看板（不包含 Trello 成员自己建立的个人看板），来管理有 1700 多万用户的 Trello 服务呢？

我身为 Trello 的使用者之一，仔细研读了这两篇文章里提到的各种方法，并且实际尝试一遍，加上我的理解、整理和个人看法，帮大家也重新诠释一篇 Trello 团队自己使用 Trello 的工作哲学。

里面有些工作方法，我想不只是使用 Trello，对使用其他项目管理软件也应该会有所启发。

同样的，如果你是刚刚接触 Trello，对功能还不熟悉，欢迎先参考我之前的几篇教学文章，今日之文我则会略过这些功能教学的部分，直接说明方法。（微信号 appsolution 后台回复「Trello」可获取教学）

一、 每个项目都有一个［收件匣］列表

Trello 团队提到他们在各部门工作看板里，会建立一个叫做「incoming lis」的列表，我们就叫它「收件匣（收集箱）」，这个用意是让任何其他部门的人要转交任务时、其他团队里的人要提供建议时、部门内的人有什么新点子时，都先一律丢入「incoming lis」。

这个「收集箱（收件匣）」可以让整个公司的人对任何部门、团队提供各种建议，有一个「杂事统一收集处」，但又「不会干扰该团队的正常工作流程」。

一个更具体的使用情境会像是：客服团队接到一个客户对某产品的回馈，于是把这个客户回馈丢到「某产品开发团队」的「收集箱（收件匣）」，于是产品开发团队就可以自行决定如何处理它。

「收集箱（收件匣）」的概念真的太重要了，我们每天的工作流程都会出现很多杂事、琐事、新任务，可能是别人交代的、自己想到的，需要一个「收集箱（收件匣）」先统一收纳，再根据实际项目的轻重缓急判断，来决定如何处理。

「收集箱（收件匣）」保证了每个看板都能随时接收发生的所有问题、回馈、新要求，但是又可以有一个「缓冲」，先不要直接干扰目前的工作流程。这其实也正是时间管理的必要流程，。

二、看板根据「工作流程」自由设计

Trello 的优点就是直觉且富有弹性，看似简单的看板列表，实则可以让我们：「视觉化地排出清楚易懂的工作流程」。这一点对很多工作者来说很有吸引力，也难怪我之前介绍类似服务 Zenkit 获得很多反馈。

从 Trello 团队的经验分享中，可以看到 Trello 自己使用 Trello 时，大多时候也都是根据「工作进度阶段」来分类列表的。

以 Trello 在发布新功能时使用的看板，采用了如下的工作进度列表设计：

• 项目基本资料

• 待办事项

• 处理中

• 准备发布

• 已经发布

其中有一个也很有巧思的设计是一开始的「项目基本资料」列表。 Trello 团队会在这个列表中放入说明项目的卡片，以及项目需要的一些基本模板的卡片（后面会介绍），这样执行项目时就可以随时参考与取用。

然后接下来的一系列「进度列表」，就是把任务卡片依据进度，调整位置，直到最终完成发布。

三、利用卡片待办清单，决定卡片是否移动到下个进度

不过， Trello 团队提到他们在「决定任务卡片要不要移动到下一个进度列表」时，有一个很棒的设计，值得我们学起来。

这个方法是在卡片中，利用「加入待办清单」功能，建立起这个任务在每个进度时必须完成的所有步骤。例如我下面举例一本书要出版，企画阶段要完成什么步骤？编辑阶段要完成什么步骤？准备出书阶段要完成什么步骤？

如果这张任务卡片的步骤只勾选到企划阶段，且尚未完成，那么他就只能放在「待办事项」列表中，表示还在准备。

如果这张任务卡片的步骤已经勾选到编辑处理阶段了，那么就表示负责人可以把这张卡片移动到「处理中」的列表。

依此类推，如果这张卡片的步骤都勾选完成，就可以进入「准备发布」的列表。

利用这个方法来明确的规范卡片的处理进度，而且也不会漏掉任何步骤，确实是个好方法。

四、利用空白卡片，建立可复制工作步骤模板

因为上述的做法，任务的执行步骤变得很重要，而且一些大任务的执行步骤可能很多，如果这些大任务的执行步骤常常是类似的话，那么 Trello 团队就会在前面说的「项目基本资料」列表中，建立起空白的任务卡片模板。

空白任务卡片模板中，事先规范好执行这类任务需要的基本进度与待办清单，以后要执行这类任务的团队成员，只要［复制］模板，就能快速产生卡片。

一方面够快速，一方面让团队工作不容易出错。

五、另外建立资源看板，和项目流程看板区隔

在 Trello 团队利用大量看板管理工作流程的过程中，他们提到经过经验累积，发现看板应该区分「项目流程看板」与「资源支援看板」。

「项目流程看板」就是我前面介绍的，去完成某个项目工作进度的管理看板，里面是任务的执行步骤。

而「资源支援看板」，则像是资料库，可以用列表分类团队需要的一些资源，让团队成员可以随时取用。

项目执行与资源支援要分开，才不会搞得一团乱。这个逻辑，我在自己的 Evernote 笔记管理中也是如此分类。

六、建立最佳流程后，随时可以复制使用

除了任务卡片可以复制里面的资料、步骤外，整个看板的流程列表也可以复制。

尤其公司里如果有特定的项目流程，或是这次执行项目后发现这个流程很好用，那么下一次可以直接［复制］这次项目的看板来使用，就不用多花时间重新建立流程。

七、减少会议时间的技巧

Trello 团队还提到他们用 Trello 看板来减少会议时间的小技巧。

在执行工作时，本来就会发生一些「待解决、待讨论」的问题，这时候他们就在有疑问的任务卡片加上［开会讨论］的「标签」。

这样一来，等到团队会议进行时，就在团队看板里「过滤出」加上「开会讨论标签」的卡片，直接针对这些卡片讨论，讨论完毕就把标签去除。