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为什么时间永远不够用?真想就在这里!

 undi 2017-03-01


   时   间   管   理   

时间管理——最宝贵的不是金钱,而是流逝的时间


小伙伴们是否经常纠结于任务太多,时间太少,事情永远做不完?是否需要完成的事项太多,根本不知道从何开始,感觉拖延症越来越严重?今天就让我们来探讨一下,究竟怎样合理分配我们的时间。


就像之前与大家讨论的压力管理一样,时间管理的关键不在方法,而在内心。一辈子的时间说长很长,说短也很短。金钱,事业,一切逝去的都有可能再找回,唯独无法倒退的,就是流失的时间。那么我们运用这些时间的目的是什么?做每一件事情的目的又是什么?我无法一概而论的说,是为了乐趣,或为了成功,因为这对于每个人都是不同的。

你有可能从小被教育,你做的每件事情都是有意义的。对于这样的论调,我要说不,不能以此为理由挥霍时间。

Randy

著名的卡耐基梅隆大学计算机专业教授Randy Pausch(2008年去世)在他发现自己罹患癌症时日无多时,做了关于时间管理的精彩演讲,闻名世界。我希望大家都可以抽出时间去观看这个演讲的视频,你一定会受益匪浅。这篇文章中的精要,都源于Randy的分享。他在演讲中说到,许多美国人都有一个人生目标清单(bucket list),列出一生中要做的100件事。这是很好的方法,时常拿出来看看,可以提醒自己,如果不是为这些事在努力,为什么要为其他事花费时间?



商业界有一个80/20法则

如果你是个销售员,80%收入来自20%客户,所以你必须认清这20%,紧紧抓住他们不放,因为他们是你的收入的主要来源。人生亦是如此,一些少数的事情起到了极大的作用,发挥极大的意义,而很多其他的许多事,耗费着我们的时间,却不见得会有本质的意义。我们必须心甘情愿说:这些东西有价值,其他的或许没有。当时间有限时,要做选择,并有勇气放弃低价值的事项。


然而,一旦认清某件事的价值,就要付诸耐心和智慧。要记得:

经验靠时间累积。得到经验没有其他快捷方式,好的选择来自经验,而经验来自错误选择。


如果事情发展的不顺利,那表示你还有很多要学,事情会越来越顺,这就是为什么美国社会付高薪给经验丰富的人,因为他们知道,经验价值连城,且无法捏造。第一座迪士尼公园从动土到开业只用了366天。当记者采访华特迪士尼他是怎么做到的时候,他说,我们只是善用了每一天

 

每每说到时间管理,大家都必然熟悉,最重要的一步就是:

计   划

我们从小到大做过无数次最终没有完成的计划,但是相信我,有计划的结果要远超过没计划。有同学说,我的计划是做成功的人。很好,虽然目标庞大,但至少是一个方向。接下来要做的,是分层次计划,即每小时,每天,每周,每月,每年,都尽可能有计划的行事。比如我自己学习工作中最好的伙伴就是日历计划本,一年一本。我会把要办事项清楚标记在每周note中以及截止日期(deadline)处,时刻提醒自己还有多少事情需要完成。生活节奏加快的时候尤其凸显计划本的重要性,没有它我几乎无法确保自己不miss掉一些任务。当然,我个人偏向手写,如果你能适应电子记录,手机的日历功能也完全可以代替计划本,再加上自动提醒功能,似乎性能上还更胜一筹呢。


四方格计划表

那么我们已经记录下来需要做的事情了,接下来呢?这里我就需要隆重介绍Randy演讲最精髓的部分了,看起来非常非常简单的,四方格计划表(最初源自Steven Covey的书籍《与成功有约》)。我们常常会把处理事情的先后顺序按照接到任务的时间顺序或者接近截止日期的顺序来排序完成。这样做大错特错,错错错。


我们来看下图这个四方格。一边看一边拿出一张纸,自己画一个一样的空白四方格。现在来想想我们的待办事项表,并在相应位置填入

1.重要而即将到期

2.重要而尚未到期

3.不重要但即将到期

4.不重要且尚未到期


好,那我们应该按照怎样的顺序来完成这些事呢?大家都会说当然先做1号框。没错。那么重点来了,生活中有大量的繁琐杂事落在2号和3号框,我们究竟该把重点放在哪里?4号框的事情,又该如何处理?大部分人会说,当然接着做马上要到期但是却不重要的3号框了,因为它要到期了啊!错!Randy告诉我们,你应该移到这里:“重要但尚未到期”。我们要学会和自己说:『不重要且即将到期』,那么我可以根本不做,因为这不重要。这样,你才有时间去处理2号框那些“重要但尚未到期”的事情,如此一来它下礼拜就不会出现在“重要且即将到期”的框框,因为它在摇篮已被你杀掉。把下礼拜才到期的事提前做好,因为不是明天到期,没有时间压力,反而会做得更好。因为预先考虑到,突然间你好像可以控制时间。同样的,若时间有限,4号框里的事情,直接和它们说再见吧。所以我们处理事情的优先级别应该依次是: 1重要且将到期,2重要但未到期,3不重要但将到期,4不重要且未到期。



时间管理tips

还有一些小的时间管理tips总结如下:

     把事情拆分成小步骤去做,在中间设置休息时间

     从最难做的事情做起

     不要耽误太多时间在打电话上:站着打电话,中午饭前时间打电话

     告诉访客你只有五分钟,如需要后面再延长,不要让访客的椅子太舒服

     对自己一天中高效时间段和低效时间段有清楚认识

     关掉EMAIL提示音!

     试着记录和检查过去几天时间花费的地方,并进行反省

     与他人合作,学会分责,放权,和沟通

     减少开会时间,在会议开始前设置好会议进程并按照计划进行

     慎用高科技,除非它帮你节省时间

     如果希望别人完成某事,发邮件时抄送给上级

     48小时没有得到答案,可以追问

     与老板开会做纪要,会后发给他,并询问下次何时开会,我该完成什么目标,若有问题向谁求助

     休息时不读邮件

     吃饭睡眠和运动,是爱自己的最重要的事,要给时间去做

     言而有信

  

最后我用Ranch Pausch这位影响了我人生观的伟大讲师在“最后一次演讲”中的一段话来结束这篇文章,希望大家都能找到生活的意义:


-“It is not about achieving your dreams but living your life. If you lead your life the right way, the karma will take care of itself; the dreams will come to you.”

-“这不是关于如何实现你们的梦想,而是如何引领你的生活。如果你正确引领你的生活,缘分际遇自会到来,梦想也会向你靠近。

 

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