高效会议的三个小技巧

一个职场人随着年龄的增长，职位的提高，总会有这样一种感觉：怎么会议越来越多了呢？

在一些企业，部门领导甚至已经成为了公司级会议的代言人，奔波于各个会议室，为自己的部门争取利益。

那么，如果你需要在会议丛林中，牵头组织开会，如何做才能更为高效呢？

1、会前信息充分沟通

会议容易造成低效的原因很多，这其中最常见的就是参会人员在会前对会议议程、内容等完全不了解。造成会上有很多时间要用在看材料、听讲解、回答问题上，等到需要讨论的时候，发现1-2个小时就已经过去了。

战备攻略：

给相关部门的领导和参会人员在会前五天发通知邮件，前三天说明会议议程，前一天给予详细会议材料，不要怕麻烦，有很多朋友喜欢很早就把详细的邮件发了，结果等到开会的时候大家都忘记了，所以分几次说不同的内容，效果会比较好。如果能打个电话沟通，就更好了。

2、邀请一位权威领导参会

很多会议，往往是要决定某个事情的，所以一定要选一位权威领导参会，比如总经理或是主管副总。如果没有领导参加，很容易议而不决，平级领导太多，又容易造成互相扯皮，不欢而散。

战备攻略：

如果实在请不来领导怎么办？那就选择一个主持人，大家都向主持人表明观点，主持人负责记录汇总，形成会议纪要后由各方确认（签字形式就不错）。会后，报给领导，让领导定夺，这样至少说明会议没白开。

3、控制会议人数

有很多小伙伴，组织开会的时候就喜欢安排很多人参加，认为只要参加的人多了，事情也就被重视了，会议精神也利于传播。其实这种想法非常片面，一个部门如果只来一个人，那这个人就会负责；如果来上2-3个人乃至更多，结果很可能是谁都不管，工作无法推进。另外，会议人数增多，也在一定程度上持续消耗组织的人力资源。

备战攻略：

会议规定一个组织只派一人前往，如果有部门领导参加，可以2人同行，另外一个人负责具体实施。如果人数实在太多，应该怎么办？那就按照会议流程给每个参会组织一项会议任务，比如会议记录、图片拍照等，当人有了参与感，他就会格外上心。

作者：清水一点通

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