重复工作浪费时间？教你做定制工作模板！

 据统计，刚开始工作的职场新人，工作内容的85%以上都是重复性工作，即便已经工作3-5年的职场人，也仍要面对30%以上的琐碎日常，既然这些重复性，高耗时，看似低价值的事情无法避免，那如何搞定这个时间黑洞，拥有更多可利用的时间？

本期嘉宾Sunnie，互联网公司运营的工作，让她经常面对多而杂的工作场景，于是她自己创造了一套“工作模板”，节省了50%的时间，一起来听听她是如何做到的。

所有人向所有人学习，所有人支持所有人成长，非常高兴来到馒头商学院，我是本期馒头FM客座嘉宾Sunnie。我现在在一家互联网独角兽公司从事运营工作，擅长运营和项目管理，在生活上关注效率和时间管理，以总结和分享高效工作方法为乐。

作为一只运营汪，工作中难免会遇到各种繁杂又重复的事情，相信很多职场人也如此，尤其刚开始工作的新人。

这些事情不见得没有价值，但因为重复做，就要花费好多时间。认真想想，你是不是也有被这样的情况困扰着呢？事情多而杂，重复没标准，费时更费神。

作为一个追求高效工作的运营汪，我经常也在想如何解决这个问题。我认真研究这些工作，发现他们都具有一定的规律，比如每次写会议纪要的时间、每次做常规性工作的时间，这些非创造性的工作时间，该如何利用呢？

我的方法就是定制自己的工作模板。

听到这里，可能会有小伙伴会纳闷，公司有规定的模板，为什么还要去定制？当然也有些小伙伴的工作是没有模板可以参考的，那你不妨跟着我一起，开始尝试这个省时省力的方法。

有的公司提供的模板，往往只是规定了'格式'，例如字号多少、字体是什么?、底纹是什么等。而我们今天说的模板，更多是一些具体的内容，例如开会中总会讲到上周业绩是多少，本周工作计划是什么，那你的会议纪要的模板，就是已经有'上周业绩：'，'本周工作计划：'，你要做的，只需填上结果，省时省力。

• 模板例子：

他们往往具有这几个特点：

• 需要经常或者定期做的，使用频率高，像那些特殊情况或者小概率事件没必要做模板；

• 是有一定重复性和规律，我们能够把内容固定形成下来，凭借的就是这些规律。那如果说工作内容是比较具有创意性的，无定向的，像做设计、音乐创作等就不太适合。但像运营、策略、行政类等就很适用。

像在我的工作中，有3类内容可以做成模板：

l  第一类是会议纪要：

像很多人每周都有固定会议需要参加，多参加几次便会发现，会议的议题、提报的内容、甚至发言顺序都会惊人的相似。

例如会议第一点往往是领导发言，总结过去一周的工作情况，会讲业绩、效果、达成率；第二点是传达公司最近颁布的新内容和规定；第三点是个人或者小组的上周工作汇报和本周工作计划，而且一般是最重要或者最资深的人开始汇报起。根据这些规律，模板内容便很清晰了，而当你有模板之后，只需把他们说的'结果'记下来便可。

l  第二类是日常汇报：

例如日报、周报、月报、双月报等，像互联网公司很喜欢用各种报管理员工。而据我了解尤其是日报基本上没有固定格式，写起来每天都可以不一样，而且我也被领导说过，怎么日报内容每天都不同，简直没逻辑。所以如果做成模板，一来可以省下不少时间，二来也有标准。

日报模板可以按照工作类型来分类：像我的日报就是分成运营类、人员管理类、其他类。而运营类还能再细分为：产品沟通、项目结案、销售支持等，有的人的工作是：导师BD，文案写作、营销推广、修复BUG等等，根据自己具体的工作内容而定。

而每个细项再拆分：包括动作(你做了什么)、结果(做得怎么样)、后续(还要做什么)、感悟(问题和思考)。这样梳理下来，你就可以确定你自己的日报模板是怎样的。

例如我的日报就可以写成：运营类的产品沟通工作，今天是和a部门就a产品沟通，主要是针对客户权益部分，目前的结果是a部门已从我们提供的两个方案中选择其一并内部商讨，预计明天下午会有结果，需要继续关注。提前准备不同的解决方案，提高和a部门的沟通效率，这个方法大家可参考。

l  第三类是业务工作：

这也主要看工作产出是什么，像我的工作产出报告、方案和数据分析，也是可以确定好维度做成模板。像报告和方案，基本上是ppt格式，那定下每一页写什么主题，是什么维度。而做数据分析的模板，我是会设置好公式和图表类型，这样输入数据就可以直接获得结果。

除了ppt和xls，邮件正文也可以做成模板，像我们提供一个报告，也需要在邮件上有一些说明，例如这个报告主题是什么，效果如何，结论是什么，有什么后续建议，这也可以固定下来，以后按照这个模板写便可。

• 首先工作效率有所提升

在没模板前，我做一个报告要花一整天时间，而使用后，基本半天不到就可以完成，效率提升了50%，能把更多的时间放在更有价值的事情上。

• 其次，做模板的过程更系统地梳理工作

工作起来也更加有方向有重点，现在我会根据日报模板来安排一天的工作，而不是东做一点西做一些。

• 以一个优化的心态去看待工作

凡事就会想有没有优化的空间，能不能形成模板，模板要怎么样去更新，用一种不同的心态对待，就会有不一样的发现。

• 你有了标准和方法做事

老板和同事对你也会更认可，觉得这同事这事有想法有结果的，不错。

模板做完以后，还是几点需要注意：

• 第一记得备份：我一般会找专门的文档存好模板，并命名时加上[模板]两个字，便于查找。

同时在手机上也备份一份，现在有很多碎片化时间，模板在手，用碎片化时间办公就不是梦，尤其是在写日报周报等，很多时候我是用手机编辑，再复制粘贴到邮件或者其他软件上发出，不占用正常的工作时间。

• 第二是不断更新：可能有小伙伴想，模板固定下来就能一劳永逸，但其实不太可能，毕竟工作内容不会一成不变，模板也是一样的。而且如果长久习惯一种模式，思维也会呆滞，所以在有了模板后，还是要让脑子保持清醒活跃的状态，多多关注变化，及时更新模板。

• 第三是多检查：模版虽然很好用，但也不能够解决所有的问题，所以使用时还需要多检查，根据实际情况调整内容，尤其是遇到一些比较特殊的情况。

• 第四是多分享：把你的模板分享给同事，一来是你的成果可以校验，他们在使用时也可以给你一些意见和建议，便于模板不断地更新优化。二来通过这样，慢慢给自己打上一个高效工作，勤于思考的标签，形成一个好的印象。

定制工作模板是适用于重复、定期发生、具有一定规律的工作情况。那像会议纪要类，日常汇报类，业务工作类都适合做定制的模板。而在使用过程中，记得要进行备份、多检查、分享以及不断的更新，把模板作为一个高效的工具。

那今天先给大家介绍这个定制模板，也希望以后还有机会能跟大家交流分享提升工作效率的方法和工具，让我们都实现高效工作，开心生活，我是Sunnie，谢谢大家。

 

每个人的工作场景和时间分配不同，大家都能根据自己的实际情况制定自己的时间模板，梳理好模板后就能高效完美的结束每一天。

今天的节目就到这里，欢迎在微信搜索馒头商学院，获取更多有趣有料的干货~敬请期待！