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[ 文章导读 ] 直到下午我才临时决定要写这个话题，原因就是今天团队遇到了一些沟通上的小问题，所以，今天我想谈一下关于提高效率的问题。-- 出现的问题 --昨晚收到师兄发来的课件需要我进行优化，今天提交。但这次和之前不同的是，之前师兄和我单点联系，直接把确定的 ...
直到下午我才临时决定要写这个话题，原因就是今天团队遇到了一些沟通上的小问题，所以，今天我想谈一下关于提高效率的问题。 — 出现的问题 — 昨晚收到师兄发来的课件需要我进行优化，今天提交。但这次和之前不同的是，之前师兄和我单点联系，直接把确定的课件文字给我，我进行ppt的优化。但这次中间又多了一道程序，就是老师只写个课程框架，由团队新来的小伙伴将课件润色后再发给我来做ppt优化。 一早我收到了小伙伴的课件，还是按照原先的流程在做，但这位小伙伴私信我，让我做完先发给她看，她确认之后再给师兄看。 利用碎片时间做完之后，我并没有按照她的意见，而是直接把ppt发到了课件群里，就开始忙自己的工作了。 一会儿这位小伙伴私信我，告诉我有几处地方需要修改。起初我以为是我修改的时候出现错误，但后来发现他突然发了大段大段需要调整的地方，我仔细看了一下，根本是做课件的时候没有想清楚，临时想起来要修改的。
而且还不断的和我讨论，一些措辞怎么调整比较合适。我当下立马发现有这些问题： 首先，整个课件优化的流程有点混乱，我是最后做优化的，也就是定稿这一步的，但现在这样反复修改，再给师兄确认，流程上多了很多不必要的步骤。 其次，当天设计课件属于紧急事件，所以紧急事件需要用较短的事件处理掉。而我是利用碎片时间来做这项工作的，所以根本没有过多的时间把紧急事件拖延成一个项目来做。 最后，小伙伴视乎没有明确团队的分工，就是每个人的本职工作，哪些是自己应该完成，自己需要把控的，那些是需要抛给别人去做的，而哪些是需要拿出来沟通的，视乎把这些工种都混在了一起。 — 解决方案 — 这样交叉沟通的结果是，这位小伙伴和师兄分别私信给我，小伙伴固执己见，让我按照她的意思继续修改课件，然后她去和师兄理论。 而师兄让我别修改了，课件做的很完善了，小伙伴的措辞不予采纳，后期再沟通。而这时小伙伴又发了一版她自己修改过的课件给我，这个时候我很直接的告诉她，我这边的工作已经完成了，剩下部分老师自己会修改。
虽然最后我还是按时完成了课件设计，但感觉今天的效率低很多。 其实不仅仅是今天的团队合作，在平时的工作中，提高效率是一件非常重要的事情，在此给大家几个提高效率的小建议，希望对大家有帮助。 目标要明确 很多时候，员工之间包括部门之间沟通成本高就是因为目标不明确。有一部分原因是心理层面的，就像我之前会有这样的心理，觉得把一个任务交代给下属或者委任给其他同事会不好意思，表达的时候就会用模棱两可的词语，比如“这个合同你方便的时候签一下吧。”或者“这件事情看看方便做一下吗？”之类的不确定用语。 这么说的问题是由于你自身的不确定一来别人会不把你布置的任务当回事，二来你的态度不明确，被委任者自己更不明确，任务就会被搁置或者拖延。 所以，要从态度上建立一种坚定，就像现在我会明确告诉下属，这项任务需要在什么时间，做到什么程度，如果有什么样问题的话需要随时和我沟通，并告之相应的解决方案。 这样清晰的态度并不会让人觉得你强势或者不舒服，反而会树立你是一个有原则的人，有时间观念和明确目标的人，更容易得到别人的信任和尊重，老板也更愿意把事情交代给你来完成。 权责分配 就像今天的课件制作，在权责上没有事先说清楚，就导致了之后混乱的尴尬场面。其实比较妥当的做法是，在课件群里布置任务的第一时间就告诉每一个人，各自的工作职责是什么，做到什么程度就算完成了。 尤其是在手头任务多的情况下，更应该遵循权责分配原则。一些小伙伴经常会抱怨每天那么多工种，还经常有突如其来的事情，根本忙不完。这里就建议拿到任务的时候看看是否在自己的权利范围之内，如果不是的话，应该明确提出来，因为我们无法参与每件事情，必须把精力放在主要的任务中。 很多项目在执行过程中出现问题，但最后问责的时候经常会出现互相推诿，找不到相关责任人的情况，最后老板只能自己吃进。 这种问题也是前期的权责分配失误，如果能在项目初期就讲每个人在每个环节应该承担的责任和义务讲清楚，一来项目流程更可控，项目进行到哪一步就可以对接到相应的负责人。二来万一出现问题也不容易出现互相推诿的情况。而且权责清楚了，效率会提高很多。 避免自我意识 在工作中影响效率的还有一个因素就是“自我意识”。记得以前有一次开会，老板提出公司的后台系统有没有必要优化一下，是不是要换一家供应商。结果IT部门的负责人立马说了目前的系统存在的诸多不足之处，还解释如何来解决。 其实老板的意思很明确，就是想换一家供应商而已，至于出现的问题等到与供应商对接的时候自然可以提出来。 但这位同事就是犯了以自我意识为中心的错误。说白了就是误解了老板的意思，等他解释了20多分钟，老板才叫停说到，有这些问题怎么之前都不提呢？而且有些问题也并不是问题，因为工作流程中暂时也用不到，只是又是这位同事的自我意识在起作用而已。 就像今天做课件的这位小伙伴一样，起初她在告诉我是否应该给每页ppt加一个章节提醒的时候，我就明确告诉她，其实并不需要，因为我作为用户看课件是用手机看的，并不会去关注章节提醒，反而更关注本章节的主要内容。 在她坚持要改之后，我自然也没时间和她争执。最后她又跑去和师兄理论，其实我当时想说的是，应该站在用户的角度去设计课件，而非自我意识的角度。 而她这样理论的这段时间，我并没有去关注她，而是又把另外一项手头工作给做完了。所以如果在工作中能时刻以一个用户的角度去思考去执行，就避免了结果偏差，效率也会提高很多。
其实提高工作效率的方法还有很多，今天就先分享到这里。最后送大家一句话，时间是一张网，撒到哪里，哪里就会有收获。很多人看起来很努力，但方法不对，努力白费。我们需要在思维和方式上不断精进自己。人生不可能完全走直线，但用对了方法至少我们可以少走弯路。 |
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