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日本作家赤羽雄二的《零秒工作》这本书主要是向读者介绍提高工作速度的方法。在2015年出版的《零秒思考》一书中，作者向大家详尽介绍了如何将脑中的想法全部写入一张A4纸的方法，即“做笔记”。而本书所讲的则是除“做笔记”以外的所有提升工作效率的秘诀。 赤羽雄二《零秒工作》 本书的作者曾经在麦肯锡工作14年，一个人同时负责7-10个项目。独立创业后，同时参与数家企业的经营改革，每年举办的演讲超过50次……作者能够完成如此庞大的工作量，关键在于他的工作哲学：“思考的速度可以无限加快”和“工作的速度可以无限提升”。而归根到底就是——不断尝试各种创新的工作方式。只有这样，头脑中才会不断涌现新的想法，工作质量也才能不断改善。 《零秒工作》思维导图（本文作者原创） 本书主要从以下三个大方面展开论述提升工作效率的方法： 一、提升工作速度的 8 个原则 原则1：形成整体印象 所谓整体印象是指最终的成果是什么、为了取得最终的成果需要考虑怎样的要素、需要按照怎样的步骤和顺序才能取得成果、从什么地方着手才最有效等综合因素。 原则2：不要过于细致 在工作中，“成功=工作顺利完成”，所以首先应该明白——对工作整体把握、顺利完成工作才是关键。为了尽快推进工作，不应该过于细致。当然真正重要的核心部分必须认真细致地完成，但是其他部分如果也按照同样的细致程度来缓慢推进的话，那么不管有多少时间都是不够用的。 原则3：掌握工作要领 所谓工作要领是指把握完成工作所必需的要点，在减少时间浪费的同时推进工作。因为把精力主要放在了应该重视的部分上，所以能够确保最终的成果质量，也不用担心出现被大量工作逼得手足无措的情况。 原则4：形成良性循环 所谓良性循环是指在推进工作中，工作本身朝着良好的方向自然发展的状况，另外，周围的人也会不断协助自己，各种各样的好事接踵而至。而要形成良性循环需注意以下3点：第一，提前调度好资料；第二，有互相信赖的团队成员和伙伴关系；第三，一旦形成良性循环，则应当让良性循环进一步加速朝着更好地方向发展。 原则5：对改善方法本身做改善 不要局限于“少许的改善方法”，而要寻找更加彻底的“特别的改善方法”。 原则6：凡事提前 所谓凡事提前，是指在推进工作中，将能够完成的工作全部提前完成。如果凡事都能提前完成，那么临时抱佛脚的情形便会消失。这样即便遗漏了计划中的工作，只要时间充裕便没有什么大问题。 原则7：凡事先行一步 凡事先行一步是指“比别人先行思考应当前行的方向”“比别人先行调查应该调查的信息”“主动设定会议内容”等等。也就是说，别人注意到问题并采取行动之前，你已经进入先行一步的状态。值得强调的是，这里要区分“先行一步”和“过度的急进”的区别。过度急进往往会因为毫无意义的冒险而栽跟头，这是不可取的。 原则8：尽量避免返工 返工不仅花费多余的时间，还会导致团队的士气下降，让工作重新回到正轨也变得困难。所以，接受某项工作时，要再三向领导确定或向有经验的前辈请教，以确保工作推进的方向正确而没有发生偏离。 图片来自网络 二、提升思考速度的方法 方法1：“A4纸做笔记”法 将A4纸横着摆放，在左上方写上标题，右上方写上日期，正文写4~6行，每行20~30字。花1分钟的时间写完1页。如果每天坚持书写10页，那么你的大脑一定会越来越灵活。用“A4纸做笔记”法可以提升沟通能力、消除不安和混乱、让头脑更加清晰。 “A4纸做笔记”法 书中举例 方法2：自我审视 提升工作速度，在很大程度上，和如何强化把握问题的能力和解决问题能力有所重叠。因为越是能够迅速把握问题所在、看透问题的本质、整理解决方案、采取解决方案，工作的速度就越能得到提升。而迅速把握问题的所在，就是自我审视。下面的几种方法皆是审视自己工作方式的详细说明。 ★ 假设性思考 书中举了一个例子，如果想要开发一款寻找停车场的智能手机应用程序，那么驾驶员真正关心的是什么？只需要导航至停车场就足够了吗？如何有多个停车场，又该如何判断并导航到目的地呢？假设性思考就是这样，站在驾驶员的角度去不断思考。只有这样做，才能向消费者提供全面的服务。 ★ 零基础思考 对于“本来应该如何解决”或者是“本来必须如何解决”之类的问题，不要拘泥于先例和现状，而应该从根本上重新思考。当然，零基础思考也并不是指“幼稚的”、“纯粹过激的”或“无视现状”的思考方式。而是深刻理解现状并大胆构想，让视野豁然开朗，清晰地规划出理想的成果和达成目标的步骤。 ★ “深入挖掘”真相 不经过自己思考便得出结论是非常危险的。我们对于从他人那里获取的信息，包括报纸、杂志、网络上的信息，要从根本上抱有怀疑的态度。在得出结论前要有调查、有思考。 ★ 制作工作框架 所谓框架是指应用于整理工作的骨架，一般是通过2*2或者是3*3格子的形式整理，方便清楚地划分观点和问题，在确认了优先顺序的基础上，能够更加有效地开始工作。工作框架对于问题点的划分、明确工作的优先顺序、提高工作速度都是非常有效的工具，但是想要熟练使用则非常困难，需要大量的联系才能做到熟练。 三、最大限度提升工作速度和效率的 5 个技巧 技巧1：高效率的搜集信息 每天早晚，各花30分钟收集信息并将重要的信息打印出来、归类整理；利用通勤时间学习英语或读书；通过数字信息管理工具、谷歌快讯、邮件杂志订阅等不遗漏任何重要信息；灵活运用Facebook 和推特的时间线；观看国外的视频会议；参加学习会、研讨会和随后的交流会；主动演讲等等。 技巧2：短时间内完成制作文件和资料 灵活使用“A4纸做笔记”法，高质量、快速地完成工作；跟上司确认整体印象，推进工作；制作工作完成概要；学会盲打和使用快捷键提高效率；将能够反复使用的文件保存在专用文件夹里；频繁地保存文件，避免死机后文件丢失；关掉网络，集中精力于文件和资料的编写。 技巧3：高效举行会议 将所有的会议时间减少一半；将会议的次数和出席人数减少到一半；迅速高效地推进会议中的讨论；用白板将会议的效率提高数倍。 技巧4：掌握高效写邮件的技巧 收到邮件后及时回复，防止越积越多；对于难以开口的邮件内容，也要迅速回复；对于复杂的内容，应当直接沟通；登记200~300个用户词汇；将邮件按照类型和日期先后顺序统一保存；常用邮件回复保存在范文文件夹里；区别使用邮件发送清单和社交软件。 技巧5：清楚沟通上的障碍 认真倾听他人的发言；将想要传达的信息归纳成3~4个重点；应该传达的信息，要直接传达；通过书面形式共享意见一致的内容；摒弃“居高临下”的态度；积极地进行反馈；避免跟确实合不来的人、充满恶意的人和有些病态的人打交道。 图片来自网络 “需求是所有发明的源泉”。作者所总结的书中所有提高工作速度的方法和技巧，都是他在遇到问题的时候，不断思考、寻求突破、改进创新的结果。接收他人的高效方法固然对我们有效，但我想真正的精髓是学习作者不断总结、不断向上、不断尝试创新的精神进而应用到自己的生活实践中，这才是我们读书和学习的意义。 |
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