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年终岁尾，用Word写总结、做计划是必不可少的项目。在总结汇报文稿中，常常会遇到需要插入简单的表格的情况。但Word表格不像Excel那样擅长于表格计算，以至于不少人以为Word表格只能填写无法计算，因而在需要表格计算的时候，总是先在Excel中做好，然后导入或选择性粘贴过来。但实际上，Word也天生具有计算的本领。下面就以一个总结中用到的简单实例加以说明。 在公司的年终总结当中，部门领导要在报告中插入一张本部门各小组全年4个季度完成任务数量统计的简单表格（图1）。表格中每个小组所在的一行最后一个单元格，要计算出该小组全年4个季度的任务量小计；表格最下面的前4列要计算出本部门每个季度的任务量汇总；而最后一个单元格（也就是右下角的单元格），要计算出本部门全年完成的任务量。 首先我们计算第一组的全年任务量。将光标打到第一组的最后空白单元格内，然后依次选择“表格工具”菜单下的“布局→数据→公式”项（图2）。在接下来弹出的公式窗口中，可采用默认的公式“=SUM(LEFT)”，表示统计左端（LEFT）的数据之和，此外也可以输入公式“=SUM(B2:E2)”要明示单元格位置范围的方式来代替，公式输入之后按“确定”按钮（图3）。之后我们会看到，在“累计”一格中，已经自动计算出了第一组4个季度的任务量之和。随后，我们用相同的方法，可以计算出其他4个组的全年任务之和（图4）。 接下来，需要计算第一季度5个组的完成任务总量。先将光标点击到“汇总”一行的第一个空白单元格中，同样依次选择“表格工具”菜单下的“布局→数据→公式”项，这次在公式窗口中，要采用公式“=SUM(ABOVE)”，表示统计上方（ABOVE）的数据之和。点击“确定”按钮进行统计（图5）。随后上面5个单元格中的数据之和便出现在了汇总单元格中。同样地，对后三个季度的部门工作任务进行统计，获得如图所示的汇总结果（图6）。 接下来，要对本部门全年的任务量进行汇总。我们首先可以利用先前计算出的各季度的汇总数进行二次汇总，也就是说在右下角单元格中对左侧的4个数据进行SUM(LEFT)汇总，获得一个全年汇总数据。为了验证汇总的正确性，我们还可以利用右下角单元格对上面单元格中的5个数进行SUM(ABOVE)汇总。如果两次计算出的结果完全吻合，那么说明整个表格的汇总是正确的。我们将这种利用双向验证的方法计算的过程称之为“围账”，也就是数据能“自圆其说”，左右上下得到印证了，就说明计算正确了（图7）。这样，最终就获得了一张可以在报告中正确利用的简要数据汇总表。 扩展阅读： 在实际的计算过程当中，有时我们需要了解截止到目前小组的全体任务累积量。如果在当前最后一列的单元格的计算结果当中，不但要求包含本组全年4个季度的任务量，还要包含上面各组全年的任务量，也就是说计算本部门全年截止到本组的总任务量，先不考虑后面各组的任务量，这时该如何统计呢？我们会用到Word统计函数的一个更高级用法，即将两个参数合起来使用。例如，在计算到第四组的累积量时，想看看截止到目前这个组全年本部门完成的总量，这时就不但要将本组全年的量算进去，还要将第一组到第三组的小计结果累计进来。这时，只需在第四组的最后一个单元格中使用公式“=SUM(LEFT,ABOVE)”即可实现临时汇总的目的（图8）。 参数连用还可以用作单元格上方和下方联合求和，公式为“=SUM(ABOVE,BELOW)”；单元格左侧和右侧联合求和，公式为“=SUM(LEFT,RIGHT)”；单元格右侧和上方联合求和，公式为“=SUM(RIGHT,ABOVE)”；单元格左侧和下方联合求和，公式为“=SUM(LEFT,BELOW)”；单元格右侧和下方联合求和，公式为“=SUM(RIGHT,BELOW)”。 Word中这4个参数的联合用法不仅仅是用SUM函数求和所单独使用，它们同样适用于AVERAGE（平均数）、COUNT（计数）、MAX（最大数）、MIN（最小数）、PRODUCT（乘积）等常用函数。在实际生产或业务执行过程中，大家可以灵活结合上述方法和本行业本部门的实际情况，灵活套用。 |
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