微信消息老是忘了回？这 3 招完美解决

作者 | 邹小强，9 年时间管理实践者，撰有书籍《小强升职记》

现在越来越多的人都用微信沟通，不论是工作的，还是生活的，不论是传文件还是布置任务，你现在是怎么管理这些事的？前天一个朋友跟我描述了其焦虑的早晨……

小白是一家公司的行政，事情比较多，也比较杂，今天还在地铁上呢，就收到朋友的微信说：给我发一下 xxx 的联系方式。

拥挤的地铁上，她看到了一篇关于时间管理的文章特别不错，下了地铁正往公司走，微信上又收到客户发来的电子版合同。

到了公司，坐到电脑前，椅子还没暖热同事群里就收到个消息：下午 2 点会议室开会……

微信上收到这么多消息，你有没有遇到这些尴尬：

• 老忘事儿：微信上收到下午 2 点开会的消息后，注意力迅速被其他消息淹没，等到对方打电话提醒开会的时候，才发现忘了一干二净

• 文件过期找不到：对方把电子版合同发到了微信上，当时没空仔细看，几天后再想找这个文件的时候，提示：「文件过期，已经被清理」。

• 群里的消息容易被忽略：手头有 5 个项目，每个项目都有 2-3 个群，习惯动作是建立一个新群，打个招呼，然后就设置为「免打扰模式」，@你 和 @所有人 的提示都一样，就不以为然了。

微信是一个水桶，什么消息都有，但不要让它漏水，否则我们会有更多麻烦。

我现在的做法是这样：

第一步：运用 2 分钟原则

这是我在 GTD 方法里学到的：「2 分钟能解决的事情就立刻去做」，否则将会耽误更多的时间。

就比如小白的朋友让他发一下 xxx 的联系方式，这就是一个 2 分钟任务，他可以立刻发送，或者立刻回复朋友说他这里没有，这样就和这件事做了个「了断」。

如果小白犹豫不决，想着下地铁之后再发，那他所付出的时间成本是：

• 小白可能会忘掉，对方又催一次，感觉被动

• 正在做别的事情时，突然想起来这个没发，要打断手头工作

• 脑子里一直装着这个事，直到下地铁发完联系方式才清理掉

所以，微信里收到那些可以立刻解决的事情，我的做法是运用 2 分钟原则立刻解决掉。

第二步：建立分类

这些是小白从家里出发到公司一路上收到的各种信息：

• 发一下 xxx 的联系方式

• 很棒的文章：《扎克伯格的时间管理》

• 合同的电子版

• 下午 2 点开会

• 老板让写个汇报材料

除了第一件事运用 2 分钟原则已经搞定以外，其他信息该怎么应对呢？

所谓做事靠系统，不是靠感觉，我们可以为这些信息建立一个分类，我的做法是分 3 类：

资料：这里分两类，一类是信息，浏览一下就好。另一类是需要收藏、归档的资料，比如说那篇文章《扎克伯格的时间管理》，我不用微信自带的收藏功能，因为它不能兼容所有的信息来源。比如说我看到一本书里一段话特别好，想收藏的时候，就很麻烦。

待办：就是各种要做的事情。比如：审核合同电子版，写个汇报材料。这里我有个小技巧：在看过这些微信消息之后，那个未读标记不是就消失了吗？这样很容易就会忘了，我的做法是就是左滑，把它们重新标记为未读，这样我就不会忘了。

约会：就是固定时间点要做的事情。比如下午 2 点开会，其实它也是一个待办事项，为什么要专门分一类呢？因为在后面倒流到的工具不一样。

微信上各种信息的背后，隐藏着的是这三类事，如果我们分辨不出来，就会混乱。

第三步：导流到各自工具

1. 资料导流到印象笔记：微信里的资料我会转发到印象笔记，其实所有的资料我都会存储到印象笔记，不管是网页上的，还是手机照片，还是思维导图，我比较喜欢这种「归于一处」的感觉。

2. 待办导流到滴答清单：其他人通过微信让我做的事情，我全部都第一时间转发到滴答清单，看似导流到了这个工具，实际上是与事情管理的系统进行衔接，微信是个大入口，衔接着知识管理系统、事情管理系统。

3. 约会导流到手机日历：所有的约会我都放入手机日历统一管理，这个不需要绑定，直接在手机日历上录入就可以了。

以上是我们设置好了管理微信各种信息的系统，最后一步是要建立一个习惯，一个「如果-那么」的习惯，你可以想象这样的场景：

• 如果微信消息是 2 分钟能解决的，就立刻去做

• 如果是需要收藏、归档的资料，那么转发到印象笔记

• 如果是待办事项，转发到滴答清单

• 如果是约会，录入到手机日历

你可以把你的微信信息导流图画到纸上，然后在公众号 shijianguanli2015 发给我，我们一起交流。

这样一来，你的微信就不是一只漏水的水桶，而是消息在上面流动的河床。

结语

自从入驻了在行（西安）之后，我见到了十几位对事情充满焦虑的人，本文的小白就是其中之一。通过跟他们的面对面交流我发现一个现象：

当一个人事情很多感到焦虑的时候，那就建立明确的规则让不确定的东西变得确定，就会变得有掌控感。反之，当一个人掌控欲太强，有点教条的时候，就在规则之外建立一个不受约束的自由时间，就会变得放松一点。