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Lily大学毕业已经两年，经过不断的努力，终于进入到一家世界500强的外企。但入职不到十天，她就傻眼了。  因为她连最起码的发送邮件，都没能做到能让boss满意！ 好在Lily是个非常勤奋的人，经过分析同事间的往来邮件，她学会一些邮件专业术语。邮件常用术语 抄送 你一定见过CC，但歪果仁尤其是美国人，更喜欢用copy。 举个栗子： I have put Tom on copy. (put on copy是固定搭配） 另外，你想暗送某人可以用BCC（也就是blind cc）。 新增/删除邮件接收人 新增人用Looping/add，直接在邮件开头体现 举个栗子： Looping in Tom. Adding/Added Tom.（直接用“ Tom”也是可以的） 涉及隐私，不能让Tom知道时，邮件用法是“remove”。 举个栗子： Removed Mike from this email. 其他 转发邮件：forward the email to someone/ pass me the email 回复邮件: get back（更常用）/reply 举个栗子： I will get back to you tomorrow. 附件：一般直接用动词attached/enclosed. 举个栗子： Attached please find the document.（此句中document是文件的正确用法，用file也是可以的，只是会显得很low） 微信编辑器 构思编辑器 Lily将这些专业术语放到日常的邮件中，boss的脸色终于好了一些，勤奋的她仔细研究boss的邮件后，又总结出一些高阶知识。  邮件的格式 1、邮件开头的撰写 表示感谢 中国人写邮件可能会直奔主题，但歪果仁喜欢开头表示感谢。 Thanks for the quick reply. Thanks for getting back to me. 当别人提供了一些信息，也可以表示感谢。 Noted/Received with thanks. Good information. 表示道歉 如果回复晚了，要表示抱歉哦~ Sorry I haven’t got back to you sooner . Sorry for the delay getting back to you. 上一封邮件没写清楚导致收件人误解也是要道歉哦~ I apologize if this was not made clear. 2、邮件结尾的撰写 邮件的收尾，一般都是问别人意下如何。 Please let me know your thoughts. Let me know if you have any questions or concerns. (最常见） That’s my idea, what's your idea? 或者 I'll let you know more tomorrow(表示今天没说完，明天再说更多) Please call me if you like.(有什么事打我电话） 3、邮件正文涉及到事件 发起会议 栗子：I would like to hold a meeting in the afternoon about our development planning for the project A。 今天下午我建议我们就A项目的发展计划开会讨论一下。 We’d like to have the meeting on Wed Apr 26. Same time。 4月26号(周3)，老时间，开会。 咨询信息/反馈/建议 Shall you have any problem accessing the folders, please let me know. 如果存取文件有任何问题请和我联系。 What do you think about this? 这个你怎么想？ At your convenience, I would really appreciate you looking into this matter/issue。 如果可以，我希望你能负责这件事情。 意见反馈 Please see comments below。 请看下面的评论。 I add some comments to the document for your reference。 我就文档添加了一些备注，仅供参考。 列表 Today we would like to finish following tasks by the end of today: 1…….2…… 今天我们要完成的任务：1…….2…… The current status is as following: 1……2…… 目前数据如下：1……2…… Some items need your attention: 1…….2…… 以下方面需提请注意：1…….2…… 提出问题 For the assignment ABC, I have the following questions: … 就ABC协议，我有以下几个问题：…… 提议 I suggest we can have a weekly project meeting over the phone call in the near future。 我建议我们每周开一次项目电话会议。 微信编辑器 构思编辑器 Lily的努力，boss看在眼里，毕竟每位boss都喜欢努力积极进取的员工。作为一位职场前辈，他将自己多年撰写邮件的经验传授给Lily，告诉她，如果这样写邮件，大家都会愿意协助她的工作。  邮件的规则 1、开头要恰当称呼 自我介绍 直接说My name is xxx Hi Tom, My name is Lily. I work in the XX department and am in charge of ... 称呼别人（个人） 普通工作邮件（即便是写给总裁大人），直接称呼名字就好了，举个栗子：Hi Steven。如果用Mr. /Ms.，会令大部分歪果仁感觉超级不自在。 P.S.德国人除外，他们很喜欢Mr./Ms. 称呼团队 群发给整个公司的邮件，你可以用Dear all, Hi all，其他情况下（举个栗子：发给全部门），最常用的说法是Team 2、直奔主题 Your correspondent won’t want to wade through paragraphs of waffle – so get straight to the point. 相信阅读你邮件的人不会愿意仔细浏览你那空洞无聊的长篇大论，所以你需要直奔主题。 3、内容言简意赅 Try to keep your email as short as possible. Make the paragraphs short, too – long paragraphs can be difficult to read and take in. 尽可能将你的邮件内容写得简单明了。文章太长不易阅读和吸收。 4、将内容编号 If you’ve got several questions or points to make, it’s very helpful to number them. This makes it easy for the other person to respond to each one, especially if some just require a yes/no response or a single word answer. 对于那些为了咨询或提供各种问题的邮件，最好将问题一点一点的列举出来，以便于他人对每个问题作答，尤其当某些人更倾向于对问题只回答“是”和“否”的时候。 5、重新阅读一遍，校对拼写错误 A typo or spelling mistake can turn one word into an entirely different one. If you’re using email in a professional capacity, that mistake could be embarrassing – or even offensive. 排版或拼写错误有时能导致对一个单词的误解。尤其当你用邮件来沟通专业性内容时，这样的错误就很尴尬，甚至有些失礼。 6、充分利用邮件签名 If your email provider allows it, you may even want to create several signatures to use for different purposes (e.g. one for emailing friends, one for new business contacts). 有些邮箱甚至还提供用户根据不同目的设计不同签名的服务（比如：一个对朋友使用，一个对新结识的企业伙伴使用）。 微信编辑器 构思编辑器 boss补充说，这些都是外企中发送邮件最基本的一些规则，如果想要邮件显得更加专业，还有一些常用邮件礼仪需要注意。  让你的邮件更专业 1. 主题必须要“标题党” 必须包含必要信息，让人有打开的欲望。 比如“休假通知”和“Lily4月26-30日休假，工作已交接给Tom，急事请call139xxx”。 这两封邮件，你觉得哪个更专业呢？ 2. 一定不要用任何简写 比如c.u(see you)之类，除了pls(please),thx(thanks),当然能不用尽量不用。 也不要用gonna, wanna这种形式，请变成原形 going to, want to 3. 过往邮件 回复别人邮件，要把过往邮件的内容recap一遍，防止别人忘记。 4. 可以多用的 多用bullet point, table 让邮件更加清晰；多用callout，一目了然。 5. 附件的规则 有附件的话，把附件做一个summary贴在正文；附件的命名一定要规范，让人知道里面是什么，也方便别人保存。 6. 当日事当日毕 任何邮件，当天必须回、必须回、必须回（重要的事说三遍） 7. 委婉说法 问别人一个问题时，前面加个wondering表示想知道，比直接问一个问题更加委婉。 请求别人做一件事，用If you could xxx, that would be great. 更加礼貌。 请别人帮忙做一件事时，在前面加(by) any chance，意思是如果有时间/有机会，很委婉。 微信编辑器 构思编辑器 Lily将自己的总结和boss的分享融会贯通，很快在邮件方面取得巨大进步，让所有同事都刮目相看。 |
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