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见微知著，做好了这些，相信一定会为优秀的你再加一分好感分！ 文 | 郑明明 在职场上，几乎所有人都要用到电子邮件。 细节决定成败，一封小小的电子邮件，却是影响职场好感度的重要因素。 今天就跟大家聊聊我们在发邮件时绝对不能忽视的几个小细节。 1/ 取消自动回复 我们平时用到的电子邮件无非有以下三种情况： 工作邮件，商务邮件和私人邮件。 工作邮件一般用作同事与同事、上下级之间工作事务的沟通与确认、文件的互发中，它往往是对内的，作用于公司组织内部。 几乎每个企业都自建邮箱，可以自己维护邮件组，推送信息，还有exchange的全球通讯录帮你查询人员，以及整合工作日程，甚至和其它内部系统对接。 商务邮件一般用于那些对外的工作联系，大多是公司与公司之间的业务往来参加会议前联系会务组，或是提交/接收其他组织/个人的材料。 私人邮件的应用则相对少得多，家人和朋友之间的沟通一般借助微信、电话，能用到邮件的地方少之又少。 不知道大家在发送邮件的时候有没有注意到这样一件事。一封邮件咻的一声发过去，随之而来的就是一封自动回复： “感谢您的来信，祝您生活愉快！——XXX” 每当这个时候我都心中一万个黑人问号脸，这是谁发明的邮件礼仪啊？明明很失礼好不好！ 尤其是在发送工作邮件，也就是同事之间、上下级之间沟通事项，互传文件的时候，每次邮件的成功发送，随之而来的都是毫无意义的自动回复，不仅占用邮件存储，而且影响了查看邮件的效率。 要想提高职场好感度，取消不必要的邮件自动回复绝对是一个不能忽视的小细节。 我就经常会因为懒得点开自动回复，而导致邮箱内堆积了大量的未读邮件。 收到新邮件时，眼睛扫过一大堆红色圈圈，心里边想着“等会儿一定消灭你们”，一边顺手关上了邮箱。 其实，邮件的自动回复功能不是面向所有使用者的，它主要针对特定的人群：尤其是因为休假、生病或其他特殊情况无法及时回复邮件的职场人士。 例如我之前曾给一家公司项目部经理的邮箱发了一封邮件，接着收到了她的自动回复：
短短几句话把事情交代清楚，让人觉得很贴心，发出去的邮件也不会石沉大海，杳无音信。 你们看，这才是自动回复设置的意义所在：那就是在休假\外出期间，告知对方自己不能按时回复邮件，并提供其他紧急联系人\紧急联系方式。 2/ 尽量不要用QQ邮箱 可以说，现在很少有人没有自己的电子邮箱了。 因为大多数QQ用户，都会拥有一个与自己QQ号同步的专属的QQ邮箱。 可是为什么在职场中，普及度最高的QQ邮箱反而会引起大家的反感呢？ 第一，不好记。一般来说，工作邮箱都是由姓名全拼/英文名字@gmail.com或公司+姓名首字母@126.com等等组成的，往往能够很轻松的找出记忆规律。而QQ邮箱几乎都由QQ号码组成，例如847864326496@qq.com（我随手打的）。 如果用QQ邮箱作为工作邮箱，那么在交换邮箱时势必会给对方造成很大的麻烦——你一个数字一个数字的念，人家一个数字一个数字地记，最后可能还要重复一遍给你对一下。 最重要的是，QQ邮箱里的数字非常容易输入错，而且在工作中如果一旦输入失误，就会发给另一个人，造成不必要的麻烦，甚至导致商业机密的泄露。 第二，不专业。最近听一个做HR的朋友聊起，大部分公司几乎都不会使用QQ邮箱作为工作邮箱。甚至在招聘的时候，那些QQ邮箱发送过来的简历，也会给他们留下不好的第一印象，这几乎已经成为了企业人力资源部门的潜规则。 原因在于，在一般情况下，大家认为QQ邮箱是聊天工具的附属产品，一个使用QQ邮箱的应聘者，往往会给人一种没有把工作与生活划分清楚的感觉，让人产生对待简历和工作的态度不真诚的错觉。 第三，会尴尬。还有一种蜜汁尴尬的情况是，如果不特别设置，往来邮件的时候QQ的昵称会作为发送者的名称显示在邮件上。 记得有次打开邮箱，赫然看到什么“一泡屎”给我发来了邮件，韩红看了都想打人！另外，如果显示在收件者邮箱中的昵称是“篈鈊№锁嫒”“╭莣记ㄚОㄩ”这种蜜汁尴尬的非主流火星文网名，难道你看到以后不会很想shi吗？ 3 / 邮件发送一次成功 如果是新建邮件的话，我的习惯是先写标题，然后写正文，再然后添加附件，最后再写收件人和抄送人。 几乎每个人都犯过还没来得及添加附件/结束邮件正文就手残发送出去的错误，所以把写收件人放到最后，就可以杜绝邮件写一半时的误操作。 记得之前大学里有个学弟，经常给我发送不带附件的邮件，邮件正文里还清楚地写道：“重要资料见附件，请师姐查收。” 每当这个时候我都以为是我瞎了。 结果我电话打过去，他才发现是自己没加附件，于是匆匆追发一封。 后来次数多了，我就私聊他，说，学弟那什么你还是直接把文件传输给我吧。 另外，白纸黑字的邮件正文，我们在写的时候一定要字斟句酌。尤其是涉及到关键问题的意见和指示，尽量不要使用模棱两可的说法。 在邮件写好以后，最好再通读一遍，看是否有笔误。 如果经常发生笔误，并且一遍又一遍地更改、重发，真的会给人留下工作不认真的坏印象啊。 取消自动回复、尽量不使用QQ邮箱、邮件发送一次成功是我们在职场中不可忽视的几个小细节。 见微知著，做好了这些，相信一定会为优秀的你再加一分好感分！  今日作者 郑明明 |
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