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公司的管理层经常要向总经理、董事长乃至客户和部下做说服工作，因此这是简要的汇报(以下称简报) 。我今天谈的是如何作简报? 用什么方法作简报才会有很好的说服效果? 明确说服工作达到的目的 能说服人的好处很多，主要有以下几个方面： ( l ) 能及时得到反馈。简报的对象往往是少则几人，多则二三十个人进行互动式交流，因此可以及时反馈。 ( 2 ) 能有较大的冲击效果。要学会用非常短的时间、非常有效的技巧，尤其是要用鼓动情绪的技巧，使他们受到新任务的感染，产生一种冲动，感到这个提案有效而可行。 ( 3 ) 可以掌握听众问题之所在。你要说服人，就要明确说服目标是谁。在这些人中，也许已有人支持你的计划了，已不是说服对象。而对有些人来讲就有距离，甚至很难理解，因此你透过说服掌握他们所提出的问题。 ( 4 ) 最大优点是缩短决策过程。有人不用简报的方式，而是用一个个文件逐级、逐人批示方式，很费周折，要在很短的时间内做决策就不行。学会说服人好处很多，如何把简报作好非常关键。 说服人要注意的几件事 ( l ) 及时反馈。受取者能接受和了解你所给的信息，并马上作出反应。口头汇报时，你可以马上了解并发现他们的疑问，并立即作出解释，以达到及时反馈。一定要关注听众的感受。这样可以看到自己的支持者和反对者，从而做到心中有数。 ( 2 ) 较大的冲击效果。用幻灯、多媒体投影等方式是最有效的方式。研究表明，沟通有三大要素，而其影响力的比重如下： 语言表达只占7%，即我们的讲话只占整个沟通效果的7%。比如，别人劝我不要生气，可我的语气、音调都显出非常生气的样子，即使我说没有生气，但93%的场面氛围最能说明真相。 声讯占38%，视讯占55%。一位法国演说家在台上用了短短的五分钟讲了一番话，大家鼓掌不息。但他讲的内容只是一个法餐的菜单。大家所接受的是他表达出的声音、表情和形态，这些都是视讯和声讯带来的。所以我们在沟通当中，不可忽视的是我们的声调、语速、表情等“身体语言”。 ( 3 ) 可以掌握听众问题所在。你可以有效地掌握听众是否能置身于你所希望的“情境”，使他与你能同步思考。要避免误解或误导。如你讲演时有人在摇头，你就可以变换另一个方式来讲，看看他可不可以因此而改变认识。 ( 4 ) 缩短决策的过程。如果演讲人讲的内容能让在场每个人的理解都是一样的，这就能缩短解决核心问题的过程。说服有各种目的： ·授权、推动计划实施； ·为了获得支持，以达到预期目标； ·为解决冲突，求取一致行动。 一次，我要说明政府负责人同意执行自动化计划。我前面讲到了，口头说服只占7%，而图象( 视讯) 对于简报来讲，占55%。这时我使用幻灯快速把图片打出来，大家印象深刻，讲完他们当即决定要搞这个项目，并写到：“要行动! 如何开始?” 原本最反对自动化的人也认为中小企业应该实现自动化。过去他们所接触的自动化就是单一的生产，在这种情况下，本来已完全被推翻的东西，在一个多小时的说服汇报中，就完全改观了，这就是说服的威力。 说服与沟通必须注意什么 1. 设定简报的最主要目的。 2. 收集资料，根据目标来收集设计幻灯片。 3. 选择与布置会场，会场的环境直接影响人们的情绪。 4. 分析听众中谁更重要，你要注意满足他们的需求。 5. 选择表达的方式，比如用投影仪等辅助工具配合简报。 6. 选择时间。作简报绝对不要在一个匆匆忙忙的时间里进行，也许你要说服的人在听完你的简报后，有更重要的会要参加，他很难倾听你的简报。最好在下面没有紧张的活动或在娱乐之前举行，这点很重要。 7. 如何发表并拟定策略。 如何说服最重要的人? 希望听众得到什么?目标要在简报之前设定好。 “影响听众的行为”是最重要的。简报不仅是一场演讲，而且必须达到目的，获得执行的结果。如你希望参会者回去马上采取行动，他们却说：“我们还要考虑。”那么，你这个简报就是失败的。 那什么是他想要知道的?不能只是原则性的东西，一定要是非常可行的，一定要做到明确。 “简报要以听众为核心，而非以演讲人为核心”。失败的简报都是以演讲人为中心来设计的，而非以听众、顾客为导向的演讲。因此，一定要明确你要说服的是哪些人，这些人的背景是什么。 选择简报的方式、资料的运用、内容的安排、表达的顺序，都要考虑到谁是你的听众。分析听众的要点： ( 1 ) 他们是谁? ( 2 ) 他们对你所要谈的主题了解能力怎么样? ( 3 ) 多少人知道你要提出的计划，内容以及构想。 ( 4 ) 听众中最具影响力的人是谁? 比如，我的目标是某位领导，那么每讲一句话，都要看他们一眼，要看他们的反应。假如他们一直点头，一直认同的话，就尽可能快速地用这个方式讲下去，其他人不重要。当然也不能仅看这两个人，要从这边看到那边，照顾到整个会场，使每个人都感受到，“我是被注意的，我是被演讲人认为重要的一员。”有谁不喜欢被人重视呢?没有。 作为一个演讲者来说，要注意全局，要非常注意有影响力的人，但并不能只注意他们。 ( 5 ) 听众中最具破坏力的人是谁? 有些人不易被说服，但你必须要说服他，就要预先做工作。可以在报告之前就拜访他，要和他谈得非常清楚，赢得他的支持，哪怕是不反对也好。要掌握和了解听众的心态。 最失败的简报是什么? 一是不知道他们的背景；二是不甚了解你所要讲的主题；三是缺乏某方面的知识，不懂装懂；四是听众层面太广，众口难调。 因此，事前要了解听众的背景；了解听众的态度和性格；使听众真正成为你的聆听者。 简报之前要做好什么准备? ( 1 ) 要用听众的语言和心态讲演。 ( 2 ) 简报的时间安排上一定要集中说明某一特定的主题，不要面面俱到。 ( 3 ) 利用视听的方法达到预期的）目的。 ( 4 ) 需要改变某些特定人的行为。 ( 5 ) 要让听众明确重点内容，即了解及认同的部分，并采取行动。 ( 6 ) 选定什么人来参加，什么人最好不要来? ( 7 ) 简报前的沟通。注意使用个个击破的方式。 ( 8 ) 在什么时候来作这个简报，要掌握时机。 简报要力求虎头豹尾 开始的几分钟很重要。一是听众想知道你是什么人? 第一印象；二是简报的主题和范围是什么?你期待听众做什么? 结束时———要做明确有力的结论。 我在作自动化的简报时，我说：假如我们在这十年，不把台湾省的产业结构转变，即从劳力密集型转变到技术密集型产业，我们在世界的市场中将看不到“中国台湾制造”的产品，那时就失去了存在的价值。 （本文选自《中外管理》） 千秋业教育顾问有限公司 领导力与中层干部培训系列 学校战略管理 干部的角色定位、责任意识与执行力 目标管理 绩效考核与管理 沟通与合作、团队建设与领导力 系统思维与工作策划 思维模式改变训练 做下属的教练员与辅导员 提高授权能力 创新思维与工作创新 问题解决 时间管理 更多详情请致电： 010-64938082/8079 |
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