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实习生不会甘特图被辞退?这三种表格你都要会做!

 我依晴 2017-05-13



既然大家诚心诚意地发文了,学长今天就给大家带来工作中常用的三种图表制作干货,后台回复“图表”,还可以领取相关制作软件和海量模板!


1 / 甘特图 


甘特图,又称为横道图、条状图。用来展示项目进度,方便团队协作和任务推进的一种图表。




 常见的使用场景 


  • 用来展示项目进度和关键部分。比如你负责举办一个讲座,那可能其中会包括讲师联系、备课、场地联系、宣传推广、落地执行等内容,这些不同的工作可能是同时或间隔地进行的,还有可能会需要多部门协作完成。通过甘特图,你可以将每个部分的工作分别需要在什么时间进行清晰标示出来,也让项目组成员和你的上司,可以通过这个图表来直观地了解项目进展。


  • 展示长期的计划的进展情况,如一个季度的人力资源招聘计划等。以甘特图的方式,可以直观看到任务的进展情况,资源的利用率等等。 


  • 如今甘特图不单单被应用到生产管理领域,随着生产管理的发展、项目管理的扩展,它被应用到了各个领域,如:建筑、IT软件、汽车等等。 


 制作教程 


今天,刺猬君带你认识Excel中的甘特图,仅需十分钟,让项目进度一目了然。




这是下个月需要完成的一个项目,使用甘特图,把整个项目可视化。步骤如下~


1. 设置【开始时间】单元格格式为“常规”。




2. 选择【任务】、【开始时间】、【持续时间】三列,插入图表【堆积条形图】。




3. 双击X轴,设置坐标轴选项,最小值输入序号1开始时间的值【42705】。



4. 双击Y轴,设置坐标轴选项,勾选【逆序类别】。




5. 点击蓝色数据条,设置数据系列格式,填充方式选择【无填充】。




6. 重新设置【开始时间】单元格格式为“日期”。




7. 优化图表字体,即可得到甘特图。



 其他制图软件 


1 / VARCHART XGantt 



VARCHART XGantt是全球知名的甘特图控件,能够实现如 Microsoft Project 般强大的项目管理功能。它拥有完美的数据兼容与交互,支持与所有主流数据库无缝整合,数据兼容性和交互性强。


2 / FlexGantt



FlexGantt是当前Java中最先进的甘特图解决方案,作为一种先进的甘特图Swing用户界面组件,它允许用户与项目计划和调度结果形成互动。应用程序使用FlexGantt可以自定义甘特图组件。


3 / AnyGantt



AnyGantt是一款体积小、速度快、效果好但是功能强大且支持自定义的控件。其无需安装任何Active-X文件,所有图像都在客户端生成;以XML接口驱动,通过一个简单的XML配置文件来生成组、连接点和转折点。


 领取方式 


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 2 / 流程图 


流程图通常用来描述某类工作的工序或整体流程,在我们的生活中随处可见,如某个电子产品的操作手册、去医院看病时大厅里会有从挂号到取药的总体流程,包括招聘文案里宋简历投递到录取的流程,都会用到流程图。



 常见使用场景 


  • 产品 / 软件的操作指南。当你要给用户或新同事解释如何使用你的产品时,一张简洁明了的流程图通常胜过千言万语。

  • 梳理内部管理流程。在大公司,无论是请假还是各类审批流程,通常会有涉及好几个部门和人物的情况,这时文字就不如流程图的表达效果好。


 制作教程(以visio为例) 


1. 向工作区内拖入形状,并调整形状的大小、位置




2. 双击形状,可进入文字编辑状态,输入文本(另外需要输入文本的,通过插入文本框实现);


3. 利用连接线,将各个基本形状连接到一起;





4. 设置连接线、基本形状的样式,最终成图。


 制作软件 


1 / Gliffy diagrams


该插件是Chrome应用商店很受欢迎的一款制图插件,除了网页版以外,还可以下载离线版直接在桌面上打开使用,主界面是这样的:主要功能包括:改变图形颜色、大小,添加文字,图片,网格自动吸附对齐等等,非常方便。



2 / draw.io


这款插件有网页版和桌面版,不用注册可直接使用,完全免费,中文界面。它的功能非常丰富几乎和ppt里面常用的差不多,有了这些功能,制图就非常容易了。



 领取方式 


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3 / 思维导图 


思维导图又叫心智图,是一种将放射性思考的具体化的方法,无论是文章写作、读书笔记和课程学习,还是项目管理、分析问题等各方面,思维导图都发挥着很重要的作用。




 常见使用场景 


  • 头脑风暴。在小组或个人进行脑暴时,思维导图可以帮你很好地记录和梳理繁杂的idea。每个观点之间既有联系又相互独立,可以帮助你讨论中不跑偏,同时不限制住思路。

  • 会议记录。其实在企业中,xmind是比word更好的会议记录工具,因为它逻辑清晰,操作方便,还可以添加各种标注。

  • 梳理组织结构。无论你是否实习过或混过学生会,应该都看过各种组织的结构图,它可以很清晰地展示职务、部门之间的上下级关系,一看就明白组织的构成,如图:



 制作教程(以X-mind为例) 


1. 根据需要选择导图类型



2. 按顺序输入你需要的内容(Enter键是新建平行项目,Tab键是新建下级任务)


3. 调整项目间的从属关系,并设置边框和线条样式


4. 添加标注、总结等内容


P.S. 在用软件制作之前,可以在纸上手绘想要做的图,这样可以减少很多不必要的重复修改。



 制作软件 


1 / XMind

在企业中它可以用来进行会议管理、项目管理、信息管理、计划和时间管理、企业决策分析等;在教育领域,它通常被用于教师备课、课程规划、头脑风暴等。有免费中文版,以及各种思维导图类型和模板,非常实用。



2 / Mindmagager

一个易于使用的项目管理软件,能很好提高项目组的工作效率和小组成员之间的协作性。它作为一个组织资源和管理项目的方法,可从脑图的核心分枝派生出各种关联的想法和信息。在企业内部使用率较高,但需要付费。



3 / imindmap

iMindMap结合独特的自由形态头脑风暴视图模式和系统的思维导图视图模式,特别适用于头脑风暴、策划和管理项目、创建演示文稿等。



4 / Mindnode

一款非常小而美的脑图软件。虽然只在Mac平台有,但操作简单,而且非常美观。



 领取方式 


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· · ·


今天的科普时间就到这里。也许这些教程看起来有点复杂,但只要实际上手操作一遍,基本都能了解的。最后,学长想给实习生们几点建议:


  1. 不要因为不会就怯场或是一个劲地问别人。在提问前,自己先百度一下,看看公司的历史资料,如果花了时间还是不懂,那还是问吧!

  2. 做图表时,无论是给自己看还是给领导看,都请记住这几个原则:

    1)把对方当做完全不了解这个项目的人,在图表中尽可能清晰而全面地展示信息,不要自以为对方都了解而导致信息不对称;

    2)美观很重要,用职场人的心态要求自己,死抠细节,做到完美!



你还想了解什么图表?


在评论区和我们说说吧



编辑 | Yellow&老琅




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