6个步骤，教你写出清晰的会议记录

6个步骤，教你写出清晰的会议记录

首先，我要说的是：会议记录是老板在给你指派下一步工作！

公司来了一位新同事，每次开完会之后都会整理出一份清晰详细的会议记录，然后默默的发到工作群里，然后附上一句：“这是我做的会议记录，有空的同事帮忙看一下，是否有遗漏的点”。

当我们点看文档的时候，哇咔咔~，做得又详细又清晰，每次开完会她都能在结束后的5分钟内个把会议记录发到群里，不用说，每次都得到Boss的高度赞赏。

我是那个羡慕嫉妒啊！但是，我们都是文明人不能表现出来。每次都默默的下载保存起来，谁叫自己的会议记录有时候连自己都不想看，再者，接下来要做的工作都有记录在里面。

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有一天中午吃完午饭休息时间，好胜心强的我带着零食，去项这位新同事请教学习，她为何能这么快，这么高效清晰的就能制作出一份会议记录。

她告诉我说这个很简单，只需要简单解答6个问题，就能做出把所有的会议记录做下来：

5W-1H分析法，也称六何分析法，是一种思考方法，也可以说是一种创造技法。

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简单的说，就是六个英语单词的缩写：

Why (原因）

What (目的）

When (时间）

Where(地点）

Who (谁）

How (方法）

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1932年，美国政治学家拉斯维尔提出“5W分析法”，后经过人们的不断运用和总结，逐步形成了一套成熟的“5W IH”模式。运用到会议记录中，就其工作会议内容（What）、责任者（Who）、工作岗位（Where）、工作时间（When）、怎样操作（How）以及为何这样做（Why），进行书面描述，并按此描述进行操作，达到完成职务任务的目标。

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如何使用？

我就以LeanInKM的一次周年筹备会议简单来说如何使用：

最后，我还想强调的是：

会议记录你要把它当做是老板在给你指派下一步工作！

办公室的生存之道必读

特别提示：如果你的性格刻薄自私，为人挑剔，心胸狭窄，在此奉劝你还是放弃成为成功人士的梦想，也无需读此策略，因为根本没有人会愿意与你一起工作。此策略仅供愿意善待，无微不至关怀身边的人来参考。
　　必读一：尊重别人的私人空间
　　在OFFICE里，私人空间是很宝贵的，必需受到尊重。"打搅了"、"不好意思"是有求于人或打断别人工作时必不可少的说话。另外，谨记先敲门再进入别人的办公室，不要私自阅读别人办公桌上的信件或文件，或未经许可而翻阅别人的名片盒。
　　必读二：办公室礼仪
　　A、电话：若你要找的同事恰巧不在，别要他的助理替你记下一大段口信，应请他转拨至电话录音，留下你的姓名，内线。简单的内容然后挂线。
　　B、复印机：当你有一大叠文件需复印，而轮候在你之后的同事只想复印一份时，应让他先用。如果复印机纸用罄，谨记添加；若纸张卡塞，应先处理好再离开，如不懂修理，就请别人帮忙。
　　C、走廊：如非必要，别打断同事间的对话。假如你已经打断，应确保原先的同事不被忽略。
　　必读三：保持清洁
　　A、办公桌：所有食物必须及时吃完或丢掉，否则你的桌子有可能会变成苍蝇密布的垃圾堆。
　　B、如果有公共厨房：别将脏了的咖啡杯放在洗碗池内，亦不要将糊状或难以辨认的垃圾倒入垃圾箱。此外，避免用微波炉加热气味浓烈的食物。若菜汁四溅，谨记抹干净后再离开。若你喝的是最后一杯水，请添补。
　　C、女洗手间：如厕后谨记冲厕并确保所有"东西"已被冲走。若厕纸用完，请帮忙更换新的。废物应准确地抛入垃圾桶。
　　必读四：有借有还
　　假如同事顺道替你买外卖，请先付所需费用，或在他回来后及时把钱交还对方。若你刚好钱不够，也要在翌日还清，因为没有人喜欢厚着脸皮向人追讨金钱。同样地，虽然公司内的用具并非私人物品，但亦须有借有还，否则可能妨碍别人的工作。
　　必读五：严守条规
　　无论你的公司如何宽松，也别过分从中取利。可能没有人会因为你早下班15分钟而责斥你，但是，大模大样地离开只会令人觉得你对这份工作不投入、不专业，那些需超时工作的同事反倒觉得自己多余。此外，亦别滥用公司给你应酬用的金钱作私人用途，如打长途电话。
　　必读六：守口如瓶
　　即使同事在某工作的表现不尽理想，也不要在他背后向其他人说起，说是道非最容易引起同事们的不信任。道理非常简单：当某同事在你面前说别人是非时，难道你不会怀疑他在其他人面前如何形容你?
　　上司通常极之厌恶是非。若你向上司打小报告只会令他觉得虽然你是"局内人"，却未能专心工作。假如上司将公司机密告诉你，谨记别泄漏一字半句。
　　必读七：切忌插话
　　别人发表意见时中途插话是一件极无理的事情，更影响别人对你的印象和你的信誉。在会议中(或任何时候)，请留心别人的说话。若你想发表意见，先把它记下，待适当时机再提出。
　　必读八：别炫耀
　　若你刚去完充满阳光的海滩度假，当然不能一下子掩盖你古铜色的肌肤，但也别在一直埋头苦干、连气也几乎喘不过来的同事面前手舞足蹈地描述你愉快的假期；亦不要在尚是独身的同事面前夸耀你那俊朗不凡、体贴入微的丈夫或情人；又或在肥胖的同事面前自夸"吃什么也不会胖"，这样只会令别人疏远你。
　　必读九：多称赞别人
　　现代人可能太忙，对事情往往无暇作出正面的回应(例如说声"谢谢"和赞美的话语)，忽略了这种简单却有效、随时能令你所称赞的人有助你一把的表现。Lily的上司总是在每天下班前多谢她所做的一切和努力，令Lily非常满足，亦下决心要全力为上司工作。
　　称赞别人的其他好处尚有：接待员会提醒你今天老板的心情极差；同事会在工作限期前不断催赶你。只要你多称赞别人，便可能得到不可估计的回报。
　　必读十：别虚耗时间
　　虚耗别人的时间是最常见的过错，好些人之所以要把工作带回家，全因只有这样才可在没有任何妨碍下完成工作。因此
　　A、别写长篇大论的电子邮件：可用标题显示"紧急"，内容也必务求简洁。
　　B、别hold线：假如你和别人谈话时，一个更重要的电话接来，应请第一谈话方先挂线，迟些再回复他。
　　C、准时：对准时的人来说，要等待迟到的人开会绝对不是好事。假如你是会议负责人，请在会议前一天把有关的备忘、议程等分发给各人。会议的举行时间最好是下班前30分钟，因为此时人人赶着下班，会议能更有效地进行。也请准时开始会议，别等迟到的人。
　　D、别烦扰上司：不要事无大小都请示上司。若真需要上司的帮忙。因先预备答案再寻求他的指引。
　　E、别多嘴：本来同事之间倾谈并无不妥，但也要自律。若你正在休息，别人可能刚好相反，最好避免令同事分心。若你的同事经常进入你的房间，可试试背着大门坐；若情况不受控制，可搬走你的会客椅，对方便不会久留。
　　F、领导问话时,记得要站起来回话.这是一种对领导的尊重,也是一种基本的礼貌。

高效工作十六招

工作太忙，如何做最好的自己？

会议太多，如何让会议更高效？

意见与同事、老板不一致，如何与同事深入合作、与老板有效沟通？

一、做最好的自己

1、要意识到所有的惯例都是由行为的不断坚持形成的，要有便笺随时随手进行记录和整理。

2、每天、每周、每月都要进行工作事项的合理安排，养成时间管理的观念。

3、要善于进行总结，工作上的月度、季度、半年度、年度都要认真、诚实加以对待，对于公司和自己有所交待。

4、对于不合理的要求和不正确的行为要明确表明自己的态度，不应该模棱两可、态度暧昧。

5、要善于将你的创意及时记录、整理、公开，因为不断的培训和集中讨论是一个投入大于产出的行为。

6、要适当留点空余的时间给自己，对自己的的现在和将来、处境和目标进行一番的整理和厘清，让自己沉静下来，在浮躁的环境下更需要一剂清凉的“心灵鸡汤”。

7、对于工作事项所需的工作时间和工作量要有清醒的认识，不要做出过于乐观的估计和轻易承诺，要充分衡量不确定因素对于工作进程的影响。

二、让会议更高效

8、要善于使用会议这种公开的形式来推动决策的进行，要意识到会议准备的力度与会议的效果是成正比的。

9、在会议的过程中，对于事实的描述和工作沟通尽量减少形容词，并且以数字为依据，所有的工作任务的安排和沟通协调都需要有明确的时间。

10、所有的会议都要有结论和成果并形成会议记录加以确认。

三、与老板有效沟通

11、对于复杂的问题或者战略、策略上的调整需要在问题阶段、方案阶段随时与主管进行适当的沟通，在书面沟通之前需要有口头的试探，获得肯定之后才进一步着手。

12、对于正确的认识要坚持，即使是老板认定并且签批的事项只要是不符合客观的认识就应该与老板沟通，要有坚持到底的勇气。你有多坚持才能证明你有多专业。

13、老板交待的工作事项均需要及时反馈。

四、与同事深入合作

14、所有的同事朋友都是你的资源，要善于寻求帮助，所以一定要管理好你的通讯录。

15、不同部门的矛盾和意见仅仅只是提供参考，关键在于你自己的依据和声音，这样才能获得肯定。

16、对于需要多方、多人配合协作的事项需要将目的和手段进行详细的、明白无误的论述，将要收集的信息通过选择题、判断题、填空题的方式加以细化。

时间管理100条细则
无论是在家里还是在工作中，每个人都要在某种程度上支配自己的时间。你做事的先后顺序，对你能从生活中获益多少，有着深远的影响。大部分人都能安排好自己的时间，从而使工作格外有效，休闲时光更加充实。本书指导你如何有效地支配时间。书中包含了丰富而实用的建议，而散见于全书的101个简明的小诀窍进一步提供了极有价值的指导。这本书从检测你通常是如何支配时间开始，再把目光转向你有待改进的地方，然后告诉你如何使用快捷而容易的方法来进行改进。改进的内容从怎样处理文件到如何使用用高时效的手段进行通讯。本书的最后一节会教你如何用学到的知识来帮助别人更有效的支配时间。

一、了解时间
        时间是我们最宝贵的资源，通过分析我们时间的使用情况，才有可能掌握适于工作场所内外，最有效的时间使用方法。
1. 每天要回顾，急事需优先。
2. 对于很棘手的任务，先从一小部分入手，立即处理。
3. 考虑一天的日程安排，采用相应的工作方法。
4. 不值得去做的事，派下属代劳。
5. 工作日化整为零，每段30分钟。
6. 重温日程安排，评价工作效率，
7. 安排日程时，留点时间用于思考。
8. 预测工作用时，看看是否准确。
9. 要随时做日程记录，单凭记忆不大可能。

二、制订计划
如果你不知道明天的行动方向，你就不能决定今天摇干什么。改进时间支配的任何方法都有赖于对目标的清楚了解。
10. 化长远规划为一周、一日的 行动计划。
11. 绘出工作履历表，计划下一步干什么。
12. 几项任务难分先后顺序，另辟蹊径寻找第二方案。
13. 协调你与上级在工作安排的先后顺序上存在的差异。
14. 要及时发现与同事在工作安排先后顺序上的矛盾。
15. 把日志中的所有工作按重要性分类。
16. 如果你的工作表上全是A类任务，委托别人代办或重新分类。
17. 根据情况的变化和新信息的出现，不断变更工作的优先级。
18. 讨论应该简短，避免没有结论的提问。
19. 每天给自己有段安静的时间。
20. 不要担心电话机没有搁好。
21. 记录你的体力、脑力出现高峰的时间，了解它们能持续多久。
22. 留些精力给家庭生活和工作之后的消遣。
23. 建议公司以弹性工作时间运作，以提高工作效率。
24. 挑选一种看起来美观，用起来称心的日志。
25. 你的日志里永远放枝笔，随时记录信息和日期。
26. 用彩色笔标示出任务的不同重要性。
27. 确定的期限要合乎实际，定期限为的是促进你完成任务而不是要制造紧张。
28. 委托该委托的工作，无论那是你喜欢的还是不喜欢的工作。
29. 工作按时完成后，应该自我奖励。
30. 在日志上制订计划，不要超前一年。
31. 要保证你每天至少办了一件令你愉快的事。
32. 晚上的最后一件事，读篇你最喜欢的作者的文章。
33. 使用电子记事薄列出自己的弱点，然后计划逐一加以克服。
34. 写字桌上没用的东西清理走，只把现在的工作留在手边。

三、立即做出改变
这里有许多实际的工作可以去做——无论是清理写字桌并使其保持整洁，还是使计算机内的文件分类清晰，都可以在短期或长期内提高你的工作效率。
35. 留心"告示贴"式的便条，小心丢失。
36. 每天都要清理干净，不要把脏乱留到明天。
37. 文件里的特别关键处要做标记以加快从读时的速度。
38. 办公室里放一架钟，你和客人都能看见。
39. 每隔几个月，重新检查档案系统。
40. 建立一种档案系统，它将与你和你的生意一起发展兴隆。
41. 定期检阅你的存盘，把不在需要的文件丢掉。
42. 将较难归类的文件统一放入一档案夹中，贴上"其它"卷标。
43. 只把将来要参考的重要文件存盘。
44. 打给你的电话首先由秘书或同事接听。
45. 拿起电话听筒暗示会议结束。
46. 如果有人跟着你走进办公室，你不要坐下来。
47. 如果门开着，你的座位不要放在别人的视野之中。
48. 把你认为不需要的信息都扔掉。
49. 利用一切机会尽可能站着碰下面——以便能随时离开。
50. 只为那些需要知道的人员复印信息资料。
51. 停止订阅你不在阅读的杂志。
52. 取走你希望保存的报刊，存盘留作参考。
53. 写字桌上只留最重要的读物。
54. 评价每条信息与正在进行的工作的相关性。
55. 在打断别人之前要想到他们的时间与你的时间同样宝贵。
56. 其它的选择行不通时，才考虑召开会议。
57. 不要对同事随意猜测。
58. 在你打电话之前，做一次放松的深呼吸。
59. 打电话时要避免精力分散，集中精力听对方在说些什么。
60. 你在打电话时，把另一件工作放在手边，以防你要久等。
61. 告诉别人什么时候可以给你打电话。
62. 为了避免被打断工作，你可以换一条电话线路。
63. 千万不要把要写的材料向后拖——这样会越积越多。
64. 在你必须阅读的报告上划出关键的句子。
65. 快速阅读报纸的标题。
66. 把重要的参考材料与其它文件分开。
67. 每月一次清理你计算机里的不需要文件。
68. 仔细考虑你的计算机配置。
69. 确保你的电子邮件简短，地址准确。
70. 要鼓励别人表达自己的意见，即使他们的观点与你相反。
71. 要多听少说，使会议开得简短。
72. 如果日常例会超过了一小时，请同事去"紧急"打断它。
73. 对议程中的每个专题都要分配一定的时间。
74. 鼓励人们只参加会议中与他们有关的部分。
75. 在会议的备忘录上记下会议通过的事项。
76. 旅行之前评估这次旅行是否必要，钱花得是否值得。
77. 如果可能，把你需带的每件东西全都塞进一个小手提箱里。
78. 带点工作在候机楼里做，以防飞机延迟。
79. 按目的地的当地时间拨好手表。
80. 在打电话之前，核查酒店对电话的收费。
81. 核查你的电子装备在国外使用时是否需要适配器。
82. 每年要安排二到三个短的假期，而不是一干到底。
83. 定期留出一点时间来追求业余爱好，和享受休闲放松的乐趣。
84. 志在每天尝试新东西。

四、支配别人的时间
为了把你的时间安排得尽善尽美，同样你必须要支配好职员、同事和下属的时间。学会授权或委托他们去替你办事、分担任务，掌握好同上下级相处的艺术。
85. 要保持很高的期望值，人们会将努力付诸实践。
86. 劝说别人的时候要用事实，而不是用感情。
87. 关心别人想得到什么。
88. 听到和聆听是不同的，要学会聆听。
89. 当你把任务授权别人去办的时候，确保你把目的说得相当清楚。
90. 留点时间来做你一个人可以做的事。
91. 要有一张检查表，帮助你监察已委托工作的进度。
92. 奖励要慷慨，训斥要适度。
93. 对授权别人的任务要设定明确的，切实可行的完成时间。
94. 不要让同事用不重要的事来分散你的精力。
95. 在同事的办公室里召开会议，这样在你需要的时候则可以离场。
96. 专门留出时间，让你的办公室向全体人员开放。
97. 只有当你有不止一个疑难问题需要讨论的时候，才去请教你的通史。
98. 揣摹老板的工作模式，并试图采纳。
99. 询问老板的家庭生活——这将有助于你与他建立好关系。
100. 记住时间是最民主的，没人比你的多，也没人比你的少。