|
如何汇报工作？ 看上去很简单，好像谁都会，但其实大多数人不会汇报工作。 糟糕的汇报让人听不下去，轻则挨批，重则被打入冷宫，从此在上司面前再难翻身。 什么叫会？就是上司赏识你，认为你有“料”、靠谱，这才叫做“会”。 汇报工作为什么如此重要？说重一点，是你的前途在上面。因为上司要凭这个看你做了哪些工作，你的能力能否体现出来，汇报是非常重要的一环。有一种员工，埋头苦干做了很多事，但苦于不善于表达，结果做了很多事，还是很难得到认可，甚至被同事抢了头功，那就成了冤大头，你说气不气人？ 俗话说，光说不练假把式，光练不说傻把式，又练又说真把式。做的好也要汇报的好！ 据说，华为的绩效考核在打分的时候，碰到不好量化的指标，要靠员工举证，什么是举证呢？通俗来说，就是你说你行还不行，你得拿材料和记录证明给我看你行，那才叫行。所以，华为的员工汇报，PPT（他们叫胶片）要做得好，否则就很难有出头之日。 让我们先来看日常汇报常犯的错误有哪些类型。 第一种类型是答非所问绕圈子。 以前我有一个属下，我明明问她要一个绩效考核统计数据，她总是跟我说这个数据是从哪里来的，用什么方法和工具统计出来的，但就是不告诉我数据是多少，让我很是着急和抓狂，我就觉得跟她说话太费劲。我在想：她是不是故意逗我呢？看上去也不像啊，但她的这个习惯一直保持的很好。 在我实在忍不下去的情况下，只好把她调到了其他岗位，不再做这份工作了——她真的不适合。 第二种类型是东拉西扯没重点。 讲了很多，写了很多，但很松散，没有主题思想，事物之间缺乏关联性，你看不到想要的东西，或者他明明想说的是A，说着说着开始讲B，雄文三千、跑题万里……这些都是很常见的错误，就连做个PPT，满屏都是文字，连个小标题都懒得标黑，一到正式汇报，就一个一个字照着上面念…… OMG，一点不用心！ 那么，说了糟糕的汇报，那我们再看什么是好的汇报呢？ 在这里先分享一个故事，这个故事就是有名的“电梯测试”，这是麦肯锡公司考核咨询顾问是否合格的一种测试手段。 现在你的老板把你找去，需要你就某一议题或项目作一个报告，三天后正式在会议上汇报。 你得到这个消息后马上着手准备汇报材料，熬了几个晚上做成了100多页的PPT，里面的内容很丰富，就在即将召开汇报会议的这天早上，老板却突然在办公室门口告诉你： “我刚刚接到通知，有一个重要客人来访，这个汇报会议参加不了。那你看能不能这样，我现在只有60秒的时间，你能不能把报告的内容跟我讲讲？可以跟我去电梯里边走边讲。” 这就是考验你汇报能力的关键时刻，在这么短的时间内，你得把非常复杂的问题简单化，进行高度的概括和提炼，并且要直指要害，给到老板最需要的东西。 这个就是著名的电梯测试，挑战性是不是很大？ 电梯测试之所以这么刺激，又这么受到咨询公司的青睐，是因为时间就是效率，好的汇报能够节省别人的时间，尤其是老板的时间。 很简单，你老板的时间比你精贵。 要想做到这种好的汇报，必须掌握一些方法和技巧，那么在这里，我就分享一个简单实用的好方法： 第一、你讲给谁听？ 也就是要了解汇报对象，上司还是客户？对方是个什么人？这是非常关键的。就上司来说，你的工作能否得到认可80%取决于上司，所以你的上司最重要，所以要管理好你的上司。 啥，管理好上司？对！就是你要了解上司的长处、管理好上司的长处：他有什么偏好，他是感觉型还是说理型？ 我经常看到有一些测评把人按照DISC这种方法进行划分，即所谓用老虎、孔雀、考拉、猫头鹰四种动物作代表，我觉得这个分法比较复杂，而且把人说成动物总感觉怪怪的。 我就只把上司分为感觉型和说理型两类，感觉型的领导你跟他摆事实讲道理搞数据，他可能比较反感，对他来说，感觉好最重要，他要是对你的感觉好，你汇报的一些工作他也往往比较认可。 说理型的领导你不能跟他瞎忽悠，要举事实讲道理发数据，他可能才会对你感冒。这两种上司的风格是不一样的，必须区别对待。 另外，他喜欢口头汇报还是书面汇报？有的上司喜欢口头上跟他汇报，他喜欢听，喜欢跟你交流，那你就不能天天给他写书面报告，而且弄不好，他认为你这样做是在浪费时间，对你的工作方式不认同，你就会吃力不讨好，这就需要你经常跟他多沟通。 针对比较喜欢阅读的上司，你要认真做好书面报告，在他印象当中就会觉得你工作认真。当然，上司有很多种类型，有的上司书面与口头都可以，但是比较少见，一般总有主导性的一面。 另外你得适应你的上司，而不是上司适应你，你要看上司的关注点在什么地方，也就是所谓的重点，但却常常被很多人所忽略。你的重点是别人的重点吗？显然不是！男人和女人的重点就不一样，比如购物，男人更注重牌子和价位，直接去目的地买就可以了，女人不一样，要走很多路，逛很多店，她们要的是一种挑选过程中的逛的感觉。 他的关注点在数据，你就不能讲空话，他最注重的是结果，你就不要老是强调过程，他的关注点是某个细节，你就不能跟他讲大而化之的东西。 第二、你汇报什么？ 也就是汇报内容，要一事一议，紧扣主题，尽量不要说多，说多了会乱，也很难讲清楚，所以一定要一事一汇报。 这里有两个思路：一个是目标导向式的汇报，一个是问题导向式的汇报。 目标导向式往关注这个事情的进展和进度，要有每一阶段的成果以及计划时间和实际完成时间的对比，要有相应的说明。 问题导向式，就是在日常工作当中发现问题，或者从其他渠道（其他部门、同事等）反馈过来的问题，要对这些问题进行汇集，如果你无法处理，那这样的事情如何汇报呢？ 你不是直接把这个问题推给上司，做个“二转手”，让你的上司直接给答案，这样做，你的上司就成了你的属下，因为你根本不动脑筋，关键是你的答案是什么，建议是什么？这一块很重要。总结起来，就是你要给上司选择题，不要给上司问答题。 第三、怎么汇报？ 一般来说采取总-分-总式的汇报结构比较清晰，什么是总分总式的结构呢？前一个“总”，就是首先提出来这是个什么问题，即大家共同关心的话题或论题，然后“分”，把这个问题进行再分解或者分类，到最后的“总”，就是你的结论是什么？ 这里要特别注意的是论点、论据和论证之间的关系，是否存在逻辑上的问题，能不能相互印证。 然后，你提出的观点是否有证据支持，是否有事实和数据。当然，对于感觉型的上司，我们可以尽量说的简化一些，但是收集事实和数据这项工作必不可少，不能想当然，等后面出现判断偏差就会存在很大问题。 最后分享我给企业做管理顾问所经历的一件事，供参考。 几年前我为一家企业做管理顾问，有一天去到这家企业，恰巧看到老板在骂他们财务经理，我感到很奇怪，就去问怎么回事，这时候老板就拿过来一大叠财务报表给我看，他说：“武老师，你看看，这能不让人生气吗？” 在没看到报表之前，我还以为是财务数据太难看导致老板心情不爽，等仔细一看，并不是这么个问题。我发觉在那一堆报表当中，密密麻麻的有很多数据，但是老板想看的数据比如利润、收入等找不到。 这时我就以顾问的身份给财务经理提了一个建议：以后你的这些财务报表能不能用一页纸打印出来，无非就几个重要数据，利润、收入、费用、成本等等，把这几项提炼出来作个汇总，再要求高一些，可以在有疑问的数字后面作备注说明和简要分析，然后做一个概括或小结，一页纸完全可以搞定，不放心的话，还可以把那些账目明细附在后面供查阅…… 财务经理听了以后感觉特别实用。 通过以上分享，我相信，对于日常的工作汇报，你完全可以对付并做到游刃有余。 |
|
|
来自： haiyoulan2017 > 《人际关系》
