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在excel中，为了在输入数据时尽量少出错，以及为了更高效率的输入，可以通过使用Excel的“数据有效性”来设置单元格中允许输入的数据类型或有效数据的取值范围。 一、位置 首先，我们来看看数据有效性在excel表中的位置，注意名称为“数据验证”，如下图所示： 在WPS中，是如下图的位置，注意名称为“有效性”，如下图所示： 虽然在Excel与WPS中名称不太一样，但是它们的位置是类似的，功能都是一样的。 二、类型 有效性验证的类型如下图所示，这个选项Excel与WPS是一样的，后面也就一起讲解，不再做区分，所有截图使用Excel2016版。验证条件默认是允许“任何值”，即代表不做数据验证，任何值都可以。其他选项则有相应的验证。 三、有效性“序列”的使用 日常用到相对较多的就是“序列”的验证了，下面我们就以输入一个学员信息表为例进行讲解。 首先，我们要选择要设置有效性验证的表格，如下图所示，然后按照箭头所示顺序，设置“性别”列的序列为“男,女”，注意男与女中间要用英文状态下的逗号“,”进行分隔，当然对于更多选项的还可以按照“选项一,选项二,选项三,选项四，……”，也就是说更多选项都没问题的，注意的是，选项中间一定要是英文状态下的逗号！英文状态下的逗号！英文状态下的逗号！英文状态下的逗号！重要的事情不止说三遍，O(∩_∩)O~ 选择完之后，使用的效果就如下图所示了。点击性别这列刚才我们设置的单元格，右侧会出现向下的箭头，点击箭头就可以选择了。下图就是具体的操作顺序。 有些时候，我们还需要在输入的单元格增加输入提示信息或者输入错了之后，自定义错误提示信息。这个Excel也是支持的。 输入提示信息设置及显示效果如下图所示： 出错警告信息设置如下图所示： 出错警告信息显示效果如下图所示： 对于数据有效性验证的来源，还有另外一种方式就是直接引用某个区域。如下图所示，可以直接在来源中输入“=$H$2:$H$3”（有不知道$这个符号的，可以关注我们下期介绍），点击确定之后跟在这里输入“男,女”的效果是一样一样一样的。 通过以上的例子可以看到，使用序列可以限制输入的范围，保证了内容正确性，同时默认提供下拉选项，可以下拉选择，方便快捷输入。 四、有效性“日期”的使用 有效性验证类型中，除了“序列”跟“自定义”其他选项包括日期，时间，整数，小数，文本长度其实在使用的时候有效性验证方式都是相似的，都提供了“介于、未介于、等于、不等于、大于、小于、大于或等于、小于或等于”这些验证区间的方式。所以我们只讲解日期类型的，其他相似的将不再细讲。下面我们先分别讲解各种验证区间的意思。 介于：例如我们只允许输入本月入学信息，则可以设置开始日期为2016-6-1，结束日期为2016-6-30。这样非本月日期则将无法输入。实际输入内容如下图所示。
未介于：例如我们只允许输入非本月的日期，注意此处是非本月日期。开始还是2017-6-1，结束日期还是2017-6-30，虽然区间跟上面是一样的区间，但是意思恰恰相反，此处是只有非本月的可以输入。注意下图，就是选择的未介于。
等于：例如只允许输入2017-6-7，则在日期中输入2017-6-7。 不等于：例如只要输入的不是2017-6-7就可以，则在日期中输入2017-6-7。 大于：例如日期只要在2017-6-7以后都可以。则在开始日期中输入2017-6-7。 小于：例如日期只要在2017-6-7以前都可以。则在结束日期中输入2017-6-7。 大于或等于：例如日期只要在2017-6-7（含这天）以后都可以。则在开始日期中输入2017-6-7。 小于或等于：例如日期只要在2017-6-7（含这天）以前都可以。则在结束日期中输入2017-6-7。 五、有效性“自定义”的使用 如果上面的数据有效性验证还不能满足你的需求，那么这个自定义就是终极武器了。来看看这个例子：包含产品 ID 的单元格 (C列) 始终以标准前缀“ID-”开头，且至少包含 10 个（大于 9 个）字符。则之前的验证都解决不了，此时可以用自定义验证，在公式中输入“=AND(LEFT(A3, 3) ='ID-',LEN(A3) > 9)”，则可以实现上述要求。截图如下：
好了，至此数据有效性的验证讲完了，如果你学到了一点点知识，欢迎给点个赞，如果有什么意见，欢迎留言交流。 |
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