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时间管理丨土豆、青蛙、番茄钟

2017-06-08  至道从容


【时间管理的意义】


管理大师彼得·德鲁克说,时间是一个人最稀缺的资源。


人们希望通过学习时间管理,提高效率、减轻压力,从而告别忙乱,让生活变得有序。


然而时间是无法管理的,只能通过管理自己的行为习惯和待办事件,来达成对时间的管理。


【时间管理的方法】


时间管理高级体系GTD(Getting Things Done)


系统过于复杂,不建议初学者使用。



时间管理初级体系行动三角形——收集,分类,执行(土豆,青蛙,番茄钟)



1.收集(to do lisr)——工具记录,清空大脑,专注当下



为什么要做收集呢?


我们大脑每时每刻都会产生无数的念头,当脑子里事情太多,就会抓不住重点,变得焦虑,心猿意马,无法专注当下做事。


我们的大脑不善于记忆,也不善于管理多而且复杂的事情,他是一个用来思考的器官。



大脑是CPU,不是硬盘!所以我们需要一个可靠的系统,把脑子里的事全部记录下来,把一切事物赶出大脑、清空大脑,这样大脑就能放轻松,腾出精力去思考。


收集的原则:收集要全面!大到拯救地球,小到打酱油!



2.分类——时间管理的核心是事件的分类(任何管理工作的核心都是分类)


分清轻重缓急,土豆里面挑青蛙(要事)



所有的事务可以被分为两种:日程和清单(土豆)


日程:有特定时间要求的事件记在日历表上,用日程来管理。这类事件要少而精。20%的事情放在日程里就够了,要严谨完成。


清单:有些事情对时间要求不高,时间弹性大,这类事务用清单管理。80%的事务放在情景清单里,灵活应对。清单事务可以再分成情景清单。情景就是你在什么场合,有多少时间,有多少精力。举个例子:坐车,坐车时候做什么?打开清单看看现在情景适合做什么?


时间管理的核心理念:要事优先。


人生不在于做多少事,而在于把重要的事情优先做,专注做,做到极致。



那么如何找出要事——轻重缓急四象限法。



聚焦重要紧急事件。


这里又回到前面的话题,如果你不能全面的收集大脑里的事情并记录,而是留在大脑里,你就很难去给他们分类。


日程事务是指定时间必须要完成的,没有重要不重要之分,可选择性比较低,但是它少,不影响大局。


更重要的是我们如何管理清单上的事物(土豆),清单上的事情有很多。


要事优先!我们要找出重要的事情(青蛙)。青蛙一天不能太多,三只足以。当你吃完这三只青蛙,再找出三只新的青蛙。


即使你做不到早上一起来就吃青蛙,但你可以做到要事优先。


比如说:在你具体的某一天,你可以先做日程表上的事情,到点就要做,比如早上9点你要做日报,下午6点你要写日志,那你在这个特定的时间,一定要完成任务。


除此之外,你就打开你整个的清单,清单上面有很多事,你就根据情境,先吃掉最重要的那只青蛙。


也许你在做的过程中有紧急的事件发生,你就临时去处理一下,回过头来你还是去做这个重要的事情,这就是青蛙理论。


所以当把所有的事都记录下来的时候,我们就可以分类。当我们有了分类以后,我们就可以标出那些重要的事情,然后就可以根据我们所在的情境,优先选择去完成。


当我们能够从清单上找到要事并且优先完成,我们就会让自己的工作和生活不断出成果。


3.执行


没有行动一切等于0!



执行4D原则:马上做重要紧急,推迟做重要不紧急,有些工作可以委托他人,放弃既不重要也不紧急。



要事优先,并且一次只做一件事。


一则小故事:


有一次比尔·盖茨和巴菲特同时被人问到:“成功的关键是什么?”,他们俩没有直接回答,而是各自在纸上写下了一个词,他们俩都写到:“focus(专注)”



我们人生需要专注一个目标,可是这个世界上太多人受到环境、受到自我因素的干扰,从而不能去专注地做事。


我们很多人在每天上班时首先要打开电脑网购,同事聊天,东搞西搞,拖延着不干正经事,要不就是在做事的时候一边看视频,一边关注微信,还要一边聊天,一边干工作。


殊不知这样会使我们的工作时间拉得非常非常长。


所以并不是我们没有时间,而是我们的工作效率低下


那么,现在我就来告诉大家:如何才能让自己有时间做自己想做的事?


首先,你要提高工作的效率,提高时间的密度!


当然并不是指你24小时都这样,但是在工作时间,我们就要保持严谨与专注。


如何才能专注呢?


秘诀就是:一次只做一件事!



只有专注才能把事情做好,只有用心才能把事情做到位,所以当我们在做自己日程表和清单上的事情时,我们要尊崇“一次只做一件事”的原则。


这只是一个理念,那如何将这一理念实施落地呢?


分享一个风靡全球的方法:番茄工作法。


番茄工作法就是25分钟不间断专注做一件事,然后休息5分钟。通过这样一个动静有序的平衡模式,让我们提高效率。



那有突发事情进来怎么办呢?


这时我们就需要先把它收集下来,然后就把它放一边,到5分钟休息的时候再做梳理,现在专注做眼下的事情。


很多人会说:“我看过番茄工作法,我也知道不就25+5嘛!这太机械了!......'


那我想告诉大家:


这套方法非常简单,但是大道至简,简单的背后是不简单。


我们人有时候就是这样:看到简单的,我们不愿意尝试;看到非常系统的,比如说GTD,我们又觉得很难......


这就是我们没有学会时间管理的很重要的一个原因。


所以,今天你不妨就试试看,看你做一件事能够专注多久,也许你很快就发现自己连5分钟都专注不了。当你试试看了之后可能就会深入了解了,投入才能深入。


建议大家在最开始实践的时候选一个能适应的分钟数,然后慢慢训练自己,刚开始时你可以设计短一点,比如15分钟,慢慢地,你可以调到25分钟、45分钟......



你可以用手机上的倒计时软件。


然后在这个时间里,不要喝水、不要上厕所、不要看手机......


你试试看25分钟不看手机不会死人的。


喝水、上厕所等活动请注意:一定不能放在番茄钟时段做,做这些活动你要么提前,要么推迟。





如果你刚开始练习,那么请你先僵化地练习,然后优化,最后固化成为自己的习惯,这样你就会越来越棒。


如果你能够坚持这么做,你就会发现自己的专注力提升了。


以上就是番茄工作法的入门。


利用番茄钟来吃青蛙,那么你的重要紧急事件很快会被消灭掉,腾出时间去处理重要不紧急的事情。


一次只做一件事,只有用好“专注、用心、极致”的理念,你才能把事情做好,你的人生才能出成果!


番茄工作法还把工作时间分成3块:


第一块是执行时间,要求专注,保持严谨。


第二块是休息时间,要放空大脑,保持轻松。


第三块是计划和反思时间,要有战略思维和全局观,用这个时间去梳理接下来的行动计划和进行复盘总结。(这就是要求大家写工作日志的原因)



最后总结一下,时间管理的行动三角形就是“土豆青蛙番茄钟”——收集,分类,执行。


心法口诀:全面收集,聚焦重点,要事优先


【时间管理的工具】


孔子曰:工欲善其事必先利其器



一代人淘汰上一代人,不是年龄,而是对工具的掌握。


管理时间,我们也要运用工具,有了趁手的工具可以事半功倍!


工具其实在重新定义时间和成本,工具的运用能为我们提高效率,而管理效率本身也必须用到工具。


1.免费收集工具:

滴答清单

有道云笔记

纸笔本(可通过“cs扫描全能王”转存到“有道云笔记”)

手机自带的日历和备忘录


2.付费收集工具:omnifocus(258元)


3.番茄钟工具:布谷布谷


【参考书籍】


史蒂芬·柯维《高效能人士的七个习惯》


伯恩·崔西《首先吃掉那只青蛙》


大卫·艾伦《搞定1》《2》《3》——GTD时间管理理论




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