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把时间都花在紧急工作上,总是没错的吧?错了

2017-06-27  lindan9997

回答来自机构帐号:KnowYourself

时间管理最常见的误区有哪些?

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一种非常常见的时间管理的误区是,不断地将自己的时间扔在“紧急且重要”的事件上。

我想很多人都听说过经典的“时间四象限法则”,一提到“时间管理”,我们可能轻易就能联想到“紧急”与“重要”事件的排序,然而事实上,有很多人都错误的使用了这个法则。

有小伙伴曾经与我们抱怨,他说“工作一整天感觉一直忙得打转,等到快下班才发现,还有一堆需要深入做的工作没有做完,第二天又继续这样恶性循环”。我问他:“那你主要用什么方法规划工作时间呢?”他很自然的说:“我总会优先处理完那些紧急重要的事情,来了啥事儿就立刻处理,以防自己拖延。”

听起来似乎完全没毛病?让我们来仔细看看 Stephen Covey 提出的时间四象限法则(time-management matrix):

如图所示,在象限法则中两个主要的衡量因素就是:紧急与重要。“紧急”意味着某项工作需要占用即时的注意力,“重要”则衡量的是某项工作对整体目标、价值等的重要程度。而这个象限告诉我们的一个最重要信息就是:你需要将最大的精力集中在象限 2 的工作中,也就是那些“重要而不紧急”的工作中。Covey 说,这个重要的第二象限包括关系建立(relationship-building)、寻找机会(recognizing new opportunities)、拟定工作计划(planning)和建立一些预防措施(prevention)等。比如,它可能是你的一项中期或长期目标,如“提升写作能力和姿势水平,写出更好更干货的知乎回答”,它可能需要你在每一天都花大块时间深入研究这项计划。

而我们在实际工作中,往往难以集中精力在第二象限内的重要工作,很大原因是我们花费了过多的时间在第一象限上。Covey 说,我们似乎很难把自己从“紧急事件”中拔出来,比如一通电话、一封邮件或者同事突然提的需求等等,我们不断被它们牵着走,因为完成它们需要即刻的行动,而且完成它们很受别人的欢迎,也很容易得到即刻的反馈。而第二象限就不同了,它们更多关系到你长期的核心工作内容,但却很难在即刻得到回馈,所以我们往往会忽略它们。

在 Covey 的一项实验中,他要求一群购物中心经理们将更多时间投入到“建立关系”的工作上,因为“建立关系”将会对他们的工作产生巨大影响。所有的经理都表示,他们将与购物中心的业主建立个人关系。然而当 Covey 分析他们的日程表时,结果发现,他们只花了大约 5% 的时间在这个重要的(象限 2)活动上。而这主要是因为他们忙于那些其他看似紧急重要的日常任务,如会议和电话(象限 1)。而接下来的一个月,在 Covey 的帮助下,经理们将主要精力投入于象限 2 的工作后,购物中心的经理人数、商店销售额都有了大幅度的提高,这些也进一步促进了潜在商户的增长。

Covey 总结说:在你的工作中,你需要退后一步看一看,“你应该如何花费时间”和“你正在如何花费时间”之间的不一致这样你才能真正的调整你的时间表,把主要精力放在那些能给你带来长远利益的事情上,而不是不断忙碌于那些 5 分钟之后就能给你回馈的事情。换句话说,你的目标应该是,你的第一象限内的工作越少越好。因为你已经对各项工作有了有条不紊的提前准备与思考,做好了预先的预备措施,防止那些“危机”式的紧急重要事件不断发生——你可以在晚些时候统一处理邮件,更重要的是,你将会越来越少把工作拖到 ddl 前拼命赶完。

回到刚开始提到的那位小伙伴,很显然他是误会了“时间四象限法则”的意思,没有将自己的主要精力集中放在“重要且不紧急”的工作中,而是将自己的时间不断耗费在象限一里的各种突发事件中,他的注意力不断被打断,象限二里的很多工作也被他不断拖到 ddl 之前,变成了“紧急”工作。

不过,最后多提一句,我们发现很多不断打断手头工作,去完成“紧急重要”工作的人,不仅有时间管理观念上的问题,还有“不够自我坚定”的问题——他们总是被他人的邮件、求助打断,总是在潜意识里将“取悦他人”摆在重要位置,而不是专注于自己的工作。(关于自我坚定,我们在这里回答过:性格不强势,关键时候总「被牵着走」怎么办? - 知乎 )

你有类似的困扰吗?你是哪一种?

以上。


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