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招标文件是政府采购活动的行动指南，它是依据法律法规和采购人需求编制的，具有指导整个采购活动顺利进行的重要作用。因此，《政府采购货物和服务招标投标管理办法》明确规定，采购人依法自行采购的前提条件之一就是具有编制招标文件的能力。
在采购实践中，采购人在组织自行招标时也对招标文件的编制给予了充分的重视，总结了许多成功经验，但也有个别采购人在制作招标文件的环节不够认真细致，导致在后续的招标活动中陷入被动。
工期相差3个月闹出笑话
某市采购人自行组织了一办公楼项目的招标，由于项目涉及一些行业特殊要求，因此采购人在编制招标文件时下了很大工夫。为了能够让采购文件更加科学、合理，采购人还专门举办了招标文件专家意见征询会和专家论证会。
招标文件发出后，得到了不少供应商的积极响应。由于这个办公楼的监理招标和施工招标同时进行，因此采购人特意安排在了同一天开标。
由于前期准备工作做得比较充分，开标当天，现场各项活动紧张有序地进行。按照采购人的安排，监理项目首先唱标。监理项目共有5家供应商投标，很快监理项目唱标完成。紧接着施工项目开始唱标，共有7家供应商参与项目角逐。但当施工项目唱标到施工工期时，开标大厅里响起了议论声。主持人马上重申纪律，要大家安静。这时采购人还没有意识到出现了问题。不一会儿一位监理项目的供应商举手示意有问题，由于施工项目正在唱标，主持人对这位供应商的举动有些反感，但还是在唱完第二个供应商的标后，让这位参与监理项目投标的供应商发言。
'为什么监理项目的招标文件工期为6个月，而施工项目的投标文件工期却达9个月？难道施工项目的投标人都把工期搞错了？'这位供应商这么一问，开标主持人马上愣住了。他马上发现确实存在这样的问题，于是赶紧向负责人请示如何处理。
现场修改招标文件招致投诉
之所以会有这样的问题，是因为监理项目的招标文件规定的工期为6个月，而施工项目的招标文件给投标人的施工期限却是一年之内。发现这个问题后，负责人的头一下子也大了。
他实在没有想到准备这么周全的一次项目招标竟然会出这样的纰漏。但开标现场还有一大堆人等着解释，他必须要给出一个解决方案。无奈之下，这位负责人只有向各方征求意见，但意见难以统一。最后这位负责人提出了这样一个方案：参与监理项目投标的供应商可以现场对投标文件进行修改，修改后开标工作继续进行。投标供应商们都同意了这样的解决方案，于是招标活动继续进行，最终评出了施工和监理项目的中标供应商。
但是，没过几天就有参与监理项目的供应商进行质疑。质疑的理由是：项目招标文件不科学；充许供应商现场修改投标文件，使投标文件与招标文件明显不符，项目操作不规范。接到质疑后，采购人进行了答复，但供应商对采购人的答复并不满意，于是向财政部门提起了投诉。财政部门经过审理后认为，供应商投诉事项成立，判决项目废标，要求采购人重新组织招标。
科学制作招标文件是根本
此次采购之所以功败垂成，问题的根源出在招标文件的错漏上。虽然有些话是老生常谈，但在实践中却是易犯的错误，值得注意。
根据《政府采购货物和服务招标投标管理办法》第十二条的规定，采购人具有编制招标文件和组织招标能力，有与采购招标项目规模和复杂程度相适应的技术、经济等方面的采购和管理人员的，可以自行组织招标。编制招标文件的能力是组织采购活动的基础，如果采购人不具备这样的能力，最好不要自行组织招标，因为这会带来意想不到的风险。此外，具备编制招标文件能力的采购人也不要过于自信，在编制招标文件时一定要严谨细致、反复推敲。
项目开标后，发现招标文件有问题，应当对招标文件进行修改后再进行招标活动，但采购人却铤而走险，让监理项目的投标供应商修改投标文件来适应采购活动的本来需求，继续进行采购活动。如此操作不仅不符合法律的规定，而且也会影响到监理项目投标供应商对招标文件的响应。
根据《政府采购货物和服务招标投标管理办法》第三十二条的规定，投标人在投标截止时间前，可以对所递交的投标文件进行补充、修改或者撤回，并书面通知招标采购单位。补充、修改的内容应当按招标文件要求签署、盖章，并作为投标文件的组成部分。因此，开标之后，投标人是不能再对投标文件进行修改的；根据《政府采购货物和服务招标投标管理办法》第二十九条和第三十条的规定，投标人是响应招标并且符合招标文件规定资格条件和参加投标竞争的法人、其他组织或者自然人。投标人应当按照招标文件的要求编制投标文件。投标文件应对招标文件提出的要求和条件作出实质性响应。在招标文件未修改的前提下临时让投标人对投标文件进行修改，怎能确保修改后的投标文件对招标文件作出实质性响应。
根据《政府采购货物和服务招标投标管理办法》第二十七条的规定，修改招标文件的程序为'在招标文件要求提交投标文件截止时间十五日前，在财政部门指定的政府采购信息发布媒体上发布更正公告，并以书面形式通知所有招标文件收受人'，上述采购中，发现招标文件有问题是在开标后，此时如何去修改由于没有法律法规予以明确指导，采购人最好是请示监管部门后，按照其要求再决定怎么处理。
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