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8个数据录入技巧,提高效率杠杠哒!

2017-07-12  eln

相信很多小伙伴每天都需要录入大量的数据表格,一张又一张,录完这一张,还有下一张……

除了在比拼打字速度、鼠标移动速度以外,你是否有想过,Excel里面有大量的技巧可以提高你的录入速度。

当你掌握了这些小技巧,就算你打字比别人慢,没关系,你一样能够甩开别人几条街。

今天给各位小伙伴带来的是8个数据录入的技巧,如果你都掌握了,还比别人做得慢,那只能说明:

别人打字的确比你快太多了……(囧)

一、基础录入

1、 Enter + Tab

需要录入一行数据的时候,进行列的切换,Enter键用起来特别不方便,你可以使用Tab键代替。

如果还是不习惯,必须用Enter键,你可以通过修改选项中Enter键移动的方向为右。

8个数据录入技巧,提高效率杠杠哒!

2、输入日期、分数、长数字

1)日期

直接输入分数形式,可得到今年的日期,如7/3,得到2017/7/3。

按键盘【Ctrl】+【;】组合键可插入当天日期。

2)分数

直接输入分数形式,会被误以为是日期,需要在前面加入一个数字和空格,才能得到分数,如1/2,应该输入【0 1/2】。

3)长数字

有单位的数字,怎么快速改成写数字,你还在数后面有几个0吗?

输入数值后,输入两个乘号,后面加上0的位数,马上实现转换。

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3、输入0开头的序号、身份证号码、【√】与【×】

1)0开头的序号、身份证号码

0开头的序号和身份证号码,在输入前都需要把单元格格式修改为文本,即输入一个单引号【'】,然后再进行输入。

2)【√】与【×】

使用搜狗等输入法输入,可以直接输入【√】与【×】。

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二、效率提高

1、快速生成序号

1)数字、日期序号

制作数字序号,你还用鼠标进行拖拽?可通过填充 — 序列功能,快速生成。

序列功能还能生成日期序列,工作日序列。

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2)自定义序列

想按英文字母顺序、按部门顺序、按城市顺序制作序号,你可以根据需要自定义序列。

文件选项卡 — 选项 — 高级 — 编辑自定义列表,创建自定义序列。

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2、生成下拉菜单

1)数据有效性

有固定的内容,不希望每次都重新输入,又怕输入错误,通过数据有效性 — 序列功能,制作下拉菜单,规范输入。更多Excel学习和问题请加群:289393114、570064677

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2)直接生成

当没有固定内容,但输入过程中发现可以引用前面的内容,你可以按键盘【Alt】+【↓】组合键直接生成下拉菜单。

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3、长文本录入

长文本录入很麻烦,重复多次的长文本录入简直让人崩溃。你可以使用自动更正功能,把长文本用特定的短文本进行代替,减少录入的工作量。

文件选项卡 — 选项 — 校对 — 自动更正选项,设置长文本替换内容。

8个数据录入技巧,提高效率杠杠哒!

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三、批量操作

1、批量录入数据或公式

1)选择单元格

不连续区域,按键盘【Ctrl】键点选单元格,或者按【Shift】+【F8】进入添加到所选内容模式,选择不连续区域。

连续区域,按键盘【Shift】键选择起始单元格,再点击结尾单元格,或者通过鼠标拖拽,选择连续区域。

空值区域,使用【定位】功能,定位条件选择空值,选择空值单元格。

2)批量录入

选择单元格区域后,在编辑栏输入数据或者公式,按键盘【Ctrl】+【Enter】批量进行录入。

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2、组合工作表

1)选择工作表

不连续工作表,按键盘【Ctrl】键点选工作表名称进行选择。

连续工作表,按键盘【Shift】键选择起始工作表,再点击结尾工作表进行选择。

全选工作表,对任意一个工作表名称点击鼠标右键,点击选定全部工作表。

2)批量录入

组合工作表后,对任意一个工作表进行操作或者录入数据,可以对组合的工作表实现批量操作。

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