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公司法务审核合同的6大要点,90%以上的法务不懂

2017-07-21  老树藤

来源:健君国际商学院

作者:李岩



作为公司法务,我认为最基本也是最重要的一项技能就是合同审核。打开任何一个招聘网站,翻看任何一个关于法务人员的招聘要求上就可以看出,且无论是专员、主管、经理还是总监,无一不把合同审核放在岗位职责及要求的显著位置。而合同审核又涉及业务部门、同事,又涉及公司领导签字确认,归根到底就是责任承担的问题。


既然,合同审核在法务实务中有如此重要的地位,那么本文将从合同审核的目的、内容、审核权限的划分、审核流程等方面介绍本人在合同审核过程中的心得体会。


一、审核目的


实践中,大部分合同审核是为了发现问题、进行修改从而避免问题,但也有部分合同审核是为了提出法律意见供公司领导决策参考。而前后两者的区别就在于公司在合同谈判及行业中所处的地位。以建筑工程施工合同为例,承包方作为乙方,在合同谈判和签订过程中往往没有太大的话语权,只能被动的接受发包方提供的合同,所以施工企业的法务在审核这类合同时,无非就是提出合同中发现的问题及法律风险,供公司领导决策。而本人主要是从前者进行说明。


我认为合同审核的目的是发现问题,避免争议,减少损失。首先公司签订合同的目的是达到交易目的,实现利益最大化。而合同审核就是为了这一目的保驾护航的。所以,法务审核合同并不能为了减少自己的责任而讲所有的问题罗列出来送到领导面前,而是发现问题然后从法律上提出解决或应对的方案。


二、审核内容


关于合同审核的内容,各个公司可能都各不相同。因为整个合同的审核,可能涉及财务审核、技术审核和法务审核或者更多,而各审核部门从不同的角度和重要去审查合同。本文主要从法律审核的角度去进行探讨。


(一)法务审核从大的方面讲必须关注的以下几点:

1、合同的结构安排清晰、合理,没有重复及相互交叉、矛盾的内容;

2、合同的条款完备,没有遗留合同履行中的空白点;

3、整体思维严谨,任何违约都没有借口或机会可以逃避制裁;

4、语言表达精准、明确,对于权利义务不存在歧义,没有第二种方式可以解释;

5、版面安排美观大方,条款编排合理。


(二)合同审核,除了关注上述大的方面外,我认为还应该关注以下细节内容:


1、双方当事人信息中除了法定代表人,还应该有联系人及联系方式。公司的法定代表人一般不会直接参与合同的处理,当合同在执行过程中需要双方确定和协商的情况下,与合同约定的联系人联系最直接和有效,同时也能明确合同的承办人员;


2、财务信息中要明确收款方开户行、账户、账号信息。有人会说,这些应该是财务审核要关注的内容,不属于法务审核范围。我自己在刚刚从事法务工作的前两年也有这种想法,但是现在我已经纠正了这种想法。首先,如果公司作为付款一方,收款账户明确在合同上,除非有其他书面文件约定支付至其他账户,就不存在协商收款账户的问题。其次,如果公司作为收款方,也可以防止合同承办人员及其他合同接触人员转移合同款,这个问题并不可笑,是真实存在并发生过的。


3、关于发票的要求,公司对发票的要求可能各不相同,建议法务人员能与财务就发票达成一致的审核意见,形成固定的格式条款;


4、关于违约金的具体要求,需要与业务部门进行沟通,从而确定公司对于不同违约金适用的范围;


5、关于管辖的约定:尽量约定公司所在地,避免异地诉讼,从公平的角度看,被告所在地不失为双方都可以接受的一种选择;


6、关于合同生效的约定:依据公司规定,建议明确盖章即可;


7、关于合同份数及传真件、扫面件是否有效的约定:也许有人会说,这个还是一个问题吗?我认为是一个问题,可能主要涉及一些采购类的小合同,合同金额较小,双方都不愿意花费时间和精力去来回沟通,所以约定传真件和扫面件也具有合同效力。我认为从法务角度和档案管理的角度讲,这条约定是不能接受的。首先,传真件和扫面件清晰度差。其次,传真件属于复印件,一但有争议提起诉讼,若仅有合同复印件,一旦对方否认这个复印件,那么公司就很麻烦,如果不能提供合同原件或有其他证据佐证,那么就会面临败诉的危险。


8、关于合同附件:合同附件必须与合同正文一起盖章归档。


三、审核流程


关于审核流程,一种观点认为这个问题很简单,只要听从公司和领导安排就好;另一种观点认为,权限的划分涉及合同审核的分工,是各审核部门密切配合,全面审核合同的基础。无论哪种观点都有自己理由。但我想先分享一下我的故事。


本人有幸参与了公司合同审核流程及权限划分的制定过程。过程很曲折,也存在争吵,但是最终我们达成了一致的意见。据说这个流程一直沿用了两年之久,由于公司职能机构调整才进行了调整。总结起来就是以下几点:第一,审核顺序。第二,审核职能。我认为审核职能决定了审核顺序。假如审核部门包括法务审核,技术审核,预算审核,财务审核。


我认为预算审核应该放在第一位,因为如果连预算这一关都审核不通过的话,其他部门的审核没有意义。然后是技术审核及财务审核,法务再根据本文第二条审核内容进行通篇审核、把控。当然不同的公司根据职能部门的不同,审核流程会有不同。


四、审核权限划分


确定了流程,下一步就应该确定审核的权限。不同的公司对于不同部门的审核要求不同,但是有一点是相同的,就是审核权限一定要明确。否则会出现有的内容财务审了法务也审、技术也审,提出的要求不一样,浪费了时间意见还不统一,给业务部门的工作带来很大的困惑;或者是有些内容法务认为应该财务审,财务认为应该法务审,导致有些合同内容谁也没看,而业务部门认为这么多部门都审核过了,合同肯定没问题了,根本没看合同,遗漏风险。 


如果法务审核仅关注于法律条款,那么就失去了审核的意义和作用。这就要求法务人员审核合同要足够细心,并且有担当的气魄。因为法务不可能将所有的问题都罗列出来由领导决策,一定结合公司情况和具体业务,有所取舍。


即便是权限明确,还是要有人全局把控合同。各部门各扫门前雪,看似道路干干净净,却是暗藏危机。而目前能够全局把控的我认为应该是法务和业务部门。业务部门知悉合同的目的和操作,法务从法律角度整体把控,才能使合同审核真正有意义,起到作用。


五、法务审核于外聘律师审核的区别


目前,越来越多的企业注重合同的法律审核,大部分企业也有自己的律师团队。但是律师审查合同与法务审查合同还是有区别的。


第一,虽然现在律师的专业方向也越来越细化,了解公司业务是律师进行合同审核的前提条件,但是律师不可能服务于一个客户,不可能做到像法务一样了解公司、了解业务。


第二,审查合同有一个必需的环节就是与业务人员的沟通。而律师一般是与公司法务人员对接,法务人员的转述一般经过综合整理的。而法务人员却能了解到很多律师了解不到的资料和背景。


第三,律师同时服务于多家公司,合同审核速度与企业专职法务人员来说肯定不同。所以我认为,公司合同不经过法务审核直接给到律师审核是存在风险的。


六、合同审核的重要性


合同审核是法务人员的基本功,也是一个企业考察法务人员实力的最有效,最简单的方式。在一个企业中,法务人员的主要就是审核、诉讼。当然现在也包含投资、并购等(但并不是每一个企业都会遇到)。诉讼过程较长,不能迅速的体现法务人员的业务能力。只有合同审核可以作为参考依据。所以,在一些较为正规的企业的法务人员招聘中会用一套合同来考察应聘者的基本功。综上所述,一个成熟的法务人员,一定要完善自己合同审核的能力。


除了合同审核,法务人员还应该注重起草合同能力的锻炼。在有了几年的合同审核经验之后,我一度认为自己已经可以轻松应对起草和审核合同这项工作了。但是当真的让我起草合同的时候,我发现打开空白的word文档,我能直接写出来的条款并不多。此时我才明白看和写是完全不同的。只有对合同做到烂熟于心才能面对白纸行云流水般的起草合同。

 

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