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在上一期的投票环节中，几乎所有的值友都选了今天的题目。在阅读本文之前，请看一下下面的问题 你在拿到PPT项目的时候，是否有以下“症状”？
如果你符合上述一项或多项描述，那么恭喜你！本文就是为你量身定制的PPT新手标准作业流程。 第一步 确定PPT重点根据PPT三原则中的重点原则：PPT的唯一目的在于传达重点，所有其他要素必须围绕重点展开。就像我们之前讲过的，重点就是太阳系中的太阳，其他行星必须围绕太阳公转。
现在请拿出一张白纸，在白纸的中央画一个圆圈，写下本次PPT演示要传达的重点。比如我们要做一个第二季度销售工作汇报，那么就写下“重点：展示我第二季度出色的销售成绩。”
看到这里，可能有人会笑了，说这算什么重点啊？我要展示我高大上的KPI（Key Performance Indicator)，或者是戴尔卡耐基的KRA（Key Results Area）。那么请问，KPI也好KRA也好，那都是一些套路，最终目的是证明什么？还不是为了证明你的工作做的很出色？ 为啥市场上有这么多讲PPT的书了，我还写这个系列文章呢，就是因为这种大实话书上一般是不讲的。 第二步 确认重点观众有句俗话叫“见人说人话，见鬼说鬼话”，在确定观众的性质之前，任何的准备工作都是浪费时间。比如说你的观众是一群法国人，你却准备了一个阿拉伯语的PPT，那肯定是白费力气。 观众群体也要进一步细分为重点观众，次重点观众和吃瓜群众，他们关注的点是完全不同的。你的目的是把重点传达给重点观众而非吃瓜群众。 还是以销售工作汇报的题目为例子，出席的观众有：销售总监，财务总监和一些其他来自客服，行政，物流的同事。
我们这里大致划分一下 重点观众：销售总监，能决定你的销售考评和升职升薪，是你的直属领导。关注的点可能有：销售目标的达成，市场占有率，新客户的开发程度等等。 次重点观众：财务总监，可以决定你重大客户的信用额度，对业务有间接的帮助。关注的点可能有：坏账率，平均回款天数，挤压库存的流转等等。 吃瓜群众：给你提供服务和支持的同事。关注的点可能有：你是否会赞扬他们的努力工作和对你业务的支持，你是否能讲几个段子让PPT展示不是那么无聊等等。 好，现在我们在纸上写下重点观众和我们的现实目的，这次PPT演示的目标就清晰地展现在我们眼前了：向销售总监展示我第二季度出色的销售成绩，增加我升职的可能性。
注意，我这里说的只是可能性哦，相当于是在销售总监心里加印象分的意思，不是说你做一次好的PPT就能升职了，没那么神奇，但是反过来想，一个销售如果连一个展示自己成绩的PPT都做不好，怎么能指望他在客户面前展示公司的良好形象呢，想升职肯定是没指望了，对吧？ 第三步 划分PPT章节我们要向观众展现销售工作做的很出色，就要明确他们眼中什么才是“出色”，销售总监眼中的出色是超额达标，很多新客户；财务总监眼中的出色是按时回款，没有坏账。这时候要进一步做分析，根据观众的兴趣点来对PPT的结构进行规划。 我们可以在纸上画一个树状图来理清这些兴趣点，并用标注出重要性，比如用星标，三星表示很重要，二星表示次重要，一星表示普通。
此时如果直接按照兴趣点分章节，会显得章节过多，重点不突出。比较理想的是三到五个章节的结构，这里我们就可以把兴趣点按照重要程度进行合并，三星的兴趣点最好独立成章节，二星一星的可以合并甚至删除。 把上面的结构重新排列合并以后变成下图的五个章节，并标星。在时间分配上，三星章节必须要占到70%的演示时间，其他章节30%，也就是说，一个10分钟的演示，重点章节的讲述时间一定不能少于7分钟。只有做了这样严格的规定，演示的时候才能紧紧抓住最重要的东西。
第四步 筛选素材，完成拼图在我们开始做PPT之前，手头一般会有一些素材，比如说数据，图表，图片，引用文字等等，这些素材就像盖房子的砖块一样，我们必须合理放置在PPT中才会有很好的效果，不然就会成为无意义地堆砌。
在这里我们要明确的是，不是所有的素材都必须做进PPT，取舍素材的标准在于他们是否和PPT的重点相关，也就是我们在第一步画的那个圈圈。对证明重点有积极作用且相关性高的素材我们才选用。
不过呢，在实际工作中，不可能所有的数字看起来都那么漂亮，总有一些地方是不尽如人意的，这时候我们要做的并不是把数据藏起来，报喜不报忧，而是用一种更积极的方式来呈现。 传说曾国藩一开始和太平军作战被打的大败，就在奏折中写到：屡战屡败。他的幕僚认为这样写很不妥，可能会被朝廷治罪，就把这四个字改为“屡败屡战”，顿时就显示出一种不屈向上的昂然之气。 我们在对待这些“反面”素材的时候，也要体现一种屡败屡战的精神，比如说第二季度流失了20个老客户，这是已经发生的事实，属于“沉没成本”，这时候观众会更加关注失去这些客户的原因以及你今后怎样把他们拿回来。所以我们在这里就要对素材进行“加工”，把丢失20个客户的事实，转化为一个拿回客户的解决方案，这就为你的工作加分了。
接下来做一个连线题，把筛选过的素材丢到我们划定的PPT结构里，我们就完成了PPT的规划工作
====================================华丽的分割线============================================= 好了，到这一步才算做好准备工作，现在可以打开PowerPoint了，这时候的PPT制作已经从一个开放式问题变成了填空题，把你准备好的素材按顺序丢进去就好了，很快就能搞定。 第五步 挑选模版挑选模版这件小事其实根本够不上单独成为一步，但是考虑到很多人对于模版的痴迷程度，我还是说一下吧。 大部分成建制的公司都会有公司模版，直接用就好，没有个话可以请设计师做一个风格简洁，和公司的LOGO主色比较搭调的模版。花里胡哨的模版一律枪毙。 没有公司模版的话也不用费心去网上下载各种看似炫酷的模版，模版仅仅是一个背景而已。现在有个流行词叫做“背景帝”，如果模版太花哨太炫酷，就相当于背景帝出来抢戏了，那是绝对不行的。 PowerPoint自带有几个模版我觉得就很好：
此外还有蓝色，紫色和红色可以选。我觉得这几个颜色稍微有点鲜艳，不太好把控，还是默认的墨绿色比较养眼。
2.喜欢用白底PPT的话，我建议用Retrospect这个模版，非常简洁大方。白底的好处在于对于白底图片非常友好，不用特意把背景弄透明。其缺点在于在超大屏幕播放时会感觉有点刺眼，文字显示也不如暗色背景突出。现在的大型发布会基本都是用暗色背景做PPT。
其他Retrospect的可选颜色：
像下面这个自带的Facet模版我觉得就不太好，看似很有设计感，但是一眼看上去有点乱，容易模糊观众的视觉焦点。而且模版本身占据了大约20%的屏幕空间，比较浪费地方。我一般不建议用这类模版。
第六步 制作PPT关于PPT制作中一些要素如何使用，我在本系列第三期已经讲的很详细，大家可以点下面卡片回看一下。本期就不重复讲了。只要能严格按照我们前面的规划来制作PPT，都不会出什么大问题。 这里我简单分享几个简单易行的方法优化PPT的结构
2.关键信息要大，要大，要大！在展示一些观众最关心的信息时，一定要大胆用最突出的表现形式，让他们看看清楚。NIKE的钩子都敢印半个屁股那么大，我们有啥好害羞的，怎么突出怎么来。
3.一定要用项目符号列表的话，那么就让他们依次出现（用出现动画）。讲一个出一个，不要一次性轰炸。
另外建议选择1.5倍行距+大字体让可读性更高
话说回来，项目符号列表（Bullet Point）这个东西，其实不太适合用在PPT展示里面，可读性比较差，观众坐的稍微远点就看不清了，不过考虑到实际工作中还是会大量用到这玩意，以上也算是折衷之法了。 在掌握了一些要素的玩法后，制作PPT的过程其实是花时间最少的，主要心思是放在结构，素材的筛选和排列上。 第七步 检查PPT完成制作后先别忙着高兴，请按照下面的几条检查方法一张张过一次。
不清楚什么是“一次一信息”？请点击下面的卡片回看本系列的原则性文章。 2. 评估观众是否能在3秒内阅读和理解这一页PPT，如果不行，则需要再简化屏幕上的内容。对于演示经验不足的制作者，这可能是个难点，可以让同事或者朋友帮一下忙：把PPT打印出来，举起来给他们看3-4秒钟，然后拿掉并询问他们这页PPT讲了什么，测试他们能否复述。如果你的朋友完全不懂你的业务又能在三秒内理解你的PPT，那么恭喜你，你这张PPT已经隐然有了高手的风范。 3.评估文字信息的准确性，确认不会产生歧义。 4.评估PPT各章节的比重是否符合我们的规划。这时最好用幻灯片整理（Slide Sorter）视图把所有的幻灯片分类整理一下，按照我们的规划把他们分成五个章节，用这个视图可以一目了然地“俯瞰”整个幻灯片，了解每个章节的比重。如果发现两颗星的章节有10页而三颗星的章节只有5页，那肯定是出问题了。 打开幻灯片整理视图的方法如下：点击视图（View）卡片（1），点击幻灯片整理（Slide Sorter）按钮（2），在右键菜单选择“add section”就可以增加章节（3），用鼠标拖动幻灯片到相应章节即可。
5.修改拼写，用词的一致性，错字，字体，对齐等问题。 第八步 写讲稿我们在做PPT结构的时候就设置了每个章节的优先级和演讲时间，在PPT制作完成后，严格按照这个时间来写讲稿。拿下面的例子说，整个演讲10分钟的话，我们就在“销售目标达成”和“新客户开发”这两个章节就应该讲7分钟，也就是说，写7分钟的稿子。
把要讲的每个字都写在相应页的备注里面，方便练习和打印，如果讲的时候忘词了，这些备注也能救你一命。注意，是把要讲的每个字都写进去，每一个字都要写，甚至“大家好”，“谢谢”这样的话都写进去，每个字都应该是计划好的，没有Free Style！
在这里强调要把每个字都写进去并非是强迫症作祟，而是为了能保证整个演示的时间分配完全在我们的掌控中，经验不足的演讲者更加要注意这一点。 第九步 练习好了，到这里好不容易把PPT也做好了，稿子也写好了，现在可以去Party了吧？ 练习这个事情，说起来容易，练起来枯燥，要做到80%的时间练习更加是难上加难。但是，PPT高手都是练出来的，没有任何其他捷径。即便是乔布斯这样的大师，一个PPT也要练几十遍，反复抠各种细节，作为平凡人的我们，就更加不能放松这个环节。 关于如何练习，我在第三篇已经讲的很详细了，可以点击下面卡片回看。 如果你是帮别人制作PPT，可以参考本系列的第二篇中的帮领导练习PPT的章节。 第十步 演示前准备如果是在公司内部做演示，务必在演示前20分钟进入会议室，把PPT拷入会议室电脑，调节好投影仪，如果时间允许，可以把容易出错的地方最后演练一下。甚至会议室的桌椅乱了，白板没擦干净这些细节你都要注意到，因为你的重点观众很可能因为会议室的桌面太乱而在你演讲时心里一直抱怨保洁阿姨。我在现实中就真的就遇到过有洁癖的观众，在听PPT的时候一直很抓狂地盯着角落里的一片纸屑，我估计她什么都没听进去。 总之，我们要做到的就是人到齐以后可以立刻开始演示，没有任何调试的等待，也没有任何的分心，所有人的注意力都集中在你身上。
如果是到公司外的地方做PPT，则存在不少变数，请参考我上期的文章“PPT客场作战指南” 总结读完以上十步，不能保证你变身为PPT高手，但是至少，接到一个题目以后心中大致有数应该怎么办了，其中的难点在于设置PPT的结构和素材的安排，需要对业务比较熟悉以及很强的逻辑思维能力，这些，都可以在实践中不断摸索，多做几次就会了。 最难的还是练习这件事，很多“聪明人”都不肯花这个“笨功夫”，也就自然和高手的境界无缘。我不禁想到金庸先生在鹿鼎记里面有一段非常精彩的描写,是海老公教韦小宝练弓箭步的桥段，也表达了类似的意思,在此我整段引用一下作为本篇的收尾吧。
附上流程图
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