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神烦!面对超多的纸质合同需要录入,究竟该怎么办?

2017-07-31  刘春会

无论是个人交易还是企业间的商业合作,合同是交易的重要凭证。但是,如何才能很快看完手边无穷无尽的合同,把它们准确的录入系统,并在找合同的时候毫不费力?

面对超多的纸质合同,不论作为合同负责人还是合同录入专员,以下这些情况你是不是也遇到过?


人员流转频繁,员工情绪消极

王倩是一家上市公司的合同管理负责人,公司1500人,每年签订的合同都在十万份左右。由于公司合同具有数量巨大、种类繁多、业务面广以及履约复杂的特点,所以合同管理一直是块心病。

神烦!面对超多的纸质合同需要录入,究竟该怎么办?

尤其合同录入这块,特别麻烦,最近新招的合同录入实习生每天吐槽,工作4天就辞职了。

第1天吐槽:“一天录入100多张合同,是何种体验,已瞎”。

第2天吐槽:“1700份合同要在一周内整理完毕,录入台账,数页码,扫描,装订,整理…大拇指都起茧子了,周末加班都不一定能干完哎哎...”

第3天埋头苦干。

第4天吐槽:“累的颈椎疼,这种无聊又无意义的工作真是消磨激情”。

王倩苦笑不得,事实上,这类事情不是第一次发生了。因为合同录入是一份非常枯燥且工作量巨大的差事,涉及的信息数据也多,比如承办部门、经办人员、签订人员、合同金额、对方单位、合同依据、供应商等,而且要确保信息正确无误,确实让人头大。


合同录入常出错,各种风险变数多

合同录入的准确性在于原始合同数据填写和录入人员细致与否,昨天刚看到一位网友吐槽过这类事情。大概说是碰到一位新人录入合同,结果把合同按顿的价格在系统里录人成按公斤,扩大了一千倍,更糟糕的是那新人没干几天就走人了,还好被及时发现纠正,不然这黑锅得他背了。

神烦!面对超多的纸质合同需要录入,究竟该怎么办?

其实,这种事情也常见的很,人工录入合同难免出错。就算来来回回检查,仍有可能一个不留心导致合同录入错误。而任何一个小的合同漏洞都有可能给企业带来巨大损失。


摆脱纸质合同桎梏,电子合同释放洪荒之力

每次都要被合同逼疯,为什么签订一份合同之前就不能把它直接存档录入呢?好吧,之前因为科技不发达?!

现在呢,如今科技发展迅速,各种东西都在快速的智能化、自动化、数据化,但反观合同仍然处在很原始的纸质状态。

虽然,绝大多数的企业都采用相关系统对合同进行管理。但以我们的经验来看,尽管企业都在强调“合同的全生命周期管理”,却忽略“合同签订”的过程。线下合同签订,线上合同录入这种形式往往因为人工的过度干预带来很多弊端和风险。

神烦!面对超多的纸质合同需要录入,究竟该怎么办?

事实上,科技发达的今天,我们已经可以实现线上签约,即电子签约。电子签约即电子合同签约的过程,技术成熟,法律认可。其实可以看作用电子科技的外包装里再用一个纸质的内核和结构。所以,相较纸质合同的好处就是电子合同能够在线签订、随时调取、无需手工录入,高效便捷,成本也非常低。

我们身边很多东西正在完成电子化,支付、交易,包括政府也在进行电子化建设,合同签订难道还要一直停留在原始状态吗?

数字化时代,电子合同为你解忧,把合同文件签署交给1号签。

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