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数据透视表的威力虽然很强大，但使用前提是数据源要规范，否则会给后期创建和使用数据透视表带来层层障碍，甚至无法创建数据透视表。
很多新人由于不懂如何规范数据源，而被阻碍在数据透视表的大门外，此文章帮助大家了解规范数据源的几点要求，以及如何修正不规范的数据源。 一、不能包含多层表头，或记录中多次插入标题行。 很多人由于工作的需要，在做表处理数据时需要加多层表头，例如工资表，表格的第一行和第二行都是表头信息，这类报表在创建数据透视表之前需要将双层表头合并为一行。
另外还有一种情况是：数据行之间添加多个标题行……目的是让报表在查看过程中随时能够查看标题行，并且在打印时每页都可以打印标题行，这么干的人还真不少…… 其实想要随时查看顶端标题行，冻结窗格即可。 方法：【视图】-【冻结窗格】-【冻结首行】。 取消冻结：【视图】-【冻结窗格】-【取消冻结窗格】。 二、数据记录中不能带空行。 请看下图，连续的报表数据被空行隔开。 这样的报表无法直接使用Excel的分类汇总功能和数据透视表功能。 下面给出批量删除空行的办法。 方法： 1、选定数据源中的一列。 2、【数据】-【筛选】-单击选定列标题下的下拉箭头，选择【空行】。 3、选定空行，并且删除。 4、单击选定列标题下的下拉箭头，选择【全选】即可。 三、原始记录不能和行计算混杂。 请看下图： 比报表为典型的原始数据和行计算混杂，就无法使用Excel数据透视表汇总，而且当数据源更新时，工作强度大，还容易出错。 处理办法：删除“小计”行。（方法同删除“空行”一样） 四、数据源中的文本型数字要转换为数值。 工作中很多系统导出的数据都是文本型数字，这样的数据源会导致数据透视表按默认进行计数统计，而不是求和统计，后期处理会很麻烦。 其实，只要掌握一点技巧，可以快捷的修复数据源。有同学可能要问了，我怎么知道数据源的类型是不是我们需要的数值型，其实打开数据源的时候如果发现“小绿帽”，那肯定就不是我们需要的数据类型了。记住：“小绿帽”、“小绿帽”、“小绿帽”……重要的事情说三遍。 方法： 1、在任意空白单元格复制。 2、选定数据源中需要修正的部分。 3、点击黄色感叹号下的【转换为数字】即可。 五、数据源中不能包含重复记录。 请看下图： 当数据源中包含重复值时，我们需要先批量删除重复值，然后再进行数据透视。 当判定重复的条件不止一个时，手动删除起来非常的麻烦，用如下方法，可以几秒内完成多个条件的重复判断并批量删除重复数据，一劳永逸。 方法: 1、选定数据源。 2、【数据】-【删除重复值】，选定筛选字段，【确定】即可。 六、规范日期。 不规范的日期数据给工作带来很多困扰，比如无法正确排序，无法正确的提取年月日信息等。 方法： 1、选定日期所在列。 2、【数据】-【分列】-【下一步】-【下一步】-在数据列格式中选择【日期】-【完成】。 七、不要包含合并单元格。 工作中带合并单元格的报表随处可见。如下图： 类似的报表数据难以直接用数据透视表，连函数计算都受限。 快速修正的方法是： 1、选定合并单元格。 2、单击【合并后居中】。 3、快捷键F5打开定位对话框，选择【定位条件】中的【空值】，单击【确定】。 4、输入公式：=A2。 5、Ctrl Enter填充。 八、数值和单位不能同时放在一个单元格。 如下图，暨包括数值又包括单位，导致Excel无法直接求和。
处理方法： 1、在F2单元格输入公式：=LEFT(E2,2*LEN(E2)-LENB(E2))。 2、在G2单元格输入公式：=SUBSTITUTE(E2,F2,)。 九、列字段不要重复，名称要唯一。 当表中多列数据使用同一个名称时，会造成数据透视表的字段混淆，后期无法分辨数据属性，所以各列字段名称要保持唯一，不能重复。 十、能放在一个工作表中的数据，不要分散放到多个工作表中。 只要看标题就知道是什么意思，不要过多的解释。万一有分散的情况，该如何处理呢？ 方法： 1、打开当前的工作表。 2、【数据】-【新建查询】-【从文件】-【从工作簿】。 3、选择存储数据的工作簿，【打开】。 4、在【导航器】对话框中选择勾选【选择多项】，在【显示选项】中选择需要编辑的表格，并单击【编辑】。 5、在弹出的【查询编辑器】对话框中单击【追加查询】，选择【三个或更多表】，将相应的表格【添加】到【要追加的表】。 6、【确定】。 7、单击【关闭并上载】。这样，位于不同工作表中的数据，瞬间已经合并完成啦。
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