|
衣带渐宽终不悔，为表消得人憔悴： * 还没毕业的你，使用Excel完成各种统计、毕业设计； * 正在求职的你，发现Excel操作被加入了笔试题； * 刚进职场的你，入门Excel不久，每天面对各种难题 ； * 身为老鸟的你，Excel竟然成为了你升职加薪的瓶颈 Excel的存在是为了更高效地工作，何时竟成为了掣肘？ 其实，我们只要掌握20%的Excel技巧和操作，就足以应对80%的工作需求和学习需求了。今天特意整理了这些操作技巧，拯救正在“表海”中挣扎的你，让你从0到HERO，熟练运用Excel，工效提高200%。  提高桌面生产力 第一篇章 数据整理与保护篇 技巧1：CTRL+E，截取与填充有妙招 还在为究竟使用哪个函数来对文本进行截取而发愁？身份证号？电话号码？家庭地址？一个快捷操作，截取、填充同时搞定。 操作步骤：在数据源当中的第一行，输入：出生年月日，然后选中整列区域，按键盘CTRL+E，完成快速填充。也可以在第一行右下角单元格处，双击十字句柄，点击右下角的填充选项，选择【快速填充】。  CTRL+E，快速截取和填充 技巧2：分列一下，日期数据规范起来 在表格中，我们经常会发现这样的情况：同一维度的信息，数据格式却千奇百怪，比如日期，有的写2017年5月1日，有的写20170501，有的写201.05.01，等等。虽然表达同一意思，但数据类型却完全不一样，分析起来就频频出现错误。面对大量格式不准确的日期，分列一下，马上规范起来。 使用分列，不只是可以规范日期格式呀 操作步骤：选中数据源，在【数据】选项卡下找到【分列】，按照分隔符号，下一步到设置数据类型为日期，点击完成  数据分列 技巧3：数据管理的小闹钟：条件格式 在工作中，我们经常需要对数据进行格式标识，以期更加直观地显示数据，比如员工工资的数额高低、培训成绩的分布、工作进度的控制、异常数据的监测等。没错，这个功能就是条件格式，它就像管理数据的小闹钟，让你更加直观清晰地看清数据，提示你进行相关的工作或发现数据的规律。 操作步骤：选中数据单元格，点击【开始】选项卡--【条件格式】--【数据条】，让单元格直接嵌上了类似于“柱状图”的效果。  数据格式 除了数据条，这个功能还有很多种显示方式，见下图  条件格式 技巧4：数据录入的加速器：数据有效性 在工作中，我们经常会碰到这样的工作场景：发给各个部门填写的表格，回收回来却发现，要么数据格式不统一，要么填写不一致。比如性别，有的会填男，有的会填男性，还有诸如出生日期等信息，填写起来五花八门。 如何从源头解决这个问题呢？数据有效性就是解决这个问题的有效办法。今天教大家数据有效性的高阶应用，双重数据有效性，比如限定省份下选择该省份包括的城市。 步骤1：选中需要设置条件格式的单元格区域，点击【数据】选项卡--【数据验证】--设置允许为：【序列】--选定数据来源为【A1：H1】即可为Excel单元格设置下拉的效果，即数据有效性。  数据有效性-1 步骤2：如果要根据已经选定的省份，关联选择对应的城市，则需要为单元格进行【二级联动式数据有效性的设置】 【1】选择省市区域的数据源单元格区域，点击【公式】选项卡--【定义的名称】--【根据所选内容创建】--【首行】  数据有效性-2 步骤3：【2】选中K列黄色区域，点击【数据选项卡】--【数据验证】--设置允许为：【序列】--来源为：=Indirect（$J2）  数据有效性-3 是不是很强大呢~ 第二篇章 常见函数应用 技巧1：VLOOKUP函数，查找匹配，随心随遇 查找引用数据是Excel中使用最频繁的一项操作，其重要性不言而喻。比如根据姓名匹配职位、身份证号等信息，总不能一个一个查找复制，耗时耗力，还经常容易出错。 而提到查找引用，首先必须掌握的就是VLOOKUP函数，不会使用，那等着你的就是加班了。 VLOOKUP函数结构：  VLOOKUP函数结构 VLOOKUP精确匹配：  VLOOKUP精确匹配 VLOOKUP模糊匹配：不再为等级匹配发愁，取代if多层嵌套  VLOOKUP模糊匹配 技巧2：INDEX+MATCH函数，查找界的王者 从适用性上讲，INDEX+MATCH的组合函数更具威力！ 原理：在数据区域中，确定了数据所在的行和列，数据也就能唯一确定了。 Index+Match中，Match用以确定数据所在的行值和列值（查找姓名所在的行，查找身份证号所在的列，行列交汇的数据就是要匹配出来的数据），Index负责调出由Match确定的行值和列值交叉位置确定的唯一数据，于是查找匹配就自然实现了。 Match：查找到你的位置 Match：查找到你的位置 Index：提取出相应位置的数据 Index：提取出相应位置的数据 Index+match：完成查找匹配 Index+match：完成查找匹配 Index+match+表单控件，一个小型的查询系统成型了 小型查询系统 第三篇章 数据汇总与分析 技巧1：ALT+=,快速求和 不用再写那么多的SUM了，一个快捷操作统统搞定 ALT+=,快速求和 技巧2：多表汇总，就用合并计算 对于表结构一致的多表汇总，不用再想着要用到VBA才能解决，合并计算功能就足够了 合并计算 技巧3：数据透视表：超强统计，多数值计算，创建组，切片器中自由筛选 数据透视表，是一种交互式的图表。它允许用户根据需要对各类数据维度进行划分，通过快捷地拖动各类数据维度，将他们进行不同的重组，实现我们想要的结果。数据透视表堪称Excel数据分析汇总的神器，助你轻松发现隐藏在数据背后的本质。 超强统计：根据你想要呈现的数据报表，透视一下，让你轻松“拖”出来。 超强统计 多数值计算：求和？计数？平均值？最大值/最小值？标准差？方差？你想要的数值计算方式，应有尽有。 多数值计算 创建组：按季度？分年龄段？数据标签由你定义 操作：选中字段下的数据—右键单击选择【创建组】-创建“起始于”和“终止于”对应的数值，也可采用自带的年、季度、月等组合方式。 创建组 切片器：一枚切片器，轻松控制多个数据透视表，数据展现随心而动 操作：选中数据透视表中任一数据——【分析】选项卡—插入切片器—右键单击切片器—报表连接—勾选需要控制的多个表格 切片器 综合运用上面的功能，一张人员基本情况分析的看板就实现了 看板 第四篇章 数据呈现与可视化 为了让要表达的信息更直观，更具说服力，通常我们遵循的原则为：能用数据显示的，绝不用文字说明；能用图形显示的，绝不用数据说明。相比较枯燥乏味的文字和数据信息，人们更愿意也更容易接受各种图形信息，也就是可视化呈现。 图表是Excel中非常强大的功能。所谓图表，就是将工作中的数值以图形的方式展示出来，更直观地帮助我们分析和比较数据。 组合图 如何制作上面的组合图呢？我们一起来操作一下： 1、选中数据源，插入一张柱形图，并修改图表类型为组合图。设置：产值：图表类型为-带数据标记的折线图 环比增长：图表类型为-簇状柱形图，勾选次坐标 步骤1 2、设置柱形图的填充颜色为蓝色，并添加数据标签 通过调整分类间距的大小，改变柱形图两柱形之间的间距距离 步骤2 3、设置折线图的标记点显示方式 ①设置折线图，线条填充样式为：无线条 ②设置标记点：数据标记选项为原型，大小为35 填充颜色为：白色 标记表框为蓝色：5磅，线条类型为粗细结合式 步骤3 4、设置数据标签及轴坐标 点击选中次坐标，在设置坐标轴格式中，更改坐标轴的最大值为1，即100%；点击环形图的数据点以后，单击鼠标右键，选：添加数据标签；选中数据标签后，在设置数据标签格式中，更改标签位置为：居中 步骤4 5、设置图表标题，删除冗余刻度线条 如果觉得坐标轴的数值比较多的话，可以通过设置坐标轴格式，更改主单位的大小进行调整。 步骤5 我们还可以制作更高阶的图表比如仪表图、动态图、看板等 仪表盘图 动态图表 人员情况看板 这些操作技能感觉如何呢？有没有目瞪口呆，赞不绝口！马上练习吧！ ??? |
|
|
